Правила отражения отпускных в 6-НДФЛ в 2023 году

Отпускные бухгалтерия выплачивает за три календарных дней начала отпуска. С учетом изменений, который были приняты в части НДФЛ с 2023 года, датой признания дохода считается дата выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). НДФЛ должен был уплачен в бюджет не позднее 28 числа месяца, следующего за месяцем выплаты дохода.

Отпускные могут быть выплачены отдельно или с зарплатой

Отпускные могут быть выплачены отдельно или в день выдачи зарплаты. Как правило, бухгалтеры оформляют эти выплаты разными платежками, чтобы самим вести учет.

Для НДФЛ всё это значения не имеет. Важна только дата перечисления и расчетный период.

До 2023 года у разных выплат работникам были разные даты признания дохода. НДФЛ с зарплаты нужно было перечислить в бюджет не позднее следующего рабочего дня после выплаты, налог с отпускных - в последний день месяца выплаты. В 6-НДФЛ эти суммы отражались в отдельных строках раздела 1, вне зависимости от того выплачены они вместе с зарплатой или отдельно. Даже, если отпускные выплатили с зарплатой, их все равно отражали по отдельным строкам.

В 2023 году даты признания дохода для обложения НДФЛ сравняли для всех видов выплат за труд. Теперь, это дата, когда работник получил деньги. Расчетным периодом для НДФЛ является период с 23 числа текущего месяца по 22 число следующего месяца.

С учетом вышеназванных изменений, из раздела 1 старой формы 6-НДФЛ убрали отдельные строки для разных выплат, оставили всего 4.

В 6-НДФЛ за 1 квартал, полгода и 9 месяцев заполняются первые три строки, четвертая заполняется только в годовом расчете, она введена для НДФЛ за период с 23 до 31 декабря.

В действующей форме 6-НДФЛ выплаты расшифровывают по сроку перечисления налога, который зависит от того, когда бухгалтерия провела выплату в пользу работника и удержала налог.

Например, если отпускные выплатили с 23 мая по 23 июня, НДФЛ нужно перечислить в бюджет до 28 июня. И эти данные войдут в отчет 6-НДФЛ за полугодие. Их нужно показать по строке 023 - по третьему сроку перечисления (налог удержан с 23 мая по 22 июня).

Если отпускные выплатили после 22 июня, в период с 23 июня по 22 июля, НДФЛ нужно перечислить в бюджет до 28 июля. Эти данные не попадают в 6-НДФЛ за полугодие, даже если это отпускные, выплаченные в июне, в последние календарные дни месяца.

Выплату отпускных нужно показать в раздел 1 формы 6-НДФЛ по дате удержания НДФЛ.

В раздел 2 формы 6-НДФЛ отпускные попадают тогда, когда доход будет признан для целей налогообложения НДФЛ, то есть на дату выплаты.

Пример отражения отпускных в 6-НДФЛ

Компания «К» выплатила работнику во втором квартале 2023 года отпускные и зарплату в следующих суммах. Для упрощения примера вычеты применять не будем.

В разделе 1 формы 6-НДФЛ эти данные отразятся так:

• Стр. 021 - по первому сроку перечисления (налог удержан с 23 марта по 22 апреля) – 15 600 руб.;
• Стр. 022 - по второму сроку перечисления (налог удержан с 23 апреля по 22 мая) – 27 300 руб.;
• Стр. 023 - по третьему сроку перечисления (налог удержан с 23 мая по 22 июня) – 33 761 руб.
• Строка 020, итог: 76 661 руб.

НДФЛ в размере 10 400 рублей, с дохода, выплаченного 05.07.2023 года, будет отражен только с 6-НДФЛ за 9 месяцев.

Если отпускные пересчитывали?

Необходимость пересчитать отпускные может возникнут в следствии:

• счетной ошибки бухгалтера;
• отзыва работника из отпуска;
• переносе отпуска;
• увольнении.

Отпускные отражают в 6-НДФЛ по фактической дате выплаты. В разделе 1 формы 6-НДФЛ их, как и зарплату «разбивают» на суммы по сроку перечисления. Данные о выплаченных отпускных и НДФЛ, в том числе после или в следствии перерасчета, можно включить в соответствующие строки 6-НДФЛ за тот период, в котором была выплата. Других особенностей нет.

Если при расчете отпуска была допущена ошибка, нужно сдать уточненный 6-НДФЛ с правильными данными.

Как заполнить 6-НДФЛ, читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»:

Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента»

Как заполнить строки 021-024 раздела 1

Строки 030-032 раздела 1

Раздел 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц»

Зачет и возврат переплаченного НДФЛ