«Командировочный» авансовый отчет
15.02.2008 распечататьПоездка персонала в командировки — обычное џвление длџ многих организаций. Бухгалтеру же нужно проследить, чтобы командируемые лица вовремя отчитались по полученным денежным средствам и сдали правильно заполненные авансовые отчеты. Рассмотрим порядок заполнения таких отчетов на примере.
Работник, вернувшийся из командировки, должен не позднее трех рабочих дней после возвращения составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию. К нему также прилагаются «оправдательные» документы: билеты на проезд, счета на оплату жилья и т. д.
«Руководство к действию»
Рассмотрим порядок принятия к учету авансового отчета сотрудника:
1. Выдача наличных денег под отчет.
Основание — командировочное удостоверение или приказ руководителя организации о направлении работника в служебную командировку.
2. Возвращение сотрудника из командировки.
3. Составление подотчетным лицом авансового отчета и сдача его в бухгалтерию не позднее трех дней после возвращения.
Если денег потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращаетсџ в кассу по приходному кассовому ордеру.
Если денег потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
4. Проверка бухгалтером целевого расходования средств, выданных командируемому работнику.
5. Проверка бухгалтером наличия всех оправдательных документов, подтверждающих расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и другие).
6. На лицевой и оборотной сторонах авансового отчета бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету, и корреспондирующие счета (субсчета).
7. Руководитель или уполномоченное на это лицо утверждает проверенный авансовый отчет.
8. Авансовый отчет принимается к учету.
Пример
Менеджер отдела продаж А. Иванов был направлен в служебную командировку (по территории России).П возвращении из нее 19 марта 2007 года сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет № 15. К нему он приложил авиационный билет на сумму 3780 руб. и чек контрольно-кассовой машины (ККМ) на оплату услуг гостиницы на сумму 6720 руб.
Образец заполнения авансового отчета в формате PDF (2 473 КБ).
Внимание
Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии его полного отчета по ранее полученному авансу. Если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммы не допускается.
Если сотрудник не вернул «излишки»
В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться статьей 137 Трудового кодекса, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.
В частности, удержания из заработной платы работника могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, следует получить его письменное согласие.
Заполняем отчет
Форма авансового отчета (№ АО-1) утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Авансовый отчет представлџет собой двусторонний документ, который заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона бланка, графы 1–6) и бухгалтером организации (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Он может быть заполнен как на бумажном, так и на машинном носителе.
Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке.
Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Внизу лицевой части авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ и т. д.), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
