Особенности заполнения первичной документации

Особенности заполнения первичной документации

25.05.2011

В бухгалтерском учете к первичным документам предъявляются четко определенные требования. К учету принимаются документы, составленные по унифицированной форме. Разработка типовых форм первичных документов была возложена на Госкомстат РФ, который в рамках выполнения этой задачи разработал и утвердил унифицированные формы первичной учетной документации.

Формы первичной учетной документации

  • по учету труда и по его оплате (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
  • по учету торговых операций, а также по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ — контрольно-кассовых машин (постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132);
  • по учету основных средств (постановление Госкомстата от 21.01.2003 № 7).

Любому бухгалтеру хорошо знакомы эти документы, среди них авансовый отчет, накладная ТОРГ-12, ПКО (приходные кассовые ордера), РКО (расходные кассовые ордера), расчетно-платежная ведомость, приказ о приеме на работу и многие другие.

Сделай сам

На сегодняшний день обязанность разрабатывать типовые формы первичных учетных документов не отдана ни одному ведомству.

Если для хозяйственной операции не придумано «шаблонного документа», организация самостоятельно разрабатывает его форму, однако такой документ должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона № 129-ФЗ, а именно:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Обратите внимание, среди перечисленных обязательных реквизитов первичного учетного документа нет таких, как печать организации или расшифровка подписей лиц, подписывающих документ. Здесь следует руководствоваться правилом: если форма документа предусматривает наличие печати, то есть на документе есть заветные буквы «М. П», значит, документ должен быть заверен печатью организации. То же касается и наличия в документе расшифровок подписей.

Организация в своей деятельности может использовать несколько печатей, в том числе и наборные штампы. Закон не запрещает применять такой штамп при заверении документов, исключение – банковские и кассовые документы. Замечательно, когда руководитель организации утверждает количество печатей, используемых в деятельности, приказом по предприятию.

На предприятии должен быть приказ руководителя организации, согласованный с главным бухгалтером, о перечне лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

На документе должны быть подписи уполномоченных лиц. Наиболее важно соблюдать это требование при оформлении счетов-фактур, ведь именно счет-фактура является документом, дающим право на налоговый вычет по НДС.

В этой связи популярной ошибкой налогоплательщика является использование факсимильной подписи на первичном учетном документе. Финансовые власти убеждены в своей позиции, что факсимильная подпись на счетах-фактурах лишает налогоплательщика права на вычет (письмо Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33).

Однако ст. 160 ГК РФ позволяет использовать факсимиле в случаях, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Таким образом, во избежание споров следует либо отказаться от использования факсимильной подписи в документах, либо прямо предусмотреть использование факсимильной копии подписи в договоре с контрагентом.

Налоговые органы, ссылаясь на нормы ст. 169 и ст. 172 НК РФ, часто отказывают налогоплательщикам в вычетах, увеличивая тем самым сумму налога к оплате и начисляя пени и штрафные санкции.

бухгалтерБез помарок

Кассовые и банковские документы исправлять категорически нельзя. Остальные документы можно подвергать исправлениям, но толькопо согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления заверяются подписями тех же лиц, которые составляли документ, с указанием даты исправления. Можно полностью заменять документы на новые, но с теми же реквизитами.

Чаще всего наличие исправлений в счетах-фактурах влечет отказ в возмещении сумм входного НДС. Напомним, что исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправлений (п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, далее — Правила).

Минфин России в письме от 23.10.2008 № 03-07-09/34 советует составлять новый счет-фактуру взамен ошибочного в тех случаях, когда с момента отгрузки товара прошло не более 5 дней.

Налоговые органы против заполнения счетов-фактур «смешанным» способом. Если счет-фактура заполнен частично печатным, частично рукописным текстом, налоговики могут посчитать рукописный текст исправлениями, вносимыми в счет-фактуру, и потребовать заверить эти исправления в установленном законом порядке. Но п. 14 Правил позволяет заполнять счет-фактуру частично с помощью компьютера, частично от руки.

Электронные первичные документы

Первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении нижеприведенных условий:

1. Документ составляется либо по унифицированной форме, либо содержит все необходимые реквизиты;

2. Электронная цифровая подпись должна соответствовать законодательству и на момент подписания документа считаться действительной;

3. Копии цифровых документов на бумажном носителе для остальных участников сделки, а также по требованию контролирующих государственных органов организация изготавливает за свой счет. Такой вывод содержится в письме Минфина от 26.11.2009 № 03-02-08/85.

Трудности перевода

Первичный учетный документ должен быть составлен в валюте РФ, в том числе для целей налогового учета (письмо Минфина РФ от 17.07.2007 № 03-03-06/2/127). В соответствии с п. 1 ст. 8 Закона № 129-ФЗ бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте РФ (в рублях). Минфин РФ в письме от 12.01.2007 № 03-03-04/1/866 указывает, что стоимостными измерителями хозяйственной операции являются российские рубли. На этом основании отсутствие перевода на русский язык иностранных документов, если они выражены в иностранной валюте, по мнению контролирующих органов, является нарушением требований законодательства РФ, предъявляемых к первичным учетным документам.

Минфин РФ в письме от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66 утверждает, что порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский действующим законодательством РФ не регламентируется.

Это утверждение позволяет как обратиться за переводом документа к профессиональному переводчику, так и произвести перевод самостоятельно. Организация может даже определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык, и закрепить это в приказе или ином внутреннем документе.

Что касается счетов-фактур, то в соответствии с п. 7 ст. 169 НК РФ в счете-фактуре могут указываться суммы в иностранной валюте только в случаях, если по условиям сделки обязательство подлежит оплате в иностранной валюте в порядке и на условиях, определенных законом, или в установленном порядке. На соблюдение этого правила налогоплательщику следует обратить пристальное внимание.

Вычет без счета-фактуры

Случается, что командированный сотрудник вместо счета-фактуры получает в гостинице счет и чек, содержащий все необходимые реквизиты и отдельно выделенной строкой НДС. Письмо Минфина от 23.12.2009 № 03-07-11/323 посвящено разъяснениям относительно того, может ли организация учесть входной НДС по услугам по найму жилого помещения в период служебной командировки. Вывод следует исходя из положений ст. 172 НК РФ о том, что вычеты сумм НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при продаже товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов, предусмотренных п. п. 3, 6–8 ст. 171 НК РФ. Выданные документы должны соответствовать установленной форме.

При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Следовательно, при исчислении размера НДС к вычету принимаются суммы этого налога, выделенные отдельной строкой в бланках строгой отчетности установленной формы, выдаваемых гостиницами гражданам, находящимся в служебной командировке. Обратите внимание, что такой вычет возможен только при применении настоящего бланка строгой отчетности. Если форма бланка строгой отчетности не соблюдена, вычет входного НДС невозможен.

Сверчкова Дина Юрьевна, юрист юридической компании «Налоговик»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA