Надо ли вносить в книгу регистрации доверенностей полный перечень полномочий?
08.08.2023 распечататьВопрос : «Мы ведем книгу регистрации доверенностей в электронном и бумажном виде. Полный перечень полномочий, на что дается доверенность, иногда занимает 2–3 страницы текста. Нужно ли в бумажном варианте указывать все пункты, если в электронном журнале прописывается полностью вся доверенность?»
Если все проекты доверенностей составляются в электронной форме и вместе с электронным журналом регистрации хранятся их файлы, то в журнале, который ведется в бумажной форме, можно фиксировать только:
дату и номер доверенности;
фамилию, имя, отчество доверенного лица; наименование его должности (при необходимости);
срок действия доверенности (если в доверенности не указан срок действия, она сохраняет силу в течение 1 года со дня ее совершения);
собственноручную подпись получившего доверенность.
Обратите внимание
Журнал в бумажной форме выполняет функцию не только учета доверенностей, но и доказательства факта их выдачи. Организационно вы можете разделить документопоток доверенностей на 2 части: так называемые генеральные доверенности и доверенности специальные, разовые. Доверенности на представление интересов всего юридического лица и реализацию широкого круга полномочий (занимают 2–3 страницы текста) обычно рассматриваются как генеральные.
Их необходимо изготавливать в бумажной форме и регистрировать в бумажном журнале, поскольку срок их хранения – постоянный (например, см. ст. 60, 61, 119, 152 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД).
Больше по теме
Окончание срока действия ЭЦП не отменяет подписанные и выданные ранее доверенности
Доверенность на… увольнение. Бывает и такое
ФНС рассказала о сроке действия доверенности с электронной подписью
Для удобства контроля срока действия полномочий доверенных лиц в журнале эту информацию лучше разделить на 2 части, включив отдельными графами «Срок действия» и «Дата окончания срока полномочий».
После подписания доверенности и регистрации ее в журнале вы вполне можете:
- сделать ксерокопию (до выдачи оригинала на руки) и подшить ее в дело «Доверенности на представление интересов организации. Копии»;
- в файл с электронным проектом доверенности внести ее дату, индекс, дату выдачи доверенному лицу.
Такие файлы будут составлять фонд пользования для службы делопроизводства и юридического отдела.
Электронными проектами и электронными копиями удобно пользоваться для контроля сроков действия, замены доверенных лиц или отзыва, для оформления новых доверенностей.
Фонд пользования может быть передан и на архивное хранение вместе с оригиналами отозванных генеральных доверенностей и журналом их регистрации.
Специальные и разовые доверенности можно регистрировать в отдельном электронном журнале (таблице) и хранить их проекты также в электронной форме без изготовления бумажных копий (завести специальную директорию с коллективным доступом и возможностью подписывать доверенности усиленной квалифицированной электронной подписью).
Срок хранения таких доверенностей, как правило, не более 5 лет после реализации полномочий.
Обратите внимание
Если организация будет реализовывать проект разработки и внедрения СЭД, рекомендуем для работы с доверенностями предусмотреть самостоятельную базу данных и классификаторы для оформления доверенностей в статусе электронного оригинала, а также для управления ими с учетом электронного взаимодействия с партнерами и контрагентами.
В заключение заметим, что в ряде случаев организации удобнее оставить у себя оригинал доверенности (прежде всего, генеральной), а доверенному лицу выдать ее нотариально заверенную копию.
Так поступают обычно в организациях с территориально распределенной структурой, когда руководителям представительств (филиалов) и их заместителям оформляют доверенности на представление интересов головной организации и реализацию определенных направлений деятельности на конкретной территории.
Но в связи с развитием единой базы данных доверенностей, которая формируется в зоне ответственности Федеральной нотариальной палаты, заверение копий генеральных и специальных доверенностей утратит актуальность.
Успейте получить подарки при подписке на электронный журнал!
Подпишитесь на «Практическую бухгалтерию» со скидкой 25%. Вас ждут подарки: 3 месяца доступа к журналу + 3 месяца доступа к «Алгоритмам для бухгалтера» + доступ к сайту Buhgod.ru.
В момент нотариального удостоверения подписей доверителя и доверенного лица на доверенности (подлиннике) все сведения о ней, о доверителе, доверенном лице и сроке действия, а также статусе («действующая / отменена / отозвана») будут доступны для проверки в режиме онлайн.
