Компенсация при использовании личного автотранспорта сотрудника

06.12.2011

Вопрос

Добрый день! В связи с тем, что работа наших менеджеров имеет разъездной характер, ежемесячно мы выплачиваем им компенсацию за использование личного автотранспорта. Бывает, что сотрудники едут в командировки в другие регионы, в этом случае их затраты на ГСМ в несколько раз превышают размер компенсации. Подскажите, пожалуйста, при каких условиях мы можем включить эти расходы на ГСМ в затраты при формировании базы по налогу на прибыль?

Ответ

За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям. Учитывают компенсации в пределах нормы.
Однако перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, является открытым (ст. 264 НК РФ). Поэтому при соблюдении всех необходимых условий компенсации сотрудникам за использование их личных автомобилей (микроавтобусов) в служебных целях можно учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). То есть в размерах, согласованных сторонами трудового (коллективного) договора (ст. 188 ТК РФ).

Можем посоветовать, при использовании личного автомобиля сотрудника заключить с ним договор аренды транспортного средства. В этом случае вместо компенсации сотруднику нужно будет выплатить арендную плату. Она в полном объеме уменьшит налогооблагаемую прибыль (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293). В договор можно включить компенсацию ГСМ. Как правило, в соответствии с договором арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией. Затраты фирмы на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля, а также затраты на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. Такой вывод содержится в письме Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81. Правда, при этом данные затраты должны соответствовать критериям, изложенным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса. В частности, расходы на ГСМ принимаются исходя из пробега автомобиля с учетом фактического расхода топлива в производственных целях и стоимости его приобретения.

Поделиться