Как правильно вести трудовую книжку

23.03.2012

Каждый работодатель обязан вести трудовые книжки своих работников. Но иногда случаются и "нестандартные ситуации".

Трудовая книжка и вкладыш в нее являются унифицированными формами, которые требуют безупречного заполнения. Для этого существуют правила, но законодательство не может предусмотреть все случаи, с которыми приходится сталкиваться кадровику на практике. Поэтому мы решили остановиться на заполнении трудовой книжки в некоторых «нестандартных» ситуациях.

Основа основ

Трудовая книжка − это основной документ, в котором отражается трудовая деятельность рабочих и служащих (ст. 66 ТК РФ). Книжки ведутся во всех организациях и предприятиях на всех работников, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных, временных и нештатных работах (при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию ). На лиц, работающих посовместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы, хотя по желанию работника сведения о его работе по совместительству могут быть внесены в его трудовую книжку на основании документа, подтверждающего совместительство.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее − Правила).

Если вырвана страница

Как показывает практика, случается, что в трудовой книжке вырывают страницы: то ли работник хочет скрыть свой неблаговидный опыт работы, то ли прежний работодатель таким образом попытался «исправить» закравшуюся ошибку. Делать это ни в коем случае нельзя. Дело в том, что форма данного документа унифицирована и предусматривает наличие титульного листа и двух разделов: «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Количество разворотов, отведенных на каждый раздел документа, регламентировано.

Поэтому если из трудовой книжки пропал хотя бы один лист, все произведенные в ней записи будут признаны недействительными. В такой ситуации следует выдать дубликат или новую трудовую книжку, взяв с работника письменное заявление (п. 33 Правил). Во избежание затруднений при подаче документов в Пенсионный фонд потенциальному пенсионеру лучше сразу указать работодателю на подобную ошибку.

С чистого листа

Обычно заполнение титульного листа трудовой книжки сложностей не вызывает. Следует помнить лишь о том, что фамилию, имя, отчество работника и дату его рождения указывают полностью, без сокращений. Например, «Скворцова Ольга Андреевна», а не «Скворцова О. А.»; «21 апреля 1986 года», а не «21.04.1986 г.».

Запись об образовании работника делают на основании диплома, аттестата или другого документа об образовании. Затем вписывают специальность работника в соответствии с тем, как указано в документе о его образовании.

Если работнику впервые оформляют трудовую книжку, он должен обязательно проверить, все ли данные внесены правильно. Свою подпись в документе он ставит, только убедившись, что в нем нет ошибок. Далее работник кадровой службы визирует документ и ставит печать предприятия (без печати трудовая книжка недействительна). Если при заполнении титульного листа лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, допушены ошибки в личных данных работника, исправлять титульный лист нельзя. В этом случае бланк считается испорченным и подлежит уничтожению. Испорченные бланки трудовых книжек (и вкладышей в них) списывают по акту.

Основная проблема, с которой может столкнуться работник кадровой службы при заполнении титульного листа, – это внесение в него исправлений в связи с изменением личных данных работника. Например, каким образом вносить записи, если при принятии на работу человек имел одну фамилию и среднее специальное образование по одной специальности, а через год он сменил фамилию и получил высшее образование, освоив другую специальность?

Сразу отметим, что изменения записей о фамилии и о получении образования производятся разными методами.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения осуществляется на основании паспорта, свидетельства о браке (расторжении брака), о рождении и прочих документов со ссылкой на их номер и дату. Чтобы внести такие изменения, необходимо аккуратно одной чертой (лучше по линейке) зачеркнуть прежнюю информацию, а рядом написать новую, но чтобы прежняя осталась читаемой.

Сведения об образовании, профессии, специальности подлежат исправлению посредством дополнения информации на основании документов об образовании, о квалификации или получении специальных знаний (п. 9, 26 Правил). Новые записи делаются через запятую после предыдущих. На внутренней стороне титульного листа трудовой книжки нужно вписать информацию о документах, на основании которых были внесены исправления, и заверить подписью кадровика, а также печатью организации (п. 2.3, 2.4 постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», далее − Инструкция).

Работникам следует обратить внимание, что по их желанию можно внести информацию о неоконченном высшем образовании. Для этого необходимо представить студенческий билет, зачетную книжку, справку из образовательного учреждения (п. 2.1 Инструкции).

Следует помнить, что ошибки в изменениях (или отсутствие обязательных изменений) могут повлечь проблемы при назначении пенсии работнику, а также при расчете стажа для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. В Постановлении Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» разъясняется: если фамилия, имя, отчество гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его фамилией, именем, отчеством, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, то факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке.

Исправления постфактум…

Причина возникновения многих ошибок заключается в том, что, как говорится, сначала сделали, а потом подумали.

А вот исправление таких ошибок в трудовых книжках строго регламентировано. В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (п. 1.2 Инструкции). Исправления следует вносить при помощи дополнительных записей.

Например, если возникла необходимость в изменении конкретной записи о приеме на работу, тогда в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения новой записи. В графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)», а в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Случаются и такие ситуации, когда после увольнения и поступления на работу к другому работодателю работник замечает в трудовой книжке отсутствие записи о повышении разряда или переводе на более высокую должность на предыдущем месте работы. Работник имеет право потребовать внесения правильной информации в его трудовую книжку. Но кто должен это сделать – новый работодатель или прежний?

Конечно, бывший работодатель нарушил закон, ведь записи должны вноситься в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока (а при увольнении − в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил).

Если бы прошлый работодатель выявил неточность до устройства работника на новую работу, то он должен был внести соответствующие уточнения самостоятельно. А если работник уже устроился в другую организацию, исправления могут производиться работодателем по новому месту работы. Ведь теперь только он ответственен за ведение трудовых книжек. Но право сделать запись он имеет только на основании официального документа работодателя, который допустил ошибку. Последний обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь (п. 1.2 Инструкции, письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1027-6).

Отмечаем успехи в работе

Трудовое законодательство обязывает работодателей вносить сведения о награждениях за успехи в работе в трудовые книжки сотрудников (ст. 66 ТК РФ).

На основании статьи 191 Трудового кодекса работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности: объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги (п. 24 Правил):

  • о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
  • о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
  • о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Следует помнить, что записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся (п. 25 Правил).

Таким образом, если премия предусмотрена, работник не вправе настаивать на внесении соответствующей записи в трудовую книжку.

Запись о поощрении в виде благодарности или выдачи почетной грамоты отражается в разделе «Сведения о награждении» в графе 3 в виде заголовка, в котором указывается полное наименование организации. Далее в графе 1 ставится порядковый номер записи, а в графе 2 указывается дата награждения. Затем в графу 3 вносится запись, чем награжден работник, за какие достижения, какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись о поощрении, со ссылкой на дату и номер документа (раздел 4 Инструкции).

Увольнение

Согласно пункту 15 Правил, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи Трудового кодекса. А Кодекс гласит, что запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК или федерального закона со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи соответствующего законодательного акта (ст. 73, 74 ТК РФ).

Обратите внимание: в статье 80 Трудового кодекса говорится о расторжении трудового договора по инициативе работника («по собственному желанию»). Но при внесении записи об увольнении по собственному желанию в трудовую книжку ссылка на статью 80 Кодекса не делается, так как эта статья не является основанием для увольнения, а лишь регламентирует порядок расторжения трудового договора по данному основанию. Поэтому ссылаться нужно на статью 77. 

Светлана Шестакова

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA