Особенности вычета НДС по покупкам через подотчетных лиц

Общие условия для вычета НДС

Сначала напомним, что для того, чтобы принять НДС к вычету, фирма должны быть плательщиком НДС и не применять освобождение. Также должны быть выполнены такие общие условия.

1.Купленные товары должны быть приобретены для осуществления производственной деятельности или иных операций, облагаемых НДС, либо для перепродажи.

Обратите внимание на ряд тонкостей.

Если покупки используются в не облагаемых НДС операциях, заявить вычет нельзя, а входной НДС нужно включить в их стоимость (п. 2 ст. 170 НК РФ).

Если ценности приобретались для операций, не облагаемых НДС, но фактически использовались в облагаемых налогом операциях, то вычет применить можно (см. письмо Минфина от 1 июня 2010 г. № 03-07-11/230).

Если вы приняли НДС к вычету, а потом использовали покупки в не облагаемых налогом операциях, сумму вычета придется восстановить (п. 3 ст. 170 НК РФ).

2.Купленные товары должны быть оприходованы на балансе фирмы.

Оприходованными считаются покупки, которые отражены в бухучете на соответствующих счетах при наличии первичных документов (товарные накладные, приходные ордера, акты приемки-сдачи) (п. 1 ст. 172 НК РФ).

3. У фирмы имеются документы, подтверждающие право на вычет.

Это счет-фактура или универсальный передаточный документ, по которым принимается НДС к вычету. Их нужно зарегистрировать в книге покупок в том квартале, когда возникает право на вычет (п. 3 ст. 169 НК РФ, п. 1 правил ведения книги покупок, утвержденных Постановлением Правительства от 26 декабря 2011 № 1137).

Условия для вычета входного НДС по авансовому отчету

Если компания приобретает товары, работы, услуги через подотчетное лицо, то нужно придерживаться еще нескольких правил.

Во-первых, нужно, чтобы сотрудник правильно заполнил и представил авансовый отчет, утверждаемый директором.

В авансовом отчете подотчетник заполняет на оборотной стороне:

• графу 1 - порядковые номера подтверждающих документов (расходов);
• графы 2–4 – их даты, номера и наименования (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки), или наименование расходов (например, суточные);
• графы 5–6 — суммы расходов по первичным документам (в рублях или иностранной валюте).

Во-вторых, бухгалтер в полученном отчете проверяет:

• целевое расходование денег;
• комплект указанных в отчете подтверждающих документов и правильность их оформления;
• правильность расчетов.

В-третьих, бухгалтер заполняет свою часть авансового отчета: по строкам, заполненным подотчетным лицом, в графах 7–9 проставляет принятые к учету суммы расходов и номера счетов, по дебету которых они отражаются.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Нужно ли соблюдать лимит при оплате наличными

Какие сделать проводки

Принимая к вычету входной НДС по купленным подотчетником товарам, работам, услугам, бухгалтер делает следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

- оплачены материалы (товары, работы, услуги) через подотчетное лицо;        

Дебет 19 Кредит 60

- выделен НДС со стоимости товаров (работ, услуг);       

Дебет 10 (41, 44, 20, 25, 26) Кредит 60

- оприходованы (приобретены) товары (работы, услуги);

Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19

- принят к вычету НДС.        

А можно ли принять к вычету входной НДС по авансовому отчету без счета-фактуры? Это опасно, но не невозможно.

Счет-фактура - не единственный документ, на основании которого предоставляется вычет НДС. Это установлено пунктом 7 статьи 168 НК РФ (см. Постановление АС Поволжского округа от 19 июля 2022 г. № Ф06-20227/2022).