Что бухгалтеру нужно знать о доверенности

Виды и подвиды

В зависимости от финансово-хозяйственной практической деятельности предприятия различают три вида доверенностей:

• разовую, в которой могут быть предусмотрены полномочия на совершение представителем разового действия, например, на получение денежной суммы в банке или материально-производственных запасов от поставщика, на подписание договора, для получения товарно-материальных ценностей;
• специальную, на совершение каких-либо однородных действий, неразрывно связанных общей целью, общим предметом и общей процедурой и направленных на достижение одного юридического результата, например по операциям, связанным с получением грузов от транспортных организаций, на представительство в суде или получение полисов ОМС представителем страхователя;
• общую, или генеральную, содержащую полномочия по пользованию и распоряжению всем имуществом представляемого и осуществлению его прав и обязанностей, в том числе на представительство перед любыми третьими лицами по всем вопросам и на ведение любых дел от имени представляемого. Частным случаем выдачи общей доверенности является оформление доверенности руководителю филиала или представительства.

Универсальная форма

Существует ли «особая» форма доверенности – специальная форма, которая давала бы право осуществлять любые действия от имени представляемого лица? Нет, единой формы доверенности не существует, как и нет никакого особого бланка.

Но есть исключение из правила. Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а утверждены две типовые межотраслевые формы доверенностей на получение ТМЦ: № М-2 и № М-2а. Сами формы одинаковы, отличие лишь в наличии корешка в форме № М-2. До сих пор действует Инструкция Минфина СССР от 14 января 1967 г. № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», но применяется она только в части, не противоречащей действующему законодательству (в частности, ГК РФ).

Данные формы применяются для оформления права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Все остальные доверенности составляются в произвольной форме, в них перечисляются все действия, на которые уполномочивается данное лицо.

Доверенность, выдаваемая юридическим лицом, должна содержать следующие реквизиты:

• данные организации (наименование, юридический адрес, ИНН);
• Ф. И. О., паспортные данные, место жительства представителя;
• подпись руководителя или иного лица, уполномоченного на то учредительными документами;
• печать юридического лица;
• дату представления доверенности;
• подпись главного бухгалтера, если доверенность выдана от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей.

В доверенности, выдаваемой физическим лицом, должны быть указаны следующие обязательные сведения:

• Ф. И. О., паспортные данные, место жительства доверителя;
• Ф. И. О., паспортные данные, место жительства представителя;
• подпись доверителя;
• дата представления доверенности.

Одним из обязательных реквизитов, которые должны присутствовать в доверенности любого вида, является дата, определяющая начало и окончание ее действия (если срок действия прямо не установлен). При этом, указывая в доверенности срок ее действия, нужно помнить, что он не может быть более трех лет. Основание – статья 186 Гражданского кодекса. Неуказание срока действия не делает доверенность недействительной – она сохраняет силу в течение года с даты выдачи (что установлено в той же ст. 186 ГК РФ). И совсем другое дело – доверенность, в которой не отражена дата ее выдачи; такой документ признается ничтожным.

Порядок составления доверенности, выданной юридическим лицом, отличается от порядка составления доверенности, выданной физическим лицом.

В качестве примера рассмотрим, что представляет собой доверенность на получение зарплаты.

В похожем порядке выдается доверенность на получение трудовой книжки. При этом в журнале учета движения трудовых книжек указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение трудовой книжки за работника.

И последнее, что надо знать о форме доверенности, – подпись должна быть подлинной.

Закон не допускает использования факсимильной подписи на доверенности. Иными словами, этот документ нельзя подписать с помощью средств механического или иного копирования, при помощи электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи.

В противном случае доверенность, подписанная не собственноручно, может быть признана недействительной. На это в свое время указывало МНС России (см. письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042@) и арбитражную практику (см. Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 6 июля 2006 г. № А19-40221/05-31-Ф02-3281/06-С2, ФАС Поволжского округа от 21 июня 2007 г. № А57-4833/06-33 и т. д.).

Правила отзыва

Доверенность может прекратить свое действие по нескольким основаниям, к которым относятся: истечение срока действия, прекращение деятельности организации, выдавшей ее, прекращение трудовой деятельности представителя – юридического лица, или смерть представителя – физического лица, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим (ст. 188 ГК РФ). Вместе с тем закон предоставляет безусловное право представителю в любое время в течение срока действия доверенности отказаться от дальнейшего представления, а организации – отозвать доверенность в порядке передоверия.

Отозвать доверенность имеет право только тот, кто ее выдал. Об отмене необходимо уведомить самого представителя, а также тех, перед кем он представлял интересы доверителя (ст. 189 ГК РФ). В противном случае права представителя по доверенности сохраняются до того момента, когда он узнает о ее отмене (п. 2 ст. 189 ГК РФ).

При прекращении действия доверенности представитель или его правопреемники обязаны вернуть доверенность. Прекращение действия доверенности автоматически влечет за собой прекращение передоверия (ч. 3 ст. 188 ГК РФ).

Организации следует оповестить об этом факте своего представителя, уполномоченного этой доверенностью, а также известных ей третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность. Та же обязанность возлагается законом и на правопреемника юридического лица в случае его прекращения.

Доверенность необходимо отозвать, т. е. прекратить ее действие (подп. 2 п. 1 ст. 188 ГК РФ). Это должен сделать тот, кто выдал доверенность. При этом он обязан уведомить об отмене самого представителя, а также тех, перед кем он представлял интересы доверителя (ст. 189 ГК РФ). В противном случае права представителя по доверенности сохраняются до того момента, когда он узнает о ее отмене (п. 2 ст. 189 ГК РФ).

По прекращении действия доверенности (независимо от причины) лицо, которому она выдана, или его правопреемники обязаны немедленно вернуть доверенность (п. 3 ст. 189 ГК РФ).

Возврату подлежит именно подлинник. Однако лицу, выдавшему доверенность, следует проявить настойчивость и добиться возврата не только оригинала, но и всех ее заверенных копий.

Следует отметить, что в законе не говорится о том, в какой форме должно быть выражено извещение об отмене доверенности. Главное, чтобы на руках имелись доказательства такого извещения. Например, можно вручить такое письменное извещение под расписку или отправить его заказным письмом с описью вложения.

Нотариально совершенные доверенности отменяются в нотариальном порядке. Известить об этом представителя и третьих лиц обязан нотариус, первоначально заверивший документ. Доверитель, заинтересованный в отмене доверенности, должен обратиться к нотариусу с соответствующим заявлением.

Виза нотариуса

В подавляющем большинстве случаев заверять доверенность у нотариуса не требуется. Но в некоторых случаях это надо делать:

• если доверенность выдается на совершение сделки, которую следует заверить у нотариуса согласно законодательству (п. 2 ст. 185 ГК РФ), например при приобретении недвижимости; 
• при передоверии кому-то своих полномочий (п. 3 ст. 187 ГК РФ); 
• при передоверии получения трудовой книжки; 
• при получении представителем физического лица свидетельства о присвоении ИНН;
• при осуществлении своих полномочий уполномоченными представителями налогоплательщика – физического лица.

Кроме того, руководитель специализированной организации нотариально заверяет доверенности на подписание отчетности клиентов, выдаваемые своим сотрудникам.

В пункте 3 статьи 185 ГК РФ перечислены случаи, когда выданные доверенности приравниваются к нотариально удостоверенным. К таковым относятся:

• доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;
• доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этой части, соединения, учреждения или заведения;
• доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;
• доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

Доверенность для сдачи отчетности

Каждая организация обязана ежемесячно или ежеквартально в установленные законом сроки представлять налоговую и бухгалтерскую отчетность в контролирующие органы по месту учета.

Налоговая декларация представляется налогоплательщиком в налоговый орган лично или через представителя (п. 4 ст. 80 НК РФ), который действует на основании доверенности (образец доверенности для налоговых правоотношений показан в Приложении 1).

От налогоплательщика-организации. Сдавать в налоговую инспекцию без доверенности декларации и иные документы, либо, наоборот, получать в налоговой инспекции требования, акты, решения может только директор организации (ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Даже если в налоговой инспекции хорошо знают главбуха организации, у налоговиков будет вполне законное основание не принять документы, если нет доверенности. Иногда, правда, можно договориться с инспекторами, и они, «закрыв глаза», согласятся взять документы, но это исключение. Гораздо надежнее при походе в инспекцию иметь при себе доверенность.

При оформлении доверенности от имени юридического лица необходима лишь подпись его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами организации, с приложением ее печати (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Оформление нотариально удостоверенной доверенности для представительства в отношениях между организацией и налоговым органом законодательством не предусмотрено.

Можно составить разовую доверенность на какое-то одно действие (например, на сдачу отчетности по НДС за I квартал 2010 г.), а можно выдать представителю специальную доверенность – на совершение однородных действий. Можно оформить и общую доверенность (генеральную), которая наделяет представителя полномочиями выступать от имени организации во всех сферах деятельности.

В соответствии с утвержденными Федеральной налоговой службой Методическими рекомендациями по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций в электронном виде по ТКС представителем компании доверенность (ее копия), подтверждающая его право сдавать отчетность, представляется налоговому органу до отправки налоговой декларации (приказ от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534@). Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение 3-х лет после истечения срока действия доверенности.

В Приложении № 1 к Методическим рекомендациям установлена форма информационного сообщения о доверенности, выданной представителю о наделении его полномочиями по исполнению обязанностей в налоговых органах. В нем указываются срок, на который выдана доверенность, номер доверенности, сведения о представляемом лице, доверителе, уполномоченном представителе, полномочиях представителя. Документом предусмотрено 16 видов полномочий представителя:

• подписывать налоговую декларацию, другую отчетность; 
• представлять налоговую декларацию, другую отчетность;
• получать документы в инспекции ФНС; 
• вносить изменения в документы налоговой отчетности; 
• подписывать документы по постановке и снятию с учета; 
• представлять документы по постановке и снятию с учета; 
• получать в инспекции ФНС документы по постановке и снятию с учета кроме свидетельства;
• подписывать документы по учету банковских счетов; 
• представлять документы по учету банковских счетов; 
• представлять документы по применению специальных налоговых режимов и консолидации учета по обособленным подразделениям;
• получать в инспекции ФНС документы по применению специальных налоговых режимов и консолидации учета по обособленным подразделениям;
• подписывать документы по консолидации учета по обособленным подразделениям; 
• представлять заявления и запросы на проведение сверки расчетов с бюджетом, получение справок о состоянии расчетов с бюджетом; 
• получать в инспекции ФНС акты сверок и справки о состоянии расчетов с бюджетом; 
• подписывать акт сверки расчетов с бюджетом;
• подписывать акт и решение налоговой проверки.

От налогоплательщика – физического лица. Представитель налогоплательщика - физического лица при представлении за него налоговой декларации и расчета должен иметь нотариально удостоверенную доверенность, или доверенность, приравненную к таковой в соответствии с гражданским законодательством РФ. Этим документом подтверждаются личность и полномочия представителя на подачу декларации или расчета (письмо Минфина от 7 августа 2009 г. № 03-02-08/66).

Если отчетность сдается в электронном виде, то представитель налогоплательщика – физического лица должен оформить такую же доверенность и представить ее в налоговый орган на момент сдачи.

От индивидуального предпринимателя. Наконец налоговики пришли к мнению, что если за индивидуального предпринимателя налоговую отчетность и другие сведения подает в инспекцию его представитель, то доверенность, на основании которой он действует, нотариально заверять не требуется. Достаточно заполнения простой письменной формы.

Чиновники обосновали свое мнение тем, что к предпринимательской деятельности применяются правила гражданского законодательства для юридических лиц (п. 3 ст. 23 ГК РФ). А поскольку организации представляют свои интересы в налоговых органах на основании доверенности в простой письменной форме, нет никаких оснований требовать нотариального удостоверения от предпринимателей. Причем данное положение распространяется на сдачу отчетности как в бумажном, так и в электронном виде.

В своем письме от 10 августа 2009 г. № ШС-22-6/627@ ФНС России отразила данную позицию. Но хочется отметить, что по нормам ГК РФ к доверенности, выданной представителю организации и подписанной ее руководителем, надо приложить печать. В настоящее время законодательство не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать.

Поэтому получается, что если у ИП есть печать, он может приложить ее к доверенности и не заверять документ у нотариуса. А если у индивидуального предпринимателя печать отсутствует, то тогда доверенность необходимо заверить у нотариуса.

Даниил Узких, эксперт бухгалтерской компании