Ваша фирма решила обеспечить сотрудников профессиональной информацией
16.11.2010 распечататьРабота бухгалтера требует постоянного внимания за меняющимися нормативными актами. Но. кроме бухгалтеров, зачастую следить за тенденциями в своей сфере необходимо и работникам других областей. Облегчить их участь в вопросе самостоятельного повышения квалификации призваны электронные и печатные профессиональные издания. Разберемся с часто встречающимися способами обеспечить сотрудников актуальной профессиональной информацией.
Покупаем «электронную информацию»
Как правило, при покупке справочно-правовых систем (СПС) компании приобретают неисключительные права на использование программы. Порядок списания стоимости программы будет зависеть от того, указан в договоре срок использования или нет. Если он указан, то стоимость будет списываться равными долями в течение всего срока.
Если конкретный срок не указан, компании предстоит самой установить его приказом руководителя.
Главное условие для учёта понесённых расходов на справочно-правовую систему — это принадлежность его к процессу производства и реализации продукции компании, приобретающей СПС.
Очевидно, что расходы на справочно-информационную систему в компании, не содержащей в штате юристов и отдающих бухгалтерию на аутсорсинг, покажутся при проверке сомнительными.
Расходы на справочно-правовые системы делятся на расходы на приобретение самой программы и на последующее её обслуживание, которое осуществляется путём обновления имеющихся баз данных.
В бухгалтерском учёте списывать расходы на справочно-правовые системы необходимо в течение срока, на который они приобретены. Если указания срока в договоре нет, то организации следует самостоятельно определить предполагаемое время его использования и утвердить его приказом руководителя. Как правило, срок, в течение которого организация имеет право на пользование программой, указывается в договоре.
Для налогоплательщиков, применяющих УСН с базой «доходы уменьшенные на величину расходов», был спорным вопрос, можно ли учитывать в составе расходов затраты на приобретение и обновление справочно-информационных систем. Минфин по этому поводу придерживается мнения, что данные расходы соответствуют пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ и могут приниматься для расчёта налогооблагаемой базы (Письмо от 28.12.2005 г. № 03-11-04/2/163 и от 15.12.2005 г. № 03-11-04/2/149). А вот налоговики по данным расходам занимают противоречивую позицию.
Так, в Письме УФНС России по г. Москве от 23.01.2006 г. № 18-11/3/3684 говорится о том, что справочно-правовая система содержит представленную в электронном виде информацию о законодательных и иных нормативных правовых актах федерального и регионального уровней, а также комментарии к ним. Учитывая это, затраты по её обновлению являются расходами на приобретение информационных услуг, которые не предусмотрены перечнем, установленным п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Поэтому расходы по обновлению справочно-правовой системы не могут учитываться при исчислении налоговой базы при применении УСН.
Однако это же ведомство в Письме от 23.08.2006 г. № 18-11/3/74444@ признаёт, что в соответствии с пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ к расходам относятся затраты, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям). К указанным затратам относятся также расходы на обновление программ для ЭВМ и баз данных.
Следовательно, организация вправе отнести к расходам, учитываемым при исчислении налоговой базы при применении УСН, затраты по ежемесячному обновлению используемой справочно-правовой системы.
В данном разногласии суд встаёт на сторону налогоплательщика и признаёт затраты на обновление справочно-информационной системы попадающими под пп. 19 ст. 346.16 НК РФ (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 18.04.2007 г. № Ф08-1865/2007-774А).
В соответствии с п. 39 ПБУ 14/2007 нематериальные активы, полученные в пользование, учитываются пользователем на забалансовом счёте по стоимости, установленной в договоре.
При этом платежи за предоставленное право использования справочно-правовой системой, производимые в виде периодических платежей в сроки, установленные договором, включаются пользователем в расходы отчётного периода. Эти платежи отражаются в бухгалтерском учёте пользователя как расходы будущих периодов и подлежат списанию в течение срока действия договора.
Пример
ООО «Пользователь» приобрело справочно-правовую систему и одновременно оплатило её обновление в течение года.
Срок использования программы составляет 3 года. Стоимость программы — 21 240 руб. в том числе НДС 3 240 руб.
Стоимость ежемесячного обновления составила 295 руб., в том числе НДС 45 руб.
Для отражения стоимости программы целесообразно открыть забалансовый счёт 012 «Нематериальные активы на праве пользования»
Дебет 012
18 000 руб. - отражена стоимость нематериального актива;
Дебет 60 Кредит 51
21 240 руб. – оплачена справочно-правовая система;
Дебет 97 Кредит 60
18 000 руб. – расходы на приобретение программы отнесены в состав расходов будущих периодов;
Дебет 19 Кредит 60
3 240 руб. – учтён НДС по приобретённой программе;
Дебет 68 Кредит 19
3 240 руб. - произведён налоговый вычет.
При очередном обновлении на основании акта будет списываться стоимость обновления:
Дебет 26 Кредит 60
250 руб. – отражены расходы на обновление программы (3 000 руб. : 12 мес.);
Дебет 68 Кредит 19
45 руб. – принята к вычету сумма НДС.
Подписка на периодические издания
Многие организации осуществляют подписку на периодические издания: газеты или журналы на профессиональную тематику.
Как известно, периодические издания организация может выписывать, а может приобретать в розничной торговле. В любом случае при приобретении периодики, чтобы учесть данные расходы в качестве таковых в целях налогообложения прибыли, необходимо, чтобы эти расходы были обоснованны и документально подтверждены.
Для того чтобы расходы не вызвали подозрений у налоговых органов в части своей экономической обоснованности необходимо, чтобы периодические издания, которые выписывает или покупает организация были именно производственной направленности или носить общехозяйственную специфику, как правило, это газеты и журналы для управленческого персонала, кадровых, экономических отделов и служб.
Для большей наглядности экономической обоснованности можно также прописать в должностных инструкциях работников пункт о самостоятельном повышении квалификации путём чтения периодической литературы.
Документально подтвердить осуществлённые на приобретение или подписку расходы можно стандартными документами. Отличаться они будут только при различных способах приобретения газет или журналов.
Так, при подписке организация при перечислении средств получит от издательства счёт-фактуру. А при получении очередного номера газеты или журнала — накладную, где будет указано, за какой месяц поступило издание. Накладная будет являться основанием для списания суммы расходов, приходящихся на данный его номер.
При покупке очередного номера газеты или журнала в сети розничной торговли подтверждением осуществлённых расходов будет являться кассовый чек, товарный чек.
В случае невыполнения издательством условий договора и не поставки журналов или газет денежные средства, переданные за подписку, можно вернуть обратно. В данном случае затраты на подписку признаются в составе выданных авансов.
В учёте затраты на подписку отражаются следующим образом:
Дебет 60 субсчёт «Авансы выданные» Кредит 51 — перечислены деньги за подписку.
При поступлении очередного номера журнала или газеты вместе с ним от поставщика должна поступить накладная и счёт-фактура, на основании которой можно принять НДС к вычету:
Дебет 26 Кредит 60 — отнесена на затраты стоимость очередного номера газеты или журнала;
Дебет 19 Кредит 60 — НДС со стоимости номера;
Дебет 60 Кредит 60 субсчёт «Авансы выданные» - зачтена часть предоплаты в сумме номера журнала;
Дебет 68 субсчёт НДС Кредит 19 — произведён вычет НДС.
В случаях, подписку оформляет сотрудник компании на своё имя и на свой домашний адрес, при учёте могут возникнуть вопросы. Затраты, которые работник осуществляет из собственных средств, организация компенсирует ему в последующем. Суть вопроса в данном случае такова: нужно ли облагать эти суммы выплат НДФЛ? Иными словами, являются ли они извлечением выгоды работника в личных целях или нет?
Бытует мнение, что если сотрудник выписывает периодические издания на свой адрес и фирма компенсирует затраты на такую подписку, то это является личным интересом в получении данных изданий. Соответственно, возникает доход в натуральной форме, который нужно обложить НДФЛ.
По данному вопросу имеется судебное решение, которое признаёт компенсацию затрат сотрудника на подписку выплатой, не облагаемой НДФЛ (Постановление ФАС Уральского округа от 26.01.2009 г. № Ф09-10500/08-С3). При проверке основанием для доначисления НДФЛ послужили выводы инспекции о необоснованном неудержании обществом указанного налога с доходов физического лица за выписанные периодические издания в связи с тем, что они выписывались на адрес работника общества — физического лица.
В силу пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе, коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.
Суд признал начисление инспекцией НДФЛ неправомерным, потому как сотрудник, являясь бухгалтером данной компании, выписывал журналы на бухгалтерскую же тематику, то есть для использования в своей профессиональной деятельности в этой компании. Кроме того, им были получены деньги из кассы под отчёт, что подтверждается соответствующим авансовым отчётом, где указано, что деньги выданы бухгалтеру для оформления подписки на журналы.
Помимо всего прочего, подписка была оформлена по индексам и тарифам, предназначенным именно для юридических, а не для физических лиц. На основании этих фактов судьи пришли к выводу, что подписка не носит характер личной выгоды сотрудника и осуществляется в интересах компании.
Подводя итог, следует отметить, что, если подписка осуществляется сотрудником организации и ему выплачивается компенсация, то стоит учесть некоторые моменты:
лучше, чтобы издания определённой тематики выписывал сотрудник, непосредственно связанный с этой областью. Другими словами, чтобы журнал или газету на бухгалтерскую тематику выписывал бухгалтер, а не, к примеру, подсобный работник.
Так как периодические издания выписываются организацией, то это должно осуществляться по индексам и тарифам, предназначенным для юридических лиц.
В первичных документах, связанных с выдачей денег, должно быть указано, что они выделены из бюджета на оформление подписки на периодические издания для нужд организации.
Кроме того, экономическую обоснованность затрат на подписку следует лишний раз подтвердить, указав в документах, регламентирующих рабочий процесс, о необходимости повышать квалификацию работников чтением актуальной профессиональной литературы.
Надежда Широбокова
Материалы предоставлены редакцией журнала "Московский бухгалтер"
Как правило, при покупке справочно-правовых систем (СПС) компании приобретают неисключительные права на использование программы. Порядок списания стоимости программы будет зависеть от того, указан в договоре срок использования или нет. Если он указан, то стоимость будет списываться равными долями в течение всего срока.
Если конкретный срок не указан, компании предстоит самой установить его приказом руководителя.
Главное условие для учёта понесённых расходов на справочно-правовую систему — это принадлежность его к процессу производства и реализации продукции компании, приобретающей СПС.
Очевидно, что расходы на справочно-информационную систему в компании, не содержащей в штате юристов и отдающих бухгалтерию на аутсорсинг, покажутся при проверке сомнительными.
Расходы на справочно-правовые системы делятся на расходы на приобретение самой программы и на последующее её обслуживание, которое осуществляется путём обновления имеющихся баз данных.
В бухгалтерском учёте списывать расходы на справочно-правовые системы необходимо в течение срока, на который они приобретены. Если указания срока в договоре нет, то организации следует самостоятельно определить предполагаемое время его использования и утвердить его приказом руководителя. Как правило, срок, в течение которого организация имеет право на пользование программой, указывается в договоре.
Для налогоплательщиков, применяющих УСН с базой «доходы уменьшенные на величину расходов», был спорным вопрос, можно ли учитывать в составе расходов затраты на приобретение и обновление справочно-информационных систем. Минфин по этому поводу придерживается мнения, что данные расходы соответствуют пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ и могут приниматься для расчёта налогооблагаемой базы (Письмо от 28.12.2005 г. № 03-11-04/2/163 и от 15.12.2005 г. № 03-11-04/2/149). А вот налоговики по данным расходам занимают противоречивую позицию.
Так, в Письме УФНС России по г. Москве от 23.01.2006 г. № 18-11/3/3684 говорится о том, что справочно-правовая система содержит представленную в электронном виде информацию о законодательных и иных нормативных правовых актах федерального и регионального уровней, а также комментарии к ним. Учитывая это, затраты по её обновлению являются расходами на приобретение информационных услуг, которые не предусмотрены перечнем, установленным п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Поэтому расходы по обновлению справочно-правовой системы не могут учитываться при исчислении налоговой базы при применении УСН.
Однако это же ведомство в Письме от 23.08.2006 г. № 18-11/3/74444@ признаёт, что в соответствии с пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ к расходам относятся затраты, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям). К указанным затратам относятся также расходы на обновление программ для ЭВМ и баз данных.
Следовательно, организация вправе отнести к расходам, учитываемым при исчислении налоговой базы при применении УСН, затраты по ежемесячному обновлению используемой справочно-правовой системы.
В данном разногласии суд встаёт на сторону налогоплательщика и признаёт затраты на обновление справочно-информационной системы попадающими под пп. 19 ст. 346.16 НК РФ (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 18.04.2007 г. № Ф08-1865/2007-774А).
В соответствии с п. 39 ПБУ 14/2007 нематериальные активы, полученные в пользование, учитываются пользователем на забалансовом счёте по стоимости, установленной в договоре.
При этом платежи за предоставленное право использования справочно-правовой системой, производимые в виде периодических платежей в сроки, установленные договором, включаются пользователем в расходы отчётного периода. Эти платежи отражаются в бухгалтерском учёте пользователя как расходы будущих периодов и подлежат списанию в течение срока действия договора.
Пример
ООО «Пользователь» приобрело справочно-правовую систему и одновременно оплатило её обновление в течение года.
Срок использования программы составляет 3 года. Стоимость программы — 21 240 руб. в том числе НДС 3 240 руб.
Стоимость ежемесячного обновления составила 295 руб., в том числе НДС 45 руб.
Для отражения стоимости программы целесообразно открыть забалансовый счёт 012 «Нематериальные активы на праве пользования»
Дебет 012
18 000 руб. - отражена стоимость нематериального актива;
Дебет 60 Кредит 51
21 240 руб. – оплачена справочно-правовая система;
Дебет 97 Кредит 60
18 000 руб. – расходы на приобретение программы отнесены в состав расходов будущих периодов;
Дебет 19 Кредит 60
3 240 руб. – учтён НДС по приобретённой программе;
Дебет 68 Кредит 19
3 240 руб. - произведён налоговый вычет.
При очередном обновлении на основании акта будет списываться стоимость обновления:
Дебет 26 Кредит 60
250 руб. – отражены расходы на обновление программы (3 000 руб. : 12 мес.);
Дебет 68 Кредит 19
45 руб. – принята к вычету сумма НДС.
Подписка на периодические издания
Многие организации осуществляют подписку на периодические издания: газеты или журналы на профессиональную тематику.
Как известно, периодические издания организация может выписывать, а может приобретать в розничной торговле. В любом случае при приобретении периодики, чтобы учесть данные расходы в качестве таковых в целях налогообложения прибыли, необходимо, чтобы эти расходы были обоснованны и документально подтверждены.
Для того чтобы расходы не вызвали подозрений у налоговых органов в части своей экономической обоснованности необходимо, чтобы периодические издания, которые выписывает или покупает организация были именно производственной направленности или носить общехозяйственную специфику, как правило, это газеты и журналы для управленческого персонала, кадровых, экономических отделов и служб.
Для большей наглядности экономической обоснованности можно также прописать в должностных инструкциях работников пункт о самостоятельном повышении квалификации путём чтения периодической литературы.
Документально подтвердить осуществлённые на приобретение или подписку расходы можно стандартными документами. Отличаться они будут только при различных способах приобретения газет или журналов.
Так, при подписке организация при перечислении средств получит от издательства счёт-фактуру. А при получении очередного номера газеты или журнала — накладную, где будет указано, за какой месяц поступило издание. Накладная будет являться основанием для списания суммы расходов, приходящихся на данный его номер.
При покупке очередного номера газеты или журнала в сети розничной торговли подтверждением осуществлённых расходов будет являться кассовый чек, товарный чек.
В случае невыполнения издательством условий договора и не поставки журналов или газет денежные средства, переданные за подписку, можно вернуть обратно. В данном случае затраты на подписку признаются в составе выданных авансов.
В учёте затраты на подписку отражаются следующим образом:
Дебет 60 субсчёт «Авансы выданные» Кредит 51 — перечислены деньги за подписку.
При поступлении очередного номера журнала или газеты вместе с ним от поставщика должна поступить накладная и счёт-фактура, на основании которой можно принять НДС к вычету:
Дебет 26 Кредит 60 — отнесена на затраты стоимость очередного номера газеты или журнала;
Дебет 19 Кредит 60 — НДС со стоимости номера;
Дебет 60 Кредит 60 субсчёт «Авансы выданные» - зачтена часть предоплаты в сумме номера журнала;
Дебет 68 субсчёт НДС Кредит 19 — произведён вычет НДС.
В случаях, подписку оформляет сотрудник компании на своё имя и на свой домашний адрес, при учёте могут возникнуть вопросы. Затраты, которые работник осуществляет из собственных средств, организация компенсирует ему в последующем. Суть вопроса в данном случае такова: нужно ли облагать эти суммы выплат НДФЛ? Иными словами, являются ли они извлечением выгоды работника в личных целях или нет?
Бытует мнение, что если сотрудник выписывает периодические издания на свой адрес и фирма компенсирует затраты на такую подписку, то это является личным интересом в получении данных изданий. Соответственно, возникает доход в натуральной форме, который нужно обложить НДФЛ.
По данному вопросу имеется судебное решение, которое признаёт компенсацию затрат сотрудника на подписку выплатой, не облагаемой НДФЛ (Постановление ФАС Уральского округа от 26.01.2009 г. № Ф09-10500/08-С3). При проверке основанием для доначисления НДФЛ послужили выводы инспекции о необоснованном неудержании обществом указанного налога с доходов физического лица за выписанные периодические издания в связи с тем, что они выписывались на адрес работника общества — физического лица.
В силу пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе, коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.
Суд признал начисление инспекцией НДФЛ неправомерным, потому как сотрудник, являясь бухгалтером данной компании, выписывал журналы на бухгалтерскую же тематику, то есть для использования в своей профессиональной деятельности в этой компании. Кроме того, им были получены деньги из кассы под отчёт, что подтверждается соответствующим авансовым отчётом, где указано, что деньги выданы бухгалтеру для оформления подписки на журналы.
Помимо всего прочего, подписка была оформлена по индексам и тарифам, предназначенным именно для юридических, а не для физических лиц. На основании этих фактов судьи пришли к выводу, что подписка не носит характер личной выгоды сотрудника и осуществляется в интересах компании.
| Лучше, чтобы издания определённой тематики выписывал сотрудник, непосредственно связанный с этой областью.
|
Подводя итог, следует отметить, что, если подписка осуществляется сотрудником организации и ему выплачивается компенсация, то стоит учесть некоторые моменты:
лучше, чтобы издания определённой тематики выписывал сотрудник, непосредственно связанный с этой областью. Другими словами, чтобы журнал или газету на бухгалтерскую тематику выписывал бухгалтер, а не, к примеру, подсобный работник.
Так как периодические издания выписываются организацией, то это должно осуществляться по индексам и тарифам, предназначенным для юридических лиц.
В первичных документах, связанных с выдачей денег, должно быть указано, что они выделены из бюджета на оформление подписки на периодические издания для нужд организации.
Кроме того, экономическую обоснованность затрат на подписку следует лишний раз подтвердить, указав в документах, регламентирующих рабочий процесс, о необходимости повышать квалификацию работников чтением актуальной профессиональной литературы.
Надежда Широбокова
Материалы предоставлены редакцией журнала "Московский бухгалтер"
