Учет расходов на сотовую связь

01.02.2012

Расходы на сотовую связь часто привлекают внимание налоговиков. В чем претензии проверяющих?

Очень часто мобильная связь необходима для успешного ведения бизнеса. Но есть и несколько существенных проблем: как разделить личные и служебные разговоры и, самое главное, как доказать налоговым инспекторам обоснованность совершения таких звонков?

В случае, когда работник будет использовать свой личный аппарат, компания сэкономит на покупке техники и сим-карты, ведь сотрудник будет использовать собственное имущество. Недостатки у такого подхода тоже есть. Во-первых, сотрудник может отказаться использовать свой телефон: все-таки большая часть людей предпочитает разделять работу и личную жизнь. Кроме этого, работника может не устроить размер компенсации за использование его аппарата в рабочих целях. Во-вторых, нужно понимать, что сотрудник в любом случае будет совершать платные звонки с корпоративного телефона в личных целях, и если при этом он будет использовать свой собственный аппарат и номер, то количество звонков может оказаться значительно больше. А при увольнении работника могут быть утеряны контакты с поставщиками и клиентами, что может привести к значительно большим потерям, чем стоимость мобильного телефона.

Если директор все-таки принимает решение не покупать собственные аппараты, то потери и риски можно сократить следующим образом: при найме нового сотрудника сообщить ему, что телефонные расходы фирма не возмещает, в этом случае не придется издавать приказов и вносить изменения в учет для отражения расходов. Правда, работники редко соглашаются с таким предложением. В другом варианте руководитель может оплачивать телефонные расходы персонала из своего кармана, неофициально. В этом случае так же не возникает бумажной волокиты и претензий от налоговых инспекций. Однако необходимо установить точный размер выплат, чтобы не оплачивать работнику его личные переговоры, но в тоже время полностью компенсировать его служебные расходы.

Учесть НДФЛ

Третий вариант – учесть все риски и оформить официально расходы на связь. В этом случае учитываются выплаты за аренду оборудования и стоимость телефонных разговоров. Согласно ТК при использовании сотрудником личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, кроме этого, возмещаются расходы, связанные с их использованием. О размере вознаграждения стороны договариваются заранее, финальные суммы фиксируются в письменном виде.

Напомним, согласно НК начислить НДФЛ необходимо на весь доход, полученный физическим лицом. При этом заработком признаются выгоды, полученные как в денежной, так и в натуральной формах. Обязанность по расчету и уплате налога лежит на работодателе.

При определении налоговой базы нужно учесть, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей. Однако не целиком, а только в пределах норм, предусмотренных нормативными актами. Такими документами могут быть распоряжения, выпущенные самой организацией. Если зафиксировать размер выплат, то облагать налогом на доходы физических лиц компенсацию не надо.

Не забудьте сформулировать экономическую обоснованность расходов на компенсацию за телефон, другими словами нельзя выплатить сотруднику 5000 рублей, если аппарат стоит 3000. Еще один документ необходимый для подтверждения расходов – это свидетельство права собственности работника на телефон, таковым может быть, например, кассовый чек или договор купли-продажи.

Кроме платы за пользование оборудованием, фирма оплачивает стоимость разговоров. Такие компенсации не подлежат обложению НДФЛ, так как данный вид трат производится в интересах компании, а не сотрудника.

Избежать начисления НДФЛ можно, только если бухгалтер подготовит следующий пакет документов:

При вычете телефонных расходов из заработка работника необходимо учитывать трудовое законодательство, в соответствии с которым общий размер всех удержаний, не может превышать 20 %.

  • составит четкий перечень лиц, которые пользуются сотовой связью в служебных целях;
  • подготовит обоснование лимита затрат сотрудника на связь;
  • соберет все документы, подтверждающие оплату телефонных разговоров, которыми могут стать детализация счет за переговоры, кассовые чеки.

Налог на прибыль

В соответствии со статьей 252 НК расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. К перечисленным ранее документам (список лиц использующих мобильную связь, приказ о размере лимита расходов) контролеры могут запросить детализацию счета. Обратите внимание, при подготовке такого документа необходимо указать все телефонные номера, по которым совершались вызовы и стоимость каждого разговора.

На практике организации не всегда могут представить подробный отчет оператора сотовой связи или выбрать из него только рабочие звонки. Но если такой документ не предоставить инспекторам, то они могут сделать вывод, что расходы компании на оплату услуг сотовой связи являются экономически необоснованными и документально не подтвержденными.

Можно оспорить

Доказывать, что детализация счета – не обязательный документ для подтверждения расходов, чаще всего приходится в суде. Тут арбитры встают на сторону налогоплательщиков. В своих решениях они ссылаются на закон «О бухгалтерском учете», в которых сказано, что перечень документов для подтверждения расходов организации устанавливают самостоятельно. А НК не содержит требования об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку.

Следовательно отсутствует необходимость представления подробных отчетов при наличии документов, подтверждающих затраты по оплате услуг связи. Если же инспекторы требуют от вас расшифровку переговоров, угрожая отказом в применении вычетов, помните, это им надо доказывать нарушения, а не предпринимателям собирать аргументы своей невиновности.

Собственность фирмы

Компания может пойти и другим путем, приобрести технику самостоятельно и уже потом передать телефон сотруднику. Как уже было отмечено выше, такое решение обернется для организации дополнительными тратами, тем более что не редки случаи, когда при увольнении работники «забывают» сдать аппарат. Дабы обезопасить себя от подобных рисков, можно назначить сотрудника, которому передан телефон материально ответственным за аппарат и номер.

Налоговые инспекторы могут засомневаться в таких тратах. Но если все расходы документально оформлены и экономически доказаны, придраться не к чему. А бумаги для обоснования все те же – приказы о сотрудниках, которым необходим сотовый телефон, ограничение лимита и подтверждение оплаты.

Сотрудник-болтун

Даже если уладить все споры с налоговой по вопросу применения расходов на сотовую связь, всегда есть риск, что сотрудник проговорит на сумму, превышающую установленный лимит. У компании есть два варианта решения этой проблемы. Либо удержать излишне потраченные средства из зарплаты работника, либо принять эти траты и полностью их оплатить.

При уменьшении заработка работника на сумму превышения лимита расходов на связь, необходимо учесть положение Трудового законодательства. В соответствии с ТК общий размер всех удержаний из зарплаты, не может превышать 20 процентов. Кроме этого, необходимо письменное согласие сотрудника на вычет из его заработной платы суммы расходов на сотовую связь.

При этом оплата за превышенный лимит связи будет учитываться в составе прочих расходов по налогу на прибыль только после возврата указанных затрат работником. Эта компенсация от сотрудника будет признаваться доходом от реализации.

Обратите внимание, инспекторы при изучении детализации вызовов (если вы таковой документ им все же предоставите) могут поинтересоваться — почему ваши работники используют служебный номер в нерабочее время? Подготовьте ответ заранее, а именно – укажите в распоряжении по сотовой связи, что сотрудники могут совершать вызовы по рабочим телефонам и в неслужебное время.

Сотовая связь – это не только разговоры, сотрудник может активно пользоваться мобильным Интернетом или переписываться по SMS. Такими расходами можно уменьшить налог на прибыль, но доказать экономическую обоснованность гораздо сложение. А вот телефонные конференции аргументировать получится, указав в учетной политике или распоряжении руководителя фирмы случаи, в которых применяется такой вид коммуникации.

Сергей Пронин, эксперт журнала "Расчет"

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное