Доставка персонала к месту работы: 100 процентов доказательства

Чтобы понять, какими налогами необходимо облагать перевозку сотрудников, а какими нет, важно, во-первых, определить причины такой транспортировки, а во-вторых, правильно оформить эту процедуру документально.

Доказательство № 1: производственные нужды «защитят» от ЕСН и НДФЛ

Прежде чем начислять ЕСН и удерживать НДФЛ с выплат по транспортировке сотрудников, нужно установить, могут ли сотрудники добраться до работы общественным транспортом.

Если такая возможность отсутствует, то предоставление транспорта не может рассматриваться как оплата услуг, предназначенная работнику. Поэтому расходы по доставке будут считаться обычными производственными расходами фирмы (письма Минфина России от 4 декабря 2006 г. № 03-03-05/21, от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247, от 24 декабря 2007 г. № 03-04-06-02/226, от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435).

Арбитры в этом случае также придерживаются мнения, что доставка персонала относится к расходам, связанным с производственной деятельностью предприятия. Об этом свидетельствует постановление Президиума ВАС РФ от 27 февраля 2006 г. № 10847/05 по делу № А65-20137/2004-СА1-19.

Судьи считают, что организация транспорта к месту работы не является ни доходом работника в натуральной форме, ни выплатой в качестве вознаграждения за выполненные работы или оказанные услуги по трудовым или гражданско-правовым договорам. Это происходит, к примеру, при удаленности места работы (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 5 декабря 2007 г. № Ф04-8288/2007(40650-А27-41) по делу № А27-3660/2007-2), или если населенный пункт, где находится предприятие, не в состоянии обеспечить его рабочей силой, или если из-за нерегулярного движения транспорта сотрудники не могут прибыть к началу рабочей смены (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 4 декабря 2007 г. № Ф08-7827/07-2925А по делу № А32-25021/2006-4/354-2007-4/297).

В таких случаях расходы на перевозку сотрудников до места работы и обратно не облагаются ЕСН и НДФЛ. И наоборот — если доставка персонала не обусловлена производственной необходимостью, сотрудники могут самостоятельно обычным транспортом добраться до работы, то возникает облагаемая база по этим налогам. В частности, организация проезда на рейсовом транспорте рассматривается чиновниками как оплата фирмой услуг за работника в его интересах и облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 17 августа 2007 г. № 03-04-06-02/152).

Следует иметь в виду, что если при исчислении налога на прибыль не учитывать расходы по транспортировке, то ЕСН такие выплаты облагаться не будут (п. 3 ст. 236 НК РФ). Подтверждением этому может служить постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 февраля 2006 г. по делу №  А66-7052/2005.

Доказательство № 2: договор в помощь

Чтобы включить расходы по доставке сотрудников в налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо прописать условие об их доставке до места работы в трудовых или коллективных договорах. Или затраты на проезд (как и в случае с ЕСН и НДФЛ) должны быть обусловлены технологическими особенностями производства. Ведь согласно пункту 26 статьи 270 Налогового кодекса, расходы на оплату проезда к месту работы и обратно общественным транспортом, специальными маршрутками или ведомственным транспортом не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Однако чиновники настаивают, чтобы независимо от технологических особенностей производства фирма указывала факт доставки персонала в договорах. Иначе понесенные затраты не будут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль (письма Минфина России от 4 декабря 2006 г. № 03-03-05/21, от 11 июня 2006 г. № 03-03-04/1/435, письмо УФНС по городу Москве от 14 апреля 2006 г. № 21-11/31024@).

В то же время данная позиция никак не следует из положений статьи 270 Налогового кодекса. Ведь в ней нет требования об обязательном выполнении и того и другого условия. Поэтому, чтобы признать затраты на доставку сотрудников в качестве расходов, достаточно соответствующих особенностей производства (постановления ФАС Поволжского округа от 13 марта 2008 г. по делу № А55-8279/07, ФАС Уральского округа от 17 декабря 2007 г. № Ф09-10398/07-С3 по делу № А60-9282/07). Подробнее о налогообложениии расходов на доставку сотрудников см. таблицу.

Под технологическими особенностями производства следует понимать круглосуточный непрерывный производственный процесс, сменную работу, в том числе включающую ночные смены, а также удаленность производственных площадей от жилого массива и маршрутов автотранспорта общего пользования. Такая классификация дана в постановлениях ФАС Поволжского округа от 15 марта 2007 г. по делу № А65-42354/2005-СА1-37 и от 27 февраля 2006 г. по делу № А65-6046/2005-СА2-9.

Не всегда требуется условие полного отсутствия общественного транспорта. Показательно постановление ФАС Уральского округа от 24 ноября 2003 г. по делу № Ф09-3581/03-АК. В нем говорится, что имеющийся транспорт оказался не в состоянии привозить всех работников на производство к началу смены. Чтобы обеспечить своевременную доставку работников предприятия на производство и обратно, общество было вынуждено заключить договор с транспортной конторой.

Более того, при наличии должного объяснения суд может признать обоснованной доставку сотрудников даже из других городов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12 марта 2008 г. № Ф04-1658/2008(1915-А27-40) по делу № А27-6746/2007-2).

Доказательство № 3: расходы обоснует расчет

Перевозку работников надо оформить документально. Прежде всего необходимо иметь технико-экономический расчет. Такое условие установил ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 28 августа 2006 г. № Ф04-4365/2005(25655-А81-33) по делу № А81-3809/4471А-04 для вахтового метода работы. Однако оно может быть применимо и при работе предприятия на обычном режиме.

Предположим, что общественный транспорт до предприятия не предусмотрен или он не ходит в то время, когда часть сотрудников начинает или завершает работу при круглосуточной работе. Тогда в расчете необходимо указать, почему для доставки персонала целесообразно использовать собственный либо наемный транспорт. В нем как раз и будут учтены время начала и окончания работы, удаленность предприятия, то есть технологические особенности. В нем также нужно указать численность сотрудников, их время и место потенциальных посадок и высадок, в зависимости от места их жительства или ближайшего к предприятию места, доступного для общественного транспорта.

Если до предприятия ходит общественный транспорт, то целью расчета будет доказать, что, учитывая расписание движения транспорта и его вместимость, все или отдельные сотрудники организации (например, сотрудники определенной смены) не смогут добраться на работу вовремя.

Далее на основании расчета экономической службы или бухгалтерии следует издать приказ о целесообразности доставки сотрудников до места работы и обратно. В нем необходимо указать, каким конкретно способом она будет осуществляться. Например, приказ может начаться с такой формулировки: «В целях обеспечения своевременной доставки к началу рабочей смены сотрудников приказываю организовать транспортировку сотрудников... (далее указание ее способа)».

В трудовом или коллективном договоре желательно также указать на обязанность доставки сотрудников до места работы при соблюдении определенных условий. Если часть сотрудников необходимо привозить издалека и такая доставка будет дорогостоящей, кадровой службе целесообразно подготовить дополнительную справку о том, что набрать сотрудников на эти должности поблизости невозможно.

Итак, доставка сотрудников к месту работы в договорах предусмотрена, приказ о ее целесообразности подписан, технико-экономический расчет готов. Таким образом, понесенные расходы осуществлены в производственных целях, а не в интересах работника. Значит, они не облагаются ЕСН, НДФЛ и их можно учесть при расчете налога на прибыль.

С. Горячев, аудитор ООО «С.А. Партнерство»