Регистры бухучета: как «не провиснуть» при проверке?

Регистры бухучета: как «не провиснуть» при проверке?

30.01.2008

Когда на предприятии проходит налоговая проверка, перед бухгалтерией зачастую возникает вопрос о том, какие документы вправе истребовать инспекторы. Минфин напомнил, что контролеров интересуют данные не только налогового, но и бухгалтерского учета.

Данные учета — налоговикам

Бухучет призван обеспечить информацией внутренних и внешних пользователей бухгалтерской отчетности. Это необходимо для контроля за целесообразностью осуществляемых фирмой хозяйственных операций, наличием и движением имущества и обязательств, а также для использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов бизнеса (п. 3 ст. 1 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

В письме Минфина от 4 декабря 2007 г. № 03-02-07/1-468 чиновники уточнили, что организации исчисляют базу по налогу на прибыль по итогам отчетного периода, основываясь на данных налогового учета (ст. 313 НК). Они представляют собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль. Налоговый учет основывается на данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым кодексом. И если в регистрах бухучета недостаточно информации для определения налоговой базы, организация вправе самостоятельно дополнить применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельные регистры налогового учета (гл. 25 НК).

В свою очередь, регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности (п. 1 ст. 10 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Учитывая, что регистры налогового учета формируются на основании первичных учетных документов и данных, отраженных в регистрах бухучета, налоговые органы в целях осуществления контроля за уплатой налогов вправе истребовать у организации данные налогового и бухгалтерского учета, а также отчетности (письмо Минфина от 4 декабря 2007 г. № 03-02-07/1-468).

Сведения под защитой

В регистрах бухгалтерского учета содержится масса информации о хозяйственной деятельности предприятия. Эти сведения предназначены для систематизации и накопления данных, которые содержатся в первичных документах.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, и других видах носителей информации. Однако широко применяются только два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В первых отражается движение денежных средств на расчетном счете и кассовые операции. Вторые способствуют улучшению и упрощению учета, а также сокращают количество учетных записей. Вспомогательные ведомости также называют накопительными. Наиболее широко вспомогательные ведомости применяются при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета, являясь одновременно и регистрами аналитического учета.

Независимо от применяемой системы налогообложения регистры бухгалтерского учета должны вестись в каждой фирме. Например, именно на основе регистра составляются книги доходов и расходов. Их потребуют предоставить контролеры в случае налоговой проверки, утверждает главный бухгалтер одной из столичных строительных фирм Наталья Сергеева:

— Организация, применяющая упрощенную систему налогообложения, обязана предоставить Книгу доходов и расходов, ведение которой весьма затруднительно при отсутствии бухгалтерских регистров. Об этом говорится в пункте 5 статьи 23 Налогового кодекса.

Организация обязана обеспечить должный режим хранения бухгалтерских регистров. Согласно закону от 29 мая 2002 г. № 57-ФЗ, это необходимо, чтобы обезопасить регистры от несанкционированных исправлений.

Сведения, содержащиеся в бухгалтерских регистрах, находятся под защитой законодательства. В пункте 2 статьи 3 Закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» указано, что финансово–экономическая информация, имеющая действительную или потенциальную ценность в силу ее неизвестности третьим лицам, является коммерческой тайной, рассказывает юрист представительства фирмы «Мерц Фарма ГмбХ и Ко. КГаА» Олег Емельянов:

— К документам, охраняемым режимом коммерческой тайны, могут быть отнесены любые документы, которые включены организацией в перечень сведений, составляющих такую тайну. Исключение составляют данные, которые содержатся в учредительных документах организации, а также документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры. Также под действие Закона «О коммерческой тайне» не подпадают сведения, которые содержатся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности.

Исправление ошибок в реестре

До проставления итогов исправление обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета ошибок происходит в определенном порядке. Ошибочную запись необходимо зачеркнуть красными чернилами, а правильную сумму привести над зачеркнутой черными.

Если ошибка обнаружена в Журнале-ордере после проставления в нем итогов, но до внесения их в Главную книгу, исправление должно быть сделано в предусмотренных после итогов свободных строках или графах. После записи в Главную книгу итогов журналов-ордеров никакие исправления в них не допускаются. Необходимые уточнения оборотов оформляются специально составляемой бухгалтерской справкой. Данные справки заносятся в Главную книгу обособленно.

Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в журналах-ордерах дополнительной записью (уменьшение оборотов необходимо отметить красными чернилами).

Особенности доступа

В любой организации к бухгалтерским регистрам имеет доступ ограниченный круг лиц. Прежде всего это бухгалтерия, поясняет главный бухгалтер Наталья Сергеева:

— Конечно, право доступа есть и у руководителя организации, который может потребовать любые документы. Также работать с регистрами могут и те, кто занимается планированием деятельности предприятия.

Организации обязаны представлять бухгалтерскую отчетность в ИФНС по месту регистрации. Исключение составляют случаи, когда компании в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» не обязаны вести бухучет или освобождены от его ведения (подп. 5 п. 1 ст. 23 НК). Таким образом, пользователями данных бухучета, помимо самой организации, являются налоговики.

В процессе контрольных мероприятий к бухгалтерским регистрам могут быть допущены только сотрудники ФНС, требующие сведения на законном основании. Они вправе проверять данные учета и отчетности, а также осматривать помещения и территории, используемые для извлечения прибыли (п. 1 ст. 82 НК).

В отношении предоставления информации государственным органам в статье 6 Закона «О коммерческой тайне» предусматриваются определенные требования к оформлению запросов, говорит Олег Емельянов:

— Прежде всего запрос должен быть подписан уполномоченным должностным лицом, а также указывать на цели и правовое основание затребования информации, которая составляет коммерческую тайну. Кроме того, в документе должны содержаться и сроки предоставления необходимой информации.

По словам Олега Емельянова, инспекторы вправе истребовать у фирмы документы в целях осуществления налоговой проверки на основании статьи 93 Налогового кодекса. В случае налоговой проверки на предприятии журналы-ордера должны быть представлены контролерам на бумажном носителе, заверенном подписью главного бухгалтера. В самой фирме регистры бухучета должны храниться на электронных носителях.

Если в ходе контрольного мероприятия будут выявлены грубые нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, то предприятие должно будет выплатить штраф в размере 5 тысяч рублей (ст. 120 НК). Под грубыми нарушениями понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета. И если бухгалтерский регистр ведется неправильно (например, будет неправильно оформлен), то такое нарушение приравняют к его отсутствию.

Евгения Бутенко

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA