Как правильно сдать электронную отчетность

Правила игры

Представление декларации в электронном виде возможно. Более того, для одних организаций согласно пункту 3 статьи 80 Налогового кодекса соблюдение такого формата является обязательным, для других – добровольным. В любом случае независимо от того, как отправляют документы, порядок и формат представления электронной отчетности регламентирован и является одинаковым для всех. Документов, определяющих порядок действий, при этом несколько. Во-первых, это административный регламент, утвержденный приказом Минфина от 18 января 2008 г. № 9н. Во-вторых, Методические рекомендации по организации электронного документооборота, утвержденные приказом ФНС от 2 ноября 2009 г. № ММ-7-6/534@.

Заметим, что хотя вышеуказанные Методические рекомендации были приняты достаточно давно, фактически они вступили в действие лишь в конце ноября 2010 г. (приказ ФНС РФ от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-6/610@ «О вводе в промышленную эксплуатацию программного обеспечения, реализующего исполнение Методических рекомендаций, утвержденных приказом ФНС от 2 ноября 2009г.№ ММ-7-6/534@»). До этого порядок представления электронной отчетности и необходимые документы определялись приказом ФНС от 6 февраля 2008 г. № ММ-3-6/50

В связи с тем, что новые правила вступили в силу совсем недавно, рассмотрим порядок действий всех участников электронного документооборота более подробно. В первую очередь обратим внимание читателей на то, что в соответствии с новым порядком обязательным участником электронного документооборота теперь является специализированный оператор связи. Ранее, особенно на практике, была возможность представления электронной отчетности напрямую на сервер налоговой инспекции.

Кто во что горазд

Итак, в процессе представления электронной отчетности происходит следующее. Налогоплательщик формирует налоговую декларацию (расчет) в электронном виде (в соответствии с утвержденным форматом и порядком ее заполнения) и подписывает ее ЭЦП (законного или уполномоченного представителя). Формирует информационное сообщение о реквизитах доверенности, выданной представителю (в случае, если ЭЦП принадлежит представителю) и направляет подписанные документы – налоговую декларацию (расчет) плюс информационное сообщение о реквизитах доверенности (если это необходимо) в налоговый орган через спецоператора.

Самое эффективное решение проблемы – не оставлять сдачу отчетности на последние дни. Необходимо иметь в виду, что и у операторов связи могут быть технические сложности, отвечать за которые в конечном итоге придется налогоплательщику.

Спецоператор в течение двух часов фиксирует дату отправки электронного документа (документов), формирует подтверждение даты отправки электронного документа (документов), удостоверяя его своей ЭЦП, направляет подтверждение даты отправки электронного документа (документов), налогоплательщику (представителю) и в налоговый орган.

Внимание! Если декларация будет успешно принята налоговым органом, именно эта дата будет считаться датой ее представления.

Налогоплательщик в течение суток формирует извещение о получении подтверждения даты отправки электронного документа (документов), подписывает его ЭЦП и направляет спецоператору.

Налоговый орган не позднее четырех часов с момента получения электронного документа (документов) налогоплательщика (представителя) осуществляет контроль на его соответствие требованиям пункта 1 раздела I приложения № 6, осуществляет первичный контроль в соответствии с подпунктами 2–5 раздела I приложения № 6.

В случае соответствия – формирует, подписывает и направляет налогоплательщику через спецоператора извещение о получении электронного документа (документов) налогоплательщика (представителя), а спецоператору – извещение о получении подтверждения даты отправки.

В случае несоответствия – формирует сообщение об ошибке, которое направляется зарегистрированному в системе отправителю в открытом (не зашифрованном) виде, формирует уведомление об отказе с указанием причин отказа. Процедура документооборота на этом прекращается.

Если все же случилось так, что в силу каких-либо причин электронная декларация оказалась представленной не вовремя, не сдавайтесь и оспаривайте решение налоговиков в суде. Во всяком случае, штраф можно значительно снизить.

Внимание! Если на этом этапе получено сообщение об ошибке или уведомление об отказе, декларация (расчет) считается представленной с нарушением сроков исполнения электронного документооборота!

При отсутствии оснований для отказа в приеме (в течение четырех часов с момента поступления электронного документа от налогоплательщика) налоговый орган направляет полученные документы для дальнейшей обработки.

Затем, в течение четырех часов с момента поступления в программный комплекс для дальнейшей обработки, проводит окончательный контроль на соответствие требованиям раздела II приложения № 6.

При отсутствии нарушений регистрирует налоговую декларацию (расчет) и формирует квитанцию о приеме.

При выявлении нарушения формирует уведомление об отказе в приеме с указанием причин отказа.

Квитанцию о приеме налоговой декларации или уведомление об отказе не позднее следующего рабочего дня за днем поступления налоговый орган направляет налогоплательщику через спецоператора. Следует учесть, что если на этом этапе получено уведомление об отказе, декларация (расчет) считается не представленной! Декларация представлена, как только плательщиком получена квитанция о приеме. При этом датой представления документов считается дата, указанная в подтверждении спецоператора связи.

По результатам обработки налоговой декларации (расчета) налоговый орган формирует извещение о вводе (или уведомление об уточнении) в случае выявления ошибок, и не позднее следующего рабочего дня, следующего за днем поступления, направляет его налогоплательщику через спецоператора.

Документооборот завершен, если получено извещение о вводе. Уведомление об уточнении означает, что в декларацию необходимо внести уточнения (т. е. представить корректирующий отчет). Соответственно при представлении этих данных действует тот же порядок, что и при представлении основной декларации.

Подведем итоги

Новый порядок существенно пополнил список документов, которыми необходимо обменяться. Разграничил время, отведенное спецоператору и налоговому органу для совершения тех или иных действий. Определил те моменты, когда документооборот является законченным и отчетность представленной. Таким образом, теперь для подтверждения того, что отчетность представлена, налогоплательщик должен иметь: подтверждение отправки от спецоператора связи и квитанцию о приеме. Заканчивается же документооборот извещением о вводе.

Очевидно, что рассмотренный выше порядок существенно усложнил жизнь налогоплательщиков. И ранее часто возникали споры о том, какой день считать датой представления электронной отчетности. Актуально это становилось для тех, кто представлял отчетность в последние дни, а по каким-то причинам (технические сбои, ошибки в представляемых документах и т. д.) налоговые органы в приеме этой отчетности отказывали. Либо – для тех, кто просто не мог по техническим причинам отправить отчетность в ИФНС или даже на сервер спецоператора. В результате, как считали в ИФНС, налогоплательщик нарушал сроки представления отчетности, и естественно, инспекторы пытались его оштрафовать по статье 119 НК РФ.

Как же решались эти проблемы? Во всех случаях время отправки декларации устанавливалось по дате, зафиксированной в подтверждении спецоператора связи. И хотя налоговики настаивали на том, что без протокола контроля отчетность представленной не является, сложившаяся арбитражная практика была однозначна. Если у налогоплательщика на руках было подтверждение спецоператора связи об отправке отчета и если этот отчет был отправлен вовремя, то начисление штрафа за непредставление декларации признавалось неправомерным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 12 марта 2010 г. по делу № А13-5546/2008). Это правило действовало даже в тех случаях, когда декларация была представлена по устаревшему формату (постановления ФАС ЦО от 3 августа 2006 г. № А09-2953/06-29; ФАС ПО от 22 марта 2006 г. № А49-11353/2005; ФАС ЗСО от 24 января 2007 г. № Ф04-8916/2006(30071-А45-41).

Теперь отчет будет считаться не представленным до тех пор, пока налогоплательщик не получит квитанцию о приеме. А сформирована квитанция будет только в том случае, если приемный и программный комплексы на стороне инспекции не выявят определенных ошибок. И они могут быть самыми разными, в частности, декларация может просто не читаться или быть сформированной налогоплательщиком в старом формате. При этом бухгалтер получит либо сообщение об ошибке, либо уведомление об отказе в приеме отчета, где будут перечислены ошибки, из-за которых файл не был принят. И в том, и в другом случае документооборот прекращается. Это означает, что необходимо устранить все ошибки и повторно выслать отчет. На этой стадии отчет считается не представленным. Естественно, если отчетность будет направлена в последний день и окажется не принятой, споров с ИФНС не избежать.

Теперь, для того чтобы иметь гарантии своевременного представления электронной отчетности, декларации необходимо отправлять как минимум за два дня до окончания срока подачи.

Каким образом будет складываться арбитражная практика, теперь предсказать сложно. С одной стороны, по-прежнему в статье 80 НК РФ срок представления электронной декларации определен как дата подтверждения оператора связи. Однако теперь действующие рекомендации прямо определяют: для того чтобы отчет считался принятым, а документооборот – завершенным, налогоплательщику необходимо иметь не только подтверждение спецоператора, но и квитанцию о приеме. Безусловно, вновь введенные правила ухудшают положение налогоплательщиков.

Теперь, для того чтобы иметь гарантии своевременного представления электронной отчетности, декларации необходимо отправлять как минимум за два дня до окончания срока ее подачи. Иначе с учетом времени, отвденного налоговым органам на ее проверку, декларация может оказаться не представленной. Кроме того, учитывая практически повсеместную неготовность налоговых органов обеспечить круглосуточный режим работы программных комплексов, а также отсутствие достаточного количества технических специалистов, проблем у налогоплательщиков прибавится. И вряд ли «нештатные ситуации», предусмотренные Методическими рекомендациями, исправят положение.

Лучшая защита...

Первое и, пожалуй, самое эффективное решение проблемы – не оставлять сдачу отчетности на последние дни. Необходимо иметь в виду, что и у операторов связи могут быть технические сложности, отвечать за которые в конечном итоге придется налогоплательщику. Ведь ответственность за несвоевременное представление декларации возложена именно на него. Особенно это касается тех, чья обязанность направлять электронную отчетность определена Налоговым кодексом. Хотя судьи и считают, что в этом случае организация вправе представить отчетность и на другом носителе (Постановления Президиума ВАС РФ от 17.02.2009 № 11500/08, от 03.02.2009 № 11482/08), все же вероятность судебного разбирательства достаточно высока. Тем более что теперь в НК РФ предусмотрен штраф и за несдачу отчетности именно в электронном виде. Тем же, кто подает электронные декларации в добровольном порядке и оставляет их сдачу на последние дни, можно порекомендовать приносить документы лично или отправить по почте.

Однако ситуации бывают разные. Если все же случилось так, что в силу каких-либо причин электронная декларация оказалась представленной не вовремя, не сдавайтесь и оспаривайте решение налоговиков в суде. Во всяком случае, штраф можно значительно снизить. Как отмечает ВАС РФ (см. постановление от 8 декабря 2009 г.№ ВАС-11019/09), штраф за несдачу декларации не может в разы превышать недоимку. Также при попытке оштрафовать налогоплательщика по статье 119 НК РФ можно сослаться на отсутствие его вины (постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26 марта 2009 г. № 17АП-1692/2009-АК, ФАС Восточно-Сибирского округа от 19 августа 2010 г. по делу № А58-10700/09).

В целом, конечно, представляется очевидным, что после вступления в силу нового порядка, у многих организаций пропадет желание представлять отчетность в электронном виде. Тем более что для большинства, в настоящее время, это все же дело добровольное. Многие вернуться к старому проверенному способу, и вновь станут представлять отчетность с использованием обычной почтовой связи, т.к. плюсов у представления отчетности в электронном виде остается все меньше и меньше.