Сообщаем о невозможности удержать НДФЛ

Согласно пункту 5 статьи 226 Налогового кодекса, при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.

Налоговым периодом по НДФЛ является календарный год (ст. 216 НК РФ).

Напомним, что налоговыми агентами по НДФЛ признаются российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, облагаемые названным налогом. При этом перечисленные лица обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога. Сделать это они должны в определенном порядке. Так сумма НДФЛ, подлежащая перечислению в бюджет, рассчитывается в соответствии со статьей 224 Налогового кодекса с учетом особенностей, предусмотренных статьей 226 кодекса.

Налогоплательщики НДФЛ – это физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, или получающие доходы от источников в Российской Федерации и не являющиеся налоговыми резидентами РФ.

Невозможность удержать НДФЛ

С невозможностью удержать НДФЛ налоговый агент может столкнуться, например, при выплате налогоплательщику доходов в натуральной форме или при возникновении у последнего доходов в виде материальной выгоды. Кроме того, налоговый агент не может удержать исчисленные суммы НДФЛ, когда он:

• выплачивает физическим лицам на основании решения суда суммы задолженности по заработной плате в размерах, определенных в судебных решениях;
• обеспечивает своим бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по возрасту, бесплатный проезд на железнодорожном транспорте один раз в год;
• выдает гражданам подарки, стоимостью более 4000 рублей, без выплаты им в дальнейшем каких-либо доходов в денежной форме. 

Отметим, что в письмах Минфина России от 14 апреля 2009 г. № 03-04-05-01/181, от 14 ноября 2007 г. № 03-04-06-01/392, ФНС России от 16 июля 2009 г. № 3-5-04/1040@ приведены следующие разъяснения. Организация, проводящая лотерею, признается налоговым агентом, в чьи обязанности входит исчисление суммы налога, но который при этом не имеет возможности произвести удержание НДФЛ из-за отсутствия выплат в денежной форме в пользу налогоплательщика.

Допустим, налоговый агент выплатил налогоплательщику доход в натуральной форме. Затем спустя некоторое время, до окончания налогового периода (календарного года), он выплатил налогоплательщику еще доход, но уже в виде денежных средств. Тогда налоговый агент обязан из этих денег удержать НДФЛ, исчисленный с дохода в натуральной форме. При этом удерживаемые суммы налога не могут превышать 50 процентов суммы выплаты.

После окончания налогового периода, когда налогоплательщику были выплачены доходы, с которых не был удержан НДФЛ, и направления ему и налоговому органу письменного сообщения о невозможности удержать налог и его сумме обязанность по уплате данного обязательного платежа возлагается на налогоплательщика. При этом обязанность налогового агента по удержанию соответствующих сумм налога прекращается. Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 17 ноября 2010 года № 03-04-08/8-258.

Согласно пункту 9 статьи 226 Налогового кодекса, уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается.

Налогоплательщик - получатель дохода, из которого не был удержан НДФЛ налоговым агентом, должен самостоятельно исчислить и уплатить налога на основании подпункта 4 пункта 1 статьи 228 Налогового кодекса.

Необходимость извещения налогоплательщика о невозможности удержать налог на доходы физических лиц и сумме этого обязательного платежа вызвана тем, что для правильного заполнения налоговой декларации он должен располагать данными, как об источнике выплаты дохода, так и о размере дохода. А налоговому органу эти сведения нужны в целях осуществления налогового контроля, и в первую очередь, над получателем доходов.

Порядок представления сообщений

Порядок представления в налоговые органы сообщений о невозможности удержания НДФЛ и сумме налога утвержден приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@. Данный нормативный акт вступил в силу 8 ноября 2011 года.

Согласно указанному порядку рассматриваемые сообщения могут быть:

- представлены налоговым агентом в налоговый орган лично или через представителя;

- направлены в виде почтового отправления с описью вложения;

- переданы в электронном виде по установленным форматам на электронных носителях или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС) с применением квалифицированной электронной подписи налогового агента или его представителя.

Налоговые агенты представляют сведения в налоговый орган в виде справки по форме 2-НДФЛ, действующей в соответствующем налоговом периоде.

Датой представления сообщений считается:

- при представлении лично или представителем налогового агента в налоговый орган - дата их фактического представления;

- при отправке по почте - дата их отправки почтовым отправлением с описью вложения,;

- при передаче в электронном виде на электронных носителях или по ТКС - дата их отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронном виде по ТКС специализированного оператора связи или налогового органа.

Особенности

На электронных носителях сообщения о невозможности удержания НДФЛ и сумме налога налоговые агенты сдают в налоговую инспекцию лично, через представителя, либо направляют в виде почтового отправления с описью вложения.

Эта информация представляет собой файл (файлы) определенного формата. Она может быть размещена на дискетах 3,5", дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти. Сообщения направляются с сопроводительными реестрами сведений о доходах физических лиц, который составляется на бумажном носителе в двух экземплярах на каждый файл.

Если количество сведений в одном файле превышает 3000 документов, то необходимо сформировать несколько файлов.

Сообщения, которые прошли форматный контроль, считаются сданными. Результаты форматного контроля файла со сведениями отражаются в соответствующем протоколе.

На бумажных носителях сообщения о невозможности удержания НДФЛ и сумме налога налоговые агенты представляют в налоговую инспекцию лично, через представителя, либо направляют в виде почтового отправления с описью вложения, в виде справки по форме 2-НДФЛ, действующей в соответствующем налоговом периоде, с сопроводительным реестром в двух экземплярах.

Представленными считаются сведения, прошедшие контроль заполнения. Сведения, не прошедшие данный контроль, изымаются из представленного пакета документов как ошибочные и возвращаются налоговому агенту или представителю налогового агента, из реестра вычеркиваются.

По результатам контроля заполнения оформляется соответствующий протокол.

В электронном виде по ТКС сообщения о невозможности удержания НДФЛ и сумме налога налоговый агент представляет в налоговую инспекцию, не дублируя их на бумажном или электронном носителе.

Налоговый агент направляет эти сведения через специализированного оператора связи или через Интернет-сайт ФНС России.

Если количество сведений в одном файле превышает 3000 документов, то необходимо сформировать несколько файлов.

В течение 10 дней с даты отправки сообщений налоговый орган направляет агенту в электронном виде реестр и протокол приема сведений.

Представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль и зафиксированные в Реестре, сформированном налоговым органом.

Ответственность

Если налоговый агент вовремя не сообщит в налоговый орган о невозможности удержания НДФЛ и сумме налога, то с него могут взыскать штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ).

Кроме того, такое не своевременное сообщение может быть квалифицировано как грубое нарушение правил учета доходов. Это предполагает привлечение налогового агента к ответственности на основании статьи 120 кодекса. Согласно ей грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, влечет взыскание штрафа в размере 10 000 рублей.

Ж. Кузьмина, редактор-эксперт