6 поводов перестать распечатывать электронные первичные документы

1. Государство поддерживает переход на безбумажный документооборот

Сегодня первичные учетные документы и регистры налогового и бухгалтерского учета можно вести в цифровом виде. Это прописано в ст. 9 и 10 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 314 НК РФ.

Документ, заверенный электронной подписью (ЭП), приравнивается к бумажному. Подтверждение тому – п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи». Поэтому нет необходимости лишний раз распечатывать документ.

2. Обмениваться первичкой с контрагентами можно по телекоммуникационным каналам связи

Сервисы обмена уже давно вошли в жизнь предприятий. Некоторые компании работают не с одним оператором ЭДО, а с несколькими. Однако большое количество интерфейсов в работе сотрудников усложняет контроль подписания и возврата документов.

В таком случае объединить потоки входящей первички из различных сервисов обмена поможет система Directum RX. Поступившие договоры, счета, акты автоматически распределяются по сотрудникам, ответственным за обработку. Например, первичные документы поступают в бухгалтерию, а договорные — в юридический отдел.

3. Данные из электронного документа не нужно заносить в систему вручную

Сотрудники бухгалтерии тратят много времени на обработку и ввод документов в ERP-систему. При этом специалисты не застрахованы от ошибок и опечаток при ручном переносе информации.

Интеллектуальные сервисы помогают бухгалтеру в 2-3 раза сократить трудозатраты на обработку первички. Ошибки по причине человеческого фактора сводятся к минимуму. Документы автоматически классифицируются по видам, из них извлекаются реквизиты и создаются электронные карточки в системе. При необходимости интеллектуальные помощники могут сопоставлять номенклатурные позиции с заказом и даже предсказывать статью затрат.

Распознанная и проверенная информация из первичного документа, благодаря интеграции, передается в учетную систему. Поэтому бухгалтер работает с данными в привычном для него интерфейсе.

4. Электронную первичку не нужно передавать из рук в руки, чтобы согласовать или подписать

Для крупных компаний характерны сложные и нетиповые маршруты согласования, которые трудно организовать на базе оператора ЭДО. Directum RX самостоятельно определяет согласующих в зависимости от типа документа. Если у подписанта возникают замечания, то документ можно вернуть на доработку и исправление. Заверить договор, счет или акт можно электронной подписью, в том числе с использованием машиночитаемой доверенности.

5. Хранить документы в том формате, в котором они создаются

Если документ формируется в электронном виде, то не нужно его распечатывать для хранения. Цифровой архив поддерживает юридическую значимость электронной первички на протяжении всего срока хранения, то есть не менее 5 лет после отчетного периода.

Финансовый архив Directum сокращает время на подготовку документов к налоговой проверке. Чтобы найти запрашиваемый документ, сотруднику не нужно никуда ходить. Достаточно использовать поиск по реквизитам контрагента или воспользоваться фильтрацией и сортировкой реестра.

Бухгалтер может обращаться к архивным документам напрямую из учетной системы. Это удобно, потому что большая часть первички создается именно в ней.

6. Налоговая принимает документы в цифре

Если вы распечатываете электронные документы, чтобы представить их в налоговую, то это лишняя трата времени и ресурсов. ФНС работает с цифровыми документами и поддерживает бизнес в переходе на безбумажный документооборот.

Сегодня крупные компании могут стать участниками налогового мониторинга, чтобы минимизировать число камеральных проверок. В рамках новой формы контроля организация предоставляет ФНС удаленный доступ к своим первичным учетным документам. Поэтому в архиве должны находиться не только электронные оригиналы, но и скан-копии бумажных экземпляров.

Ни к чему лишний раз размножать бумажные версии электронных документов и копить макулатуру в архиве. Переведите документооборот в цифровой вид и избавьтесь от двойной работы.