Командировки: гарантии и выплата компенсаций

В принципе никаких отличий от обычных командировок для длительных поездок законодательством не предусмотрено. За командированным сотрудником должны сохраняться его должность и средний заработок, а потраченные им на исполнение поручения в ходе командировки суммы должны быть возмещены (ст. 167 ТК РФ). При этом, согласно статье 168 Трудового кодекса, в обязательном порядке должны компенсироваться расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные суммы, затраченные работником с разрешения или ведома работодателя. В настоящее время каких-либо норм для выплаты суточных не предусмотрено. Но в любом случае этот нюанс лучше предусмотреть заранее, прописав в договоре с сотрудником порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

Поскольку лимиты суточных не установлены, нет ограничений для их отражения и в налоговом учете.

К сведению

Издержки на длительную командировку участвуют в формировании налогооблагаемой прибыли на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса, как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. На основании данной нормы в равной степени подлежат отражению также затраты:

• на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• на наем жилого помещения и оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями, иные аналогичные платежи и сборы и т. д.

Однако далеко не всегда единовременное списание командировочных расходов в составе текущих затрат столь однозначно, например, если командировка совершается для приобретения основных средств. В письме от 22 декабря 2006 г. № 20-12/115096 специалисты УФНС России по городу Москве отметили: если командировочные расходы были совершены до ввода объекта в эксплуатацию (а иначе в принципе быть не может), то они могут быть включены в первоначальную стоимость объекта и учитываться при налогообложении прибыли посредством механизма амортизации. Интересно, что подобную позицию занимают и некоторые служители Фемиды (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 7 июля 2009 г. по делу № А19-1020/09).

Но в более поздних разъяснениях столичные налоговики все-таки сошлись на том, что командировочные — это отдельная статья затрат, в составе которой нужно списывать соответствующие суммы. И совершенно не обязательно, чтобы такие расходы принимали участие в формировании базы по налогу на прибыль. Такое заявления было сделано в письме УФНС России по городу Москве от 19 мая 2009 г. № 16-15/049826. Причем и у этой точки зрения нашлись «поклонники» среди служителей Фемиды (постановления ФАС Поволжского округа от 15 января 2009 г. по делу № А55-5612/2008, ФАС Уральского округа от 25 августа 2008 г. № Ф09-5967/08-С3 по делу № А76-5611/07, ФАС Московского округа от 26 декабря 2007 г. № КА-А40/13358-07 по делу № А40-72479/06-112-424 и т. д.).

Не имеет значения для организации величина командировочных и с целью уплаты страховых взносов. Согласно пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, командировочные выплаты и компенсации попросту не подпадают под обложение страховыми взносами. Правда, в этом случае есть одно «но». Каждая цифра командировочных должна быть оправдана документально. В противном случае из-под обложения взносами будут высвобождены лишь суммы в пределах установленных законодательством норм.

Важно

Каждая цифра командировочных должна быть оправдана документально. В противном случае из-под обложения взносами будут высвобождены лишь суммы в пределах установленных законодательством норм.

А в настоящее время подобные лимиты установлены только для бюджетников, в результате чего, как утверждают чиновники Минздравсоцразвития России, из-под обложения взносами выводятся все фактически произведенные расходы сотрудника на командировку, компенсируемые впоследствии работодателем (письмо от 11 ноября 2010 г. № 3416-19).

Однако не совсем понятно, что именно чиновники подразумевают под фактически потраченными деньгами — реально израсходованные суммы или те средства, которые могут быть признаны израсходованными на основании документов. Кстати, в более раннем письме от 6 августа 2010 г. № 2538-19 специалисты Минздравсоцразвития России были куда более конкретными, указав, что облагать взносами не требуется только те суммы, обоснованность возмещения которых можно подтвердить документально. Тем не менее полагаем, что инспекторы ПФР и ФСС на местах будут более лояльными, если при обложении взносами командировочных ориентироваться на нормы, разработанные самими работодателями, на которые бы как минимум имелась ссылка в трудовом договоре. Главное, чтобы таковые в организации оказались...

Кроме того, если речь будет заходить о суммах командировочных, упоминаний о которых в статье 9 Закона № 212-ФЗ не содержится, их все-таки придется включать в базу для расчета взносов (письмо Минздравсоцразвития России от 26 мая 2010 г. № 1343-19). А вот размер в данном случае не имеет значения.

Платит сотрудник?

Если для организации в целях обложения командировочных взносами и учета их при налогообложении прибыли размер подобных выплат значения практически не имеет, для работника ситуация обстоит диаметрально противоположным образом. Ведь на кону стоит вопрос уплаты НДФЛ, освобождение от которого может происходить исключительно в рамках установленных лимитов. Во всяком случае, это правило касается суточных и платы за жилье.

Так, в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса при оплате расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной поездке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки. Те же лимиты действуют и в отношении компенсации за найм жилых помещений, если данные расходы не подтверждены документально. Если же «бумажная» аргументация произведенных трат на жилье имеется, то из-под обложения НДФЛ выводится вся компенсированная работодателем сумма.

Интересно, что суммы возмещений, связанных с командировкой, могут освобождаться от обложения НДФЛ в полном объеме, отнюдь не только как командировочные. В частности, в письме от 17 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-311 чиновники Минфина России дали «добро» на освобождение от налога на доходы физлиц возмещения расходов в виде суммы страхового взноса по договору добровольного личного страхования пассажиров на транспорте от несчастных случаев. Несмотря на то что такие затраты произведены в рамках командировки, по мнению финансового ведомства, это не что иное, как личное страхование, которое не подпадает под НДФЛ на основании пункта 3 статьи 213 Налогового кодекса.

Помимо несоблюдения лимитов командировочных выплат сотрудники могут поплатиться из-за слишком долгого нахождения в командировке, если таковая проходит вне границ нашей страны. Если окажется, что из-за загранкомандировки сотрудник находится в России менее чем 183 дня за последние 12 месяцев, он лишится статуса налогового резидента. Что это значит? Только то, что его доходы, полученные от источников в Российской Федерации, будут облагаться по ставке 30 процентов, а не 13 процентов, как это было прежде. И так будет до тех пор, пока он не «высидит» в отчизне после возвращения те же 183 дня за следующие подряд 12 месяцев. Кроме того, есть риск, что и часть выплачиваемых ему командировочных, в части превышения установленных норм, также будет облагаться 30-процентным НДФЛ. Мало того, все выплачиваемые командированным за рубеж сотрудникам средства, согласно мнению финансового ведомства, считаются доходом, полученным от источников в России и облагаемых по ставке 30 процентов. Такое заявление было сделано Минфином России в письме от 24 марта 2010 г. № 03-04-06/6-48.

Хотя по сути если не гарантированные компенсации, то хотя бы сохраненный за сотрудником по месту работы средний заработок можно было бы признать полученным за границей: согласно подпункту 6 пункта 3 статьи 208 Налогового кодекса, вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей за рубежом считается доходом, заработанным вне источников РФ. Особо спорить с данным фактом чиновники не стали, сделав, однако, приписку: данное правило работает, только когда в трудовом договоре с сотрудником прописано, что все трудовые обязанности он выполняет на территории иностранного государства (письма Минфина России от 14 августа 2009 г. № 03-04-05-01/631 и от 21 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/101). Вот и получается, как в той загадке про лампочку: висит груша, а не скушать...

М. Лоскутова, редактор-эксперт