Порядок оформления новой транспортной накладной

21.03.2012

После принятия Правил перевозки стали постоянно возникать вопросы о порядке и правильности оформления новой формы транспортной накладной.

Как уже было сказано в предыдущей статье, накладная подтверждает заключение договора перевозки груза.

Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 экземплярах (оригиналах) для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Существует принцип, согласно которому на одну машину составляется одна накладная. Однако если одним транспортным средством осуществляется доставка груза нескольким грузополучателям, необходимо составлять накладную на партию груза для каждого грузополучателя отдельно.

По умолчанию транспортная накладная заполняется перевозчиком и грузоотправителем. То есть форма документа составлена под условие, когда грузоотправитель и заказчик перевозки совпадают. Однако договором перевозки стороны вправе изменить порядок заполнения накладной и полностью возложить обязанность по ее заполнению на перевозчика.

Заказ (заявка) подается заказчиком перевозки перевозчику. Последний обязан рассмотреть заказ (заявку) и в срок до 3 дней со дня его принятия проинформировать заказчика перевозки о принятии или об отказе в принятии заказа (заявки). Причем необходимо письменное обоснование причин отказа.

Форма заказа (заявки) Правилами перевозки не предусмотрена, но стороны вправе утвердить ее самостоятельно. Изначальное оформление транспортной накладной осуществляется перевозчиком на основании заявки. Следовательно, заявка должна содержать в себе все необходимые для заполнения накладной и расчета стоимости перевозки сведения.

Предлагаем использовать следующую форму заказа (заявки).

При принятии заявки (заказа) перевозчик в п. 9 ТН «Информация о принятии заказа» ставит отметку о принятии заказа, подпись и печать.

При рассмотрении заказа (заявки) перевозчик по согласованию с заказчиком определяет условия перевозки груза. Он заполняетпункты 8-11, 13, 15 и 16 (в части перевозчика) транспортной накладной.

Грузоотправитель (заказчик перевозки) заполняет п. 1-7, если иное не предусмотрено договором перевозки (или заказом). В договоре можно прописать, что указанные пункты накладной заполняет сам перевозчик по данным заказа (заявки). Графы в п. 6 и 7 ниже адреса приемки и отгрузки не заполняются при составлении транспортной накладной. Эти графы заполняются в процессе приемки и сдачи груза представителями грузоотправителя и грузополучателя.

Заказчик перевозки и перевозчик в п. 16 проставляют дату составления накладной, подписи и печати. Это означает согласование сторонами всех условий перевозки.

В п. 6 «Прием груза» грузоотправитель ставит подпись и печать. Перевозчик (водитель) по завершении погрузки подписывает накладную в п. 6. В случае необходимости он указывает в п. 12 свои замечания и оговорки при приеме груза.

В п. 7 «Сдача груза» грузополучатель ставит подпись и печать. Перевозчик (в лице водителя), сдавший груз грузополучателю, ставит подпись.

Во всех незаполненных графах необходимо ставить прочерк (можно ручкой).

Если транспортную накладную подписывают представители по доверенности, то печати могут отсутствовать.

Указанный выше порядок заполнения транспортной накладной не учитывает многих реалий, складывающихся на практике, как то:

  • заказчик перевозки не является грузоотправителем;
  • заказ на перевозку поступает по электронной почте или факсу, и у заказчика перевозки нет возможности оформить накладную и подписать ее.

Допустим, заказчик и перевозчик не могут оперативно подписать накладную, как и происходит в большинстве случаев. В данной ситуации необходимо закрепить обязанность по заполнению накладной за перевозчиком на основании заказа.

Согласование условий перевозки осуществляется по факсу или электронной почте. Тогда перевозчик направляет заполненную накладную со своей подписью и печатью в сканированном виде по электронной почте или копию по факсу заказчику для оформления с его стороны.

Однако оформленная таким образом накладная вызовет вопросы у налогового органа. По этой причине окончательный экземпляр документа со всеми отметками о приемке груза к перевозке и доставке его грузополучателю следует в обязательном порядке отправлять заказчику почтой (дублировать по факсу или электронной почте). Кроме того, полностью оформленная накладная с отметкой грузополучателя является подтверждением выполнения перевозчиком своих обязательств.

Транспортная накладная должна быть полностью оформлена и в оригинале присутствовать у заказчика перевозки, грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

Представляем алгоритм заполнения применительно к трем возможным ситуациям.

Заказчиком перевозки является грузоотправитель (под данный случай подготовлена форма транспортной накладной и составлены Правила перевозок)

Пункты ТН

Кто заполняет/ подписывает

Примечание

1. Грузоотправитель

Грузоотправитель

Подробная информации о грузоотправителе и его представителе

2. Грузополучатель

Грузоотправитель

Подробная информация о грузополучателе и его представителе

3. Наименование груза

Грузоотправитель

Информация о наименовании и параметрах груза (объем, масса, количество и т.д.)

4. Сопроводительные документы на груз

Грузоотправитель

Заполняются при наличии сертификатов, паспортов качества и др. обязательных документов на груз

5. Указания грузоотправителя

Грузоотправитель

Параметры транспортного средства, необходимые для перевозки груза и ценность груза

6. Прием груза

Грузоотправитель/ перевозчик

Указывается адрес приемки, дата и время подачи автотранспорта под погрузку согласно договору и фактическое время и дата подачи автотранспорта.

Подпись и печать грузоотправителя, подпись водителя. Печать не обязательна при наличии доверенности

7. Сдача груза

Грузоотправитель/ перевозчик

Указываются адрес выгрузки, дата и время подачи автотранспорта под выгрузку согласно договору и фактическое время и дату прибытия автотранспорта.

Подпись и печать грузополучателя, подпись водителя. Печать не обязательна при наличии доверенности

8. Условия перевозки

Перевозчик

При отсутствии записей в этом пункте применяются условия перевозки грузов, предусмотренные ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и новыми Правилами перевозки

9. Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению

Перевозчик

Указывается информация о времени, месте принятии заказа. Ставится подпись и печать перевозчика. При наличии доверенности печать не обязательна

10. Перевозчик

Перевозчик

Подробная информация о перевозчике и водителе

11. Транспортное средство

Перевозчик

Для транспортного средства указываются вид, марка, гос. номер, грузоподъемность в тоннах и вместимость в кубических метрах

12. Оговорки и замечания

Перевозчик

Заполняется после погрузки, перевозчик указывает свои замечания

13. Прочие условия

Перевозчик

При перевозке опасных, крупногабаритных или тяжеловесных грузов указываются номер, дата и срок действия специального разрешения, а также маршрут перевозки

14. Переадресовка

Перевозчик

Заполняется, если в пути изменился адрес доставки груза

15. Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы

Перевозчик

Стоимость перевозки или порядок ее расчета (возможна отсылка к договору)

16. Дата составления и подписи сторон

Грузоотправитель, перевозчик

Подписи и оттиски печати (при наличии печати) грузоотправителя и перевозчика

17. Отметки грузоотправителей, грузополучателей и перевозчиков

Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель

Заполняется при нарушении условий договора.

Заинтересованной стороной составляется акт о нарушении, о факте его существования делается пометка


Заказчик перевозки не является ни грузоотправителем, ни грузополучателем

В данном случае условия перевозки и стоимость услуг согласовываются с заказчиком перевозки, который не является грузоотправителем или грузополучателем. Подпункты 1-7 транспортной накладной грузоотправитель не заполняет. Это делают заказчик перевозки или перевозчик.

По этой же причине в п. 16 ТН подпись и печать проставляет заказчик, а не грузоотправитель. Это означает согласование с перевозчиком всех условий перевозки груза и подтверждает достоверность и правильность внесенной в транспортную накладную информации. Во всем остальном оформление происходит в порядке, описанном в таблице.

Указание в п. 16 ТН грузоотправителя не будет ошибкой. Как вариант можно добавить графу в п. 16 и указывать наряду с грузоотправителем заказчика .

Рекомендуем в таких случаях в договоре перевозки указывать обязанность перевозчика по заполнению ТН (в том числе п. 1-7) и оформлять ТН в 4 экземплярах.

Заказчиком перевозки является грузополучатель

В рассматриваемом случае грузополучатель является заказчиком перевозки. Поэтому п. 1-7 транспортной накладной заполняет именно он.

По договоренности с перевозчиком эти подпункты могут заполняться перевозчиком на основании заявки. В п. 16 ТН подпись и печать проставляет грузополучатель (не грузоотправитель). Это означает согласование с перевозчиком всех условий перевозки груза на основании заказа и подтверждение достоверности и правильности информации. Во всем остальном оформление происходит в порядке, описанном в таблице.

Указание в п. 16 ТН грузоотправителя не будет ошибкой. Как вариант можно добавить графу в п. 16 и указывать наряду с грузоотправителем Заказчика .

Рекомендуем в таких случаях в договоре перевозки указывать обязанность перевозчика по заполнению ТН (в том числе п. 1-7).

Обращаем внимание, что для заказчика перевозки ТН является документальным подтверждением расходов на перевозку. Налоговые органы признают расходы на перевозку документально подтвержденными только при наличии транспортной накладной. Судебная практика спорная и сложилась до утверждения новой формы накладной.

Доставка товара осуществляется с помощью экспедитора

Отношения, складывающиеся в рамках транспортно-экспедиционной деятельности, имеют свои особенности. Отношения по транспортной экспедиции регулируются ГК РФ, ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности», Правилами транспортно-экспедиционной деятельности и договором транспортной экспедиции.

Транспортная экспедиция не отождествляется с договором перевозки, но экспедитор может выполнить перевозку своими силами.

В силу особенностей договора транспортной экспедиции имеются и особенности в документальном оформлении экспедиционных услуг.

Договор транспортной экспедиции является важнейшим документом, которым регулируются отношения между клиентом и экспедитором. Стороны договора устанавливают: порядок оказания услуг и способ расчетов, виды экспедиторских документов, не предусмотренных законодательством, способ подтверждения факта оказания услуг и др.

Перечень экспедиторских документов утвержден п. 5 Правил транспортно-экспедиционной деятельности. Экспедиторскими документами являются поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка и др. По факту оказания услуг стороны подписывают акт оказанных услуг. Акт оказанных услуг можно не оформлять, так как необходимость подтверждения факта оказания экспедиционных услуг законодательством не предусмотрена. Нет требования и к составлению отчета об оказанных услугах.

Рекомендуем все же акт оказанных услуг оформлять во избежание претензий налоговых органов. Претензии налоговых органов могут возникнуть по причине необходимости подтверждения факта оказания экспедиторских услуг и их стоимости в целях налогообложения прибыли.

Акт оказанных услуг составляется в свободной форме с соблюдением обязательных для первичного учетного документа реквизитов (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»). Он включает:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

з) подробный перечень оказанных услуг и их стоимость. Налоговые органы требуют в обязательном порядке наличия ТН. Законодательством не предусмотрено обязательное наличие накладной при оказании экспедиционных услуг. Транспортная накладная обязательна, если экспедитор своими силами оказывает услуги по перевозке.

Комплект документов при привлечении экспедитора у покупателя и поставщика будет разным – в зависимости от того, на кого договором возложена обязанность по доставке товара.

Обязанность по доставке лежит на поставщике

Комплект документов у поставщика включает: договор поставки, ТОРГ-12, договор транспортной экспедиции, поручение экспедитору, экспедиторскую расписку, акт оказанных услуг.

Рекомендуем также иметь оформленную транспортную накладную (по форме 1-Т до 25.07.2011 и по новой форме с 25.07.2011), однако это не обязательно. Доверенность на представителя грузополучателя на получение ТМЦ, скорее всего, экспедитор не выдаст.

Если экспедитор своими силами осуществляет перевозку, то наличие транспортной накладной обязательно. Ведь в данном случае экспедитор выступает перевозчиком, а не посредником.

Комплект документов у покупателя включает: договор поставки, ТОРГ-12, транспортную накладную, копию путевого листа на водителя, доверенность на своего представителя на получение ТМЦ.

В данном случае ТН обязательна, так как экспедитор в любом случае привлечет перевозчика и транспортная накладная оформляется.

Если же покупатель не является грузополучателем, то путевого листа и транспортной накладной у него не будет. В такой ситуации рекомендуем требовать от поставщика копии накладной в целях подтверждения доставки товара грузополучателю.

Обязанность по доставке лежит на покупателе

В комплект документов у покупателя входят: договор поставки, ТОРГ-12, договор транспортной экспедиции, поручение экспедитору, экспедиторская расписка, акт оказанных услуг, транспортная накладная, если покупатель является грузополучателем.

Накладная у покупателя должна присутствовать, если он является грузополучателем. Так как экспедитор в любом случае привлекает перевозчика, то один экземпляр накладной остается у грузополучателя.

В комплект документов у поставщика входят: договор поставки, ТОРГ-12, транспортная накладная, копия путевого листа на водителя перевозчика, доверенность на водителя перевозчика на получение ТМЦ и копия поручения экспедитору.

Для поставщика важно наличие стороннего перевозчика. При передаче товара поставщик должен удостовериться, что передает товар уполномоченному представителю. Из транспортной накладной можно установить, кто является заказчиком перевозки. Если это не покупатель, значит необходимо запросить поручение экспедитору или доверенность на водителя от покупателя.

Указанные выше рекомендации составлены на основании законодательства РФ и практики его применения. Правильно и полно оформленные комплекты документов по доставке товара помогут минимизировать налоговые риски.

Однако претензий налоговых органов не избежать, если контрагент признан недобросовестным. В данном случае от полноты комплекта документов, подтверждающего реальность доставки товара, и правильности его оформления будет зависеть успех налогоплательщика в отстаивании своих интересов в суде.

Не создавайте дополнительных рисков, а правильно и своевременно оформляйте оправдательные документы. 

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (5)

  1. Finn
    01.06.2018Ответить

    cheap oakley sunglasses Replica Oakleys a aaaaa 33068

    cheap oakley sunglasses Replica Oakleys a aaaaa 33068
    Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0


  2. Александр
    11.09.2015Ответить

    Мне, как поставщику вернулся экземпляр ТН с отметками о получении груза получателем.
    Но в п.7 не стоит подпись водителя.
    Обязательно ли она нужна мне чтобы "закрыть" перевозку?

    Мне, как поставщику вернулся экземпляр ТН с отметками о получении груза получателем. Но в п.7 не стоит подпись водителя. Обязательно ли она нужна мне чтобы "закрыть" перевозку?
    Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0


  3. ольга
    01.07.2014Ответить

    Безобразие, где законодательно закреплена печать грузоотправителя в транспортной накладной? В правилах к постановлению №272 от 15.04.2011г. в статье 9 ничего про печати не сказан (это было в редакции ранее, которая на сегодняшний момент не действует). Своими комментариями вы вводите в заблуждение пользователей и между контрагентами возникают споры, в следствии которых затягивается период подписания договоров!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

    Безобразие, где законодательно закреплена печать грузоотправителя в транспортной накладной? В правилах к постановлению №272 от 15.04.2011г. в статье 9 ничего про печати не сказан (это было в редакции ранее, которая на сегодняшний момент не действует). Своими комментариями вы вводите в заблуждение пользователей и между контрагентами возникают споры, в следствии которых затягивается период подписания договоров!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
    Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0


  4. Андрей
    20.07.2014Ответить

    Фраза «...оттиск печати (при наличии)...» говорит о том, что печать может не ставить тот, у кого ее нет в принципе. Не обязаны иметь печать только предприниматели. Поэтому если в роли грузоотправителя, грузополучателя или перевозчика выступает предприниматель, то на накладной достаточно его подписи.
    Организации же иметь печать обязаны. Так что, помимо подписи лица, ответственного за перевозку со стороны грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика, должна стоять еще и печать организации.

    Фраза «...оттиск печати (при наличии)...» говорит о том, что печать может не ставить тот, у кого ее нет в принципе. Не обязаны иметь печать только предприниматели. Поэтому если в роли грузоотправителя, грузополучателя или перевозчика выступает предприниматель, то на накладной достаточно его подписи. Организации же иметь печать обязаны. Так что, помимо подписи лица, ответственного за перевозку со стороны грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика, должна стоять еще и печать организации.
    Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0


  5. Денис
    01.07.2014Ответить

    Ольга, здравствуйте. Поясните, пожалуйста, где в статье вы увидели указание на обязательность печатей?

    Ольга, здравствуйте. Поясните, пожалуйста, где в статье вы увидели указание на обязательность печатей?
    Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0



Оставить комментарий


Введите код с картинки:

CAPTCHA