О командировочных расходах

Ответ

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором и/или локальным нормативным актом организации. Таким образом, Трудовой кодекс РФ не ограничивает право организации и работника выбирать вид транспорта для поездки в командировку. В целях налогообложения прибыли в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, включаются расходы на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки, и обратно – к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом налоговым законодательством не конкретизируется способ проезда в целях принятия расходов. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Следовательно, расходы на ГСМ могут быть учтены на основе документов, содержащих данные о фактическом пробеге, фактическом расходе ГСМ, а также при наличии документов, подтверждающих производственный характер маршрута следования автотранспорта. По общему правилу таким документом является путевой лист автомобиля. Однако путевой лист оформляется на автомобиль, принадлежащий организации. Как правило, расходы организации на приобретение ГСМ в зависимости от назначения транспорта учитываются либо в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). К служебному транспорту относятся автомобили, принадлежащие организации на праве собственности или используемые по договору аренды. Оптимальным решением в данной ситуации может быть заключение с работником договора аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642–646 ГК РФ). В таком случае затраты на содержание и эксплуатацию арендованного имущества (ГСМ, стоянка и пр.) несет арендатор, и эти расходы без ограничений учитываются при налогообложении прибыли (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но в данном случае расходы на ГСМ принимаются как возмещаемые работнику при командировке расходы на проезд (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Следует помнить, что если оформлены арендные отношения, то у организации возникает обязанность налогового агента по налогу на доходы физических лиц с сумм дохода работника в виде арендной платы (п. 1 ст. 226 НК РФ). Также следует иметь в виду, что особенности направления работников в служебные командировки определяются в порядке, утверждаемом Правительством РФ (ч. 2 ст. 166 ТК РФ). В настоящее время особенности направления работников в служебные командировки определены Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», которое начало действовать с 25 октября 2008 г. (утв. Постановлением Правительства РФ от 13октября 2008 г. № 749).