Особенности заполнения больничного по новым правилам

26.10.2011

Появление новых больничных листков породило множество вопросов у бухгалтеров организаций, к примеру, как избежать ошибок при его заполнении, какие установлены требования к такому документу. Участники форума www.buhgalteria.ru оживились и горячо обсуждаю возникшие вопросы у своих коллег.

С июля на территории РФ действует новый листок нетрудоспособности, который обладает повышенной степенью защищенности от подделок (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н). Порядок выдачи листков нетрудоспособности введен Приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н (далее - Порядок).

«Олег Иванов» озадачил участников форума своими размышлениями:

«Олег Иванов»: «Не понимаю кому это нужно выпускать новые листки нетрудоспособности, кого и почему они не устраивали прежде действующие бланки?»

«Елена»: «Бухгалтерам заняться нечем как только читать новые правовые акты и порядки заполнения к ним».

К обсуждению присоединилась «Светлана Е. Новикова».

«Светлана Е. Новикова»: «А я, наоборот, довольна тем, что ФСС выпустил новый больничный. Поскольку он усовершенствован и более защищен в отличие от своего предыдущего собрата».

ФСС РФ в Информации от 24 июня 2011 г. указал, что замена бланка обусловлена рядом причин:

  • несоответствие ранее действовавшего документа современным требованиям, поскольку его заполнение и обработка были возможны только вручную;
  • в «старый» больничный при его небольшом размере вносился значительный объем информации, при чем с двух сторон. Что не совсем удобно;
  • участившиеся случаи фальсификации и продажа поддельных листов нетрудоспособности.

Эти три причины в совокупности и обусловили необходимость введения нового листка нетрудоспособности с дополнительной степенью защиты.

Спросить совета у участников форума решила «Анна Петровна»

«Анна Петровна»: «Сотрудник нашей организации принес больничный листок. В разделе, который заполняется врачом, есть одно исправление. Скажите, помарки и исправления при его заполнении допустимы?»

«Светлана Е. Новикова»: «Согласно порядка заполнения листка нетрудоспособности в разделе, который заполняется врачом, исправления недопустимы».

«Олег Иванов»: «В листке нетрудоспособности (в часть заполняемую врачом) разрешено вносить не более двух исправлений».

«Светлана Е. Новикова»: «Данный порядок действует только в отношении «старого листка нетрудоспособности. По отношению к «новому» такой порядок неприменим».

«Евгения»: «Сотруднику нужно обратиться в лечебное учреждение за новым заполненным бланком».

Действительно, пунктом 58 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности (утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.08.2007 г. № 514, недействителен с 21 июля 2011 года) разрешалось в часть заполняемую врачом вносить не более двух исправлений. Пунктом 56 нового Порядка наличие ошибок в части заполняемой врачом, влечет недействительность такого документа. Взамен него выдается новый листок нетрудоспособности.

«Анна Петровна»: «А как быть с исправлениями в «своей части» листка нетрудоспособности?»

«Олег Иванов»: «Вносить исправления можно как и прежде».

«Евгения»: «На оборотной стороне документа необходимо написать правильную запись, заверенную печатью и подписью руководителя организации».

Отметим, что законодатель пунктом 65 Порядка установлено: для устранения ошибок, допущенных при заполнении «раздела работодателя», ошибочная запись аккуратно зачеркивается. А правильная запись вносится на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности. Произведенную запись необходимо подтвердить «исправленному верить» и заверить подписью и печатью работодателя.

Внимание: не допускается вносить исправления с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.

«Анна Петровна»: «Спасибо».

С новым вопросом вошла в форум «Леночка».

«Леночка»: «Заполняю листок нетрудоспособности. Необходимо написать название организации. Не совсем понимаю, как «вместить» полное наименование компании в отведенные 29 ячеек».

На помощь «Леночке» пришел «Олег Иванов».

«Олег Иванов»: «А не надо вмещать - сокращайте».

«Евгения»: «В случае невозможности написания полного наименования страхователя, имеющего в своем названии более 29 знаков с пробелами, при заполнении строк листка нетрудоспособности указывается принятое сокращенное наименование страхователя или инициалы работодателя (в случае, если ИП) в соответствии с количеством ячеек в строке. При возможном выходе за границы информационного поля запись прекращается. Подобные разъяснения приведены в пункте 2 письма ФСС РФ от 15 июля 2011 г. № 14-03-11/15-7481».

«Олег Иванов»: «Необходимо написать наименование организации, указанное в уставном документе».

При заполнении строк листка нетрудоспособности «место работы - наименование организации» во все случаях необходимо применять сокращенное название компании, которое может быть предусмотрено как уставными документами, так и допустимое в произвольном сокращении, то есть в виде аббревиатуры.

К примеру,

Автономная некоммерческая организация — АНО;

Акционерное общество — АО;

Бюджетное учреждение — БУ;

Государственное учреждение — ГУ;

Индивидуальный предприниматель — ИП;

Частный предприниматель — ЧП;

Общество с ограниченной ответственностью — ООО;

Потребительский кооператив — ПК;

Казенное предприятие — КП;

Федеральное государственное учреждение — ФГУ;

Муниципальное учреждение — МУ.

Отметим, что в наименовании хозяйствующего субъекта не применяются:

  • кавычки;
  • точки;
  • запятые;
  • тире;
  • знак номера.

Пробелы между словами — обязательны. Листок нетрудоспособности заполняется с первой ячейки в строгом соответствии с их количеством в соответствующей строке. Выход за границы информационного поля не допускается, запись наименования прекращается.

«Евгения»: «Не забудьте сообщить о выбранном сокращенном наименовании организации в фонд страхования и доведите до сведения застрахованных лиц, работающих в данном хозяйствующем субъекте».

«Светлана Е. Новикова»: «ФСС РФ также может идентифицировать организацию по регистрационному номеру страхователя». 

В форум вошла новая участница «Надежда» и задала свой вопрос.

«Надежда»: «Прежние листки нетрудоспособности можно было заполнять синими ручками, распространяется ли данное правило на «новый бланк?»

«Светлана Е. Новикова»: «Согласно абзаца 1 пункта 56 Порядка заполнения листков нетрудоспособности установлено, что записи в «новом» бланке выполняются на русском языке печатными заглавными буквами, чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Допускается использование гелевых, капиллярных или перьевых ручек».

«Надежда»: «И все равно я не понимаю, почему нельзя использовать при заполнении синие чернила».

«Олег Иванов»: «Новый формат бланка предполагает автоматическую обработку машиносчитываемого документа, которым и является новый, усовершенствованный «больничный».

«Надежда»: «Замечу, что использовать шариковые ручки запрещено».

Обратите внимание, черный цвет выбран неслучайно, поскольку это дополнительный способ защиты листков нетрудоспособности от подделки. Дело в том, что такой же принцип защиты у банковских банкнот. При сканировании синие чернила будут сливаться с волокнами, что затруднит распознавание документа.

«Надежда»: «Спасибо за разъяснения».

«Животрепещущий» бухгалтеров вопрос подняла «Леночка».

«Леночка»: «В строке итого (сумма к выдаче) необходимо указать сумму с НДФЛ?”

Ответ себя не замедлил ждать и первой пришел на помощь «Олег Иванов».

«Олег Иванов»: «В письме ФСС РФ от 21 сентября 2010 г. № 02-03-13/05-9871 по вопросу заполнения листка нетрудоспособности чиновники разъясняют, что пунктом 1 статьи 217 Налогового кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц государственные пособия, за исключением пособий по временной нетрудоспособности. Таким образом, учитывая факт того, что такие пособия облагаются НДФЛ в заполнении листка нетрудоспособности следует указать сумму пособия после уменьшения ее на сумму этого налога».

«Светлана Е. Новикова»: На данный вопрос пока нет четкого ответа от законодателей. Письмо ФСС РФ от 21 сентября 2010 г. № 02-03-13/05-9871 носит разъяснительный ответ на частный вопрос. Рекомендую руководствоваться письмом ФСС РФ от 29 декабря 2010 г. № 02-03-10/05-14665, в котором сотрудники ФСС РФ также указывают, что по строке итого (сумма к выдаче) необходимо отразить сумму пособия без НДФЛ. Данный вывод они аргументируют следующим образом: строка оборотной стороны листка нетрудоспособности «Итого (сумма к выдаче)» содержит в скобках пояснение «сумма к выдаче», и на руки работник получает сумму пособия за вычетом НДФЛ. Кроме того, в платежной ведомости сумма к выдаче также указывается за вычетом сумм НДФЛ. С учетом изложенного в обозначенной строке работодатель должен указать размер пособия по временной нетрудоспособности после его уменьшения на сумму налога на доходы физических лиц.

Обратите внимание, данный порядок носит разъяснительный порядок по отношению к листку нетрудоспособности, который действовал ранее. На данный момент относительно «нового» бланка нет никаких рекомендаций.

В форум вошел новый участник «Эдуард» и задал вопрос.

«Эдуард»: «Скажите, пожалуйста, правомерен ли отказ фонда к принятию зачета сумм расходов на оплату пособий по временной нетрудоспособности, при условии, что лечебным учреждение были допущены ошибки, которые в впоследствии устранены».

На помощь «Эдуарду» пришла «профи» форума «Светлана Е. Новикова».

«Светлана Е. Новикова»: По данному вопросу существует обширная арбитражная практика (постановления ФАС Московского округа от 17 августа 2011 г. № А40-151005/10-99-879, ФАС Западно-Сибирского округа от 29 июля 011 г. № А27-915/2011, ФАС Западно-Сибирского округа от 14 апреля 2010 г. № А45-24452/2009). К примеру, в постановлении ФАС Московского округа от 17 августа 2011 г. № А40-151005/10-99-879 арбитры установили, что нарушение медицинским учреждением положений Порядка заполнения больничного листка само по себе не является основанием для непринятия к зачету расходов страхователя на пособия по временной нетрудоспособности. Поскольку ошибки, допущенные медучреждением (носили устранимый характер), не опровергают факт наступления страховых случаев и обязанности страхователя назначить и произвести выплаты пособий застрахованным лицам.

В постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 29 июля 2011 г. № А27-915/2011 суд при принятии решения исходил из того, что выявленные в ходе проверки нарушения при заполнении больничных листков носили устранимый характер, в них внесены соответствующие исправления. Поэтому отказ ФСС РФ в принятии таких расходов незаконен.

Отметим, что ранее жрецы фемиды в своих решениях выносили и мнения противоположные от указанных выше. Так, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 24 октября 2006 г. № А12-5505/06-С6 судьи установили, что расходы по выплате пособий, произведенные по неправильно оформленным документам (даже с последующим исправлением их), не принимаются в зачету в счет взносов на социальное страхование и относятся за счет средств организации. Аналогичные выводы содержит Постановление ФАС Центрального округа от 09 декабря 2005 г. № А14-4308/2005/170/23.

Обратите внимание, по новым листкам нетрудоспособности арбитражная практика еще не сложилась. Отметим лишь, что пунктом 56 Порядка установлено, что при наличии ошибок в заполнении листка нетрудоспособности со стороны медицинского учреждения, он считается испорченным и взамен него выдается новый. Таким образом, законодатель устранил подобный «спорный момент» в порядке заполнения больничного листка.

«Эдуард»: «Спасибо за развернутые ответы».

В дополнение отметим, что у бухгалтеров при заполнении «нового» больничного будет возникать еще немало вопросов, поскольку новый бланк еще «сырой» и по нему нет достаточных разъяснений контролирующих органов. Радует одно, что на данный момент существует арбитражная практика и письменные разъяснения ФСС РФ относительно больничных бланков, действовавших до начала июля этого года. Так, в случае, возникновения волнующих вопросов, бухгалтеры могут посмотреть мнение контролирующих органов по прежнему листку.

Участники форума www.buhgalteria.ru озадачены не одним десятком вопросов и приятно, что коллеги готовы прийти друг к другу на помощь независимо от сложности проблемы. 

«Евгения М.»  задала свой вопрос. 

«Евгения М.»: «Может ли руководитель организации передать полномочия на подписание больничного листка другому лицу?»

Вперед всех на помощь пришел «Олег Иванов».

«Олег Иванов»: «Да, можно. На основании доверенности, листок трудоспособности может подписать иное лицо, к примеру, заместитель руководителя».

Дополнила ответ «Светлана Е. Новикова».

«Светлана Е. Новикова»: В пункте 66 Порядка говорится, что при заполнении строки «Фамилия и инициалы руководителя» указывается фамилия и инициалы руководителя организации (обособленного подразделения), в поле «Подпись» ставится его подпись. В строке «Фамилия и инициалы главного бухгалтера» указывается фамилия и инициалы главбуха (его заместителя) организации (обособленного подразделения), в поле «Подпись» проставляется его подпись.

Если у страхователя — физического лица отсутствуют указанные должности, в данной строке указывается фамилия и инициалы самого страхователя, в поле «Подпись» ставится соответственно его роспись.

С очередным вопросом к участникам форума обратилась «Леночка».

«Леночка»: «Я правильно поняла, что в строке «дата начала работы» нужно поставить дату приема на работу сотрудника?»

«Никас»: «Да, это дата приема сотрудника на работу».

«Надежда»: «Да, это так, но только в том случае, если вы с сотрудником аннулировали трудовой договор».

«Леночка»: «Это как?»

«Надежда»: «Это возможно, к примеру, когда работодатель подписал трудовой договор с сотрудником, а он не приступил к работе в установленный таким договором срок. В таком случае, в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ работодатель имеет право аннулировать трудовой договор. Аннулированный трудовой договор считается не заключенным. Однако если сотрудник не вышел на работу по причине болезни это не лишает его права на получение обеспечения по обязательному социальному страхованию, при условии, если он заболел в период со дня подписания этого договора до дня его аннулирования.

В случае, если работодатель не собирается аннулировать трудовой договор с работником, эта строка не заполняется.

Ошибочны выводы тех, кто считает, что в графе «Дата начала работы» нужно указывать дату начала работы в организации. На это прямо указывает пункт 66 Порядка».

Д.В. Сенаторова, ведущий специалист по кадрам


Дополнительные материалы:

Образец заполнения нового больничного листа

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (1)

  1. лара
    28.12.2015Ответить

    Допускается в печатном листе нетрудоспособности в ручную заполнить строку место работы, которую должно заполнять медицинское учреждение

    Допускается в печатном листе нетрудоспособности в ручную заполнить строку место работы, которую должно заполнять медицинское учреждение
    Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0



Оставить комментарий


Введите код с картинки:

CAPTCHA