Авансовый отчет

Ответ

Согласно законодательству, подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет  по ним (Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. решением совета директоров Центробанка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Срок, на который денежные средства могут выдаваться подотчетному лицу на хозяйственные расходы, законодательно не установлен. Такой срок может устанавливаться руководителем организации в приказе. Однако это не обязанность организации, а ее право. Для полного контроля над подотчетниками в приказе следует учесть несколько важных моментов:

-  перечислить лиц, которым выдаются деньги под отчет;

-   установить сроки, на которые выдаются денежные средства;

-  указать требования, которым должны отвечать первичные оправдательные документы, прилагаемые к авансовому отчету.

Подотчетным лицам следует ознакомиться с положениями данного приказа под роспись, чтобы впоследствии не возникало разногласий.

Неиспользованные суммы аванса подотчетник должен вернуть в кассу по приходному кассовому ордеру. Если же он не вернул деньги в нужный срок, то можно удержать их из заработной платы работника, чтобы погасить задолженность перед работодателем (ст. 137 ТК РФ). Однако с удержанием не следует затягивать: работодатель вправе принять решение об удержании долга из заработной платы не позднее одного месяца со дня окончания срока, который установлен для возвращения неизрасходованного аванса. Оформляется удержание в форме приказа или распоряжения в произвольной форме, так как унифицированной формы не предусмотрено. Добавим, что следует получить письменное согласие работника на удержание сумм из его заработной платы (письма Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0, от 11 марта 2009 г. № 1144-ТЗ). В случае нарушения сроков или при несогласии работника с удержанием из зарплаты вопрос о порядке возмещения ущерба решается через суд.