Первичный документ запаздывает: нужно ли отразить операцию в бухучете?

Позднее поступление документа – это не ошибка

Закон о бухучете требует на каждый факт хозяйственной жизни оформлять первичный учетный документ.

Факт хозяйственной жизни означает сделку, событие, операцию, которые оказывают (или способны оказать влияние) на финансовое положение, финансовый результат, движение денежных средств компании (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

Факт хозяйственной жизни всегда можно оценить в деньгах. Он изменяет финансовое положение компании или движение денежных средств, оказывает влияние на активы или пассивы, доходы, расходы, прибыли или убытки.

Например, просто факт приема сотрудника на работу – еще не факт хозяйственной жизни. Ведь подписание трудового договора еще никак не отражается на доходах или расходах. Но когда сотрудник приступит к работе, возникают обязательства по оплате труда.

Когда от поставщика поступили материалы, это безусловно факт хозяйственной жизни, поскольку меняется величина как активов (запасов становится больше), так и пассивов (на ту же сумму стала больше кредиторская задолженность).

В бухучете отражение факта финансово-хозяйственной жизни возможно и при отсутствии первичных документов. Но при условии, что они поступают позже.

Отражать операцию на счетах бухучета до поступления первичного документа позволяет ПБУ 21/2008  «Изменения оценочных значений». Если в них будут расхождения с тем, что вы отразили в бухучете до поступления первички, то такие корректировки в бухучете признаются изменением оценочных значений (п. 2 ПБУ 21/2008). 

Как отражать оценочное значение

В рекомендации НРБУ БМЦ Р-62/2015-КпР «Отражение факта хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам» изложены такие правила.

При условии выполнения критериев для признания факта хозяйственной жизни в отчетном периоде он отражаются в регистрах бухучета по дате свершения факта хозяйственной жизни, а не по дате составления и (или) получения документа.

Если на момент составления отчетности за период, в котором имел место факт хозяйственной жизни, документ не получен, то для отражения в бухучете отчетного периода составляется внутренний документ, например, бухгалтерская справка.

Как вносить исправления в бухучет

Вносить изменения в бухучет нужно в зависимости от того, насколько поздно поступил подтверждающий документ. Правила такие.

1. Если первичный документ поступил в том же отчетном году, когда прошла сама операция, то исправления надо отражать на тех же счетах бухучета, на которых была отражена операция, в месяце поступления документа.
2. Если первичный документ получен после окончания отчетного года до даты представления бухотчетности, то обнаруженные расхождения нужно скорректировать декабрем отчетного года заключительными оборотами на тех же счетах бухучета, на которых была отражена хозоперация.
3. Если первичку вы получили после завершения отчетного года и после представления бухотчетности, но до утверждения ее собственником общества, и выявленные расхождения являются существенными, то скорректируйте их декабрем отчетного года заключительными оборотами на тех же счетах бухучета, на которых была отражена хозоперация. Сданную отчетность придется пересдавать заново по всем адресам, куда была представлена первоначальная. Если выявленные расхождения существенными не являются, отражайте корректировки в периоде получения документов.
4. Если первичный документ получен после утверждения бухотчетности собственниками, то отчетность не пересматривается. Корректировки нужно отразить в отчетности текущего года (то есть года, в котором получена первичка). Используется счет 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами активов (обязательств), которые изменяются.

Подключите бератор - работать будет проще! А еще у нас действуют большие скидки. Переходите и узнавайте подробности.

Подписаться на бератор