Учет форменной и специальной одежды

Ранее Минфин России высказывал мнение, что затраты на фирменную одежду с логотипом следует учитывать в качестве материальных расходов или расходов на оплату труда, если обязанность по предоставлению одежды установлена законодательством РФ. Сейчас позиция ведомства изменилась и оно полагает, что учесть расходы на приобретение форменной одежды и обуви в составе материальных расходов можно, если они передаются работникам организации во временное пользование и не являются амортизируемым имуществом (письмо Минфина РФ от 19 июля 2012 г. № 03-03-06/1/349).

В любом случае покупку специальной и форменной одежды оформлять придется, и бухгалтер традиционно без работы не останется.

Существенная разница

Итак, форменная одежда показывает принадлежность сотрудников к конкретной организации, предназначена для повышения узнаваемости и улучшения имиджа компании. Специальная одежда является средством индивидуальной защиты работников.

Форменная одежда должна быть выполнена в единой цветовой гамме, а товарный знак (логотип, символика) следует наносить непосредственно на одежду, а не на значок, галстук, косынку или жилет (письмо Минфина РФ от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99). Наличие этих признаков подтверждает экономическую обоснованность расходов на приобретение форменной одежды в целях налогообложения прибыли.

Выдается данный вид экипировки работникам, как правило, по решению руководства компании. Но есть случаи, когда обеспечение работников формой предусмотрено федеральными законами, к примеру сотрудники ведомственной охраны (Федеральный закон от 14 апреля 1999 г. № 77-ФЗ "О ведомственной охране" ), работники гостиниц (Приказ Минспорттуризма России от 25 января 2011 г. № 35).

Так как нормы и порядок выдачи форменной одежды не закреплены положениями действующего законодательства, организация в праве разработать их и зафиксировать в соответствующих распорядительных документах самостоятельно.

Противоположная ситуация сложилась с выдачей сотрудникам специальной одежды. Обязанность организации обеспечить работников спецодеждой установлена трудовым законодательством.

Правила обеспечения работников спецодеждой, спецобувью и другими средствами защиты (СИЗ) утверждены приказом Минздравсоцразвития РФ от 1 июня 2009 г. № 290н (ред. от 27 января 2010 г.).

Так, если сотрудники заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, то им должны быть выданы все необходимые СИЗ бесплатно (приказ Минздравсоцразвития РФ от 27 января 2010 № 28н). Выдача производится по типовым нормам, которые устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ (ст. 221ТК РФ и пп. 5.2.31 п. 5 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2012 г. № 610).

Чей гардеробчик?

В зависимости от того, передается специальная и форменная одежда в собственность работника, оплачивается сотрудником частично или остается на балансе организации, будет зависеть порядок исчисления НДФЛ, НДС, налога на прибыль и страховых взносов. Рассмотрим существующие варианты.

Налог на прибыль

При условии, что форменная одежда передается в собственность работника, компания для целей налогообложения, вправе учесть затраты на ее приобретение, как расходы на оплату труда (письмо Минфина России от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/502). В ситуации, когда обмундирование предоставляется сотрудникам бесплатно, в составе расходов отражается его полная стоимость. Если же работник оплачивает затраты на приобретение спецодежды частично, то в расходы на оплату труда включается сумма, равная разнице между расходами на покупку формы и суммой, уплаченной за нее сотрудником.

В случае, когда форменная одежда - собственность компании, стоимость переданной сотрудникам экипировки можно учесть, как в составе расходов на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ), так и в составе материальных затрат (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Расходы на выдачу спецодежды могут быть учтены в составе материальных расходов в целях налогообложения прибыли, если опасные условия труда подтверждены аттестацией рабочих мест, а спецодежда и иные СИЗ выдаются работникам по типовым либо повышенным нормам, улучшающим их защиту по сравнению с типовыми (письма Минфина РФ от 16 февраля 2012 г. № 03-03-06/4/8 и от 16 марта 2011 г. № 03-03-06/1/143). Отметим, что затраты на приобретение только спецодежды и иных СИЗ могут быть включены в состав материальных расходов, при условии, что они не являются амортизируемым имуществом.

НДС

Передачу форменной одежды в собственность работника, в целях исчисления НДС стоит рассматривать как операцию по реализации, являющуюся объектом обложения налогом на добавленную стоимость (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Налогооблагаемая база в данном случае определяется как рыночная стоимость формы (п. 1 ст. 154 НК РФ).

Заявить к вычету "входной" НДС, уплаченный продавцу, компания в праве, когда форменная одежда является собственностью организации. Для этого необходимо: оприходовать товар на склад, наличие первичных документов и счетов-фактур с указанием суммы налога, выставленных продавцом.

Что касается спецодежды - так как она не передается работникам в собственность, а выдается только на время выполнения трудовых обязанностей, то и объекта обложения НДС не возникает (п. 1 ст. 39 НК РФ). Принять к вычету «входной» НДС компания в праве, если спецодежда используется в деятельности, облагаемой НДС, и выполняются обязательные условия ст. 171 и 172 НК РФ.

НДФЛ

При передаче форменной одежды в собственность работнику, у него возникает доход в натуральной форме (п.1 ст. 210 НК РФ). Налоговая база в этом случае, как и при расчете НДС, определяется исходя из рыночной стоимости экипировки (п. 1 ст. 211 НК РФ).

Стоимость форменной одежды облагается НДФЛ, если она принадлежит организации, выдается сотрудникам на время, а после окончания срока службы отправляется на склад для утилизации (письмо Минфина России от 9 февраля 2007 г. № 03-04-06-02/19).

Спецодежда не является объектом налогообложения НДФЛ, так как находится в собственности организации и выдается работникам в пользование на время работы (письмо Минфина России от 4 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/214).

Страховые взносы

Стоимость форменной одежды, передаваемой работникам бесплатно и остающейся в их личном пользовании, страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды не облагается (пп. 9 п. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

При этом, если выдача формы не предусмотрена нормами законодательства РФ, страховые взносы придется заплатить. Причем их размер будет определяться исходя из цен, указанных сторонами договора (п. 6 ст. 8 Федерального закона № 212-ФЗ).

Стоимость спецодежды, на основании п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, объектом налогообложения страховыми взносами не признается.

Отчет о покупках

При учете форменной одежды в составе материально-производственных запасов, ее стоит следует принять к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01).

Субсчет второго порядка "Форменная одежда на складе" и субсчет "Форменная одежда в эксплуатации" соответственно следует открыть к субсчетам 10-10 "Специальная одежда на складе" и 10-11 "Специальная одежда в эксплуатации". Другой вариант - ввести два дополнительных субсчета, 10-12 и 10-13, с аналогичными названиями к счету 10 "Материалы".

При учете спецодежды следует руководствоваться сроками ее эксплуатации. Так, если срок службы форменной одежды не более 12 месяцев, то ее учет следует вести в соответствии с ПБУ 5/01 и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов <3>. Документооборот движения форменной одежды осуществляется с использованием унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Поставновлением Госкомстата России от 30 октября1997 г. № 71а.

Когда срок службы форменной одежды более 12 месяцев, то в соответствии с ПБУ 6/01 ее можно учесть, как основное средство. Документооборот осуществляется с применением первичных документов, форма которых утверждена Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

От того, переходит право собственности на форменную одежду сотруднику или нет, будет зависеть порядок ее списания. Если сотрудник становится полноправным владельцем форменной одежды, ее стоимость (остаточная стоимость) списывается с кредита счета 10 "Материалы" или 01 "Основные средства" в состав прочих расходов (в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы").

Когда право собственности на форму принадлежит компании, ее стоимость можно списать с кредита счета 10 "Материалы" в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажу).

>>> Приобретенную спецодежду в бухгалтерском учете включают в состав оборотных активов по фактической стоимости и отражают на счете 10 "Материалы" (п. 11, п. 13 Методических указаний по учету спецодежды, утв. Приказом Минфина России № 135н). И это не зависит от ее стоимости и срока полезного использования (пп. «в» п. 50 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Движение спецодежды учитывается с применением счета 10 "Материалы", к которому открываются субсчета 10-10 "Специальная оснастка и специальная одежда на складе" и 10-11 "Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации" (п. 13 и п. 20 Методических указаний).

При поступлении спецодежды на склад необходимо оформить Приходный ордер (форма № М-4 <6>). Выдается экипировка на основании Лимитно-заборной карты (форма № М-8) или требования-накладной (форма № М-11) с записью в личной карточке сотрудника (форма № Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Другой вариант, можно воспользоваться любыми другими формами первичных документов, разработанных самой организацией самостоятельно (п. п. 15, 16, 19, 36, 61 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды).

Стоит обратить внимание на то, что в бухгалтерском учете стоимость спецодежды списывают в течение всего срока службы, а в налоговом — единовременно. По этой причине у организации может возникнуть налогооблагаемая временная разница (п. п. 8 - 10 ПБУ 18/02), которая приводит к образованию отложенного налогового обязательства (ОНО). По мере уменьшения или полного погашения налогооблагаемой временной разницы будет уменьшаться или полностью погашаться ОНО. Уменьшение производится по мере погашения стоимости спецодежды в бухгалтерском учете.

Чтобы оформить приобретение и движение спецодежды, бухгалтеру необходимо сделать следующие записи:

Дебет 10-10 "Спецодежда и спецоснастка на складе" Кредит 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы" 
- принята к учету и оприходована на склад спецодежда, изготовленная на предприятии; 
Дебет 10-10 "Спецодежда и спецоснастка на складе" Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 
- принята к учету спецодежда, приобретенная у поставщиков; 
Дебет 10-11 "Спецодежда и спецоснастка в эксплуатации" Кредит 10-10 "Спецодежда и спецоснастка на складе" 
- передача спецодежды в эксплуатацию; 
Дебет 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы" и др. Кредит 10-11 "Спецодежда и спецоснастка в эксплуатации" 
- погашение стоимости спецодежды (в течение срока полезного использования либо единовременно, в зависимости от срока полезного использования и порядка, утвержденного в учетной политике); 
Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 10-11 "Спецодежда и спецоснастка в эксплуатации" 
- списана остаточная стоимость спецодежды при досрочном выбытии (например, в связи с продажей); 
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 10-11 "Спецодежда и спецоснастка в эксплуатации" 
- по результатам инвентаризации списана спецодежда, пришедшая в негодность; 
Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" 
- стоимость испорченной спецодежды списана в состав прочих расходов (в связи с отсутствием виновных лиц); 
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" 
- стоимость испорченной спецодежды списана за счет виновных лиц. 

Екатерина Петрова, эксперт журнала "Московский бухгалтер"