Фирменное лицо, или Тайна за семью печатями

Закон территории

Директор одной из компаний, расположенных в г. Электросталь, сменил оттиск печати. У бухгалтера сразу же возникли вопросы: имеет ли организация на это право, надо ли регистрировать новую печать и где. «Московский бухгалтер» изучил проблему.

Помимо Законов от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» компании руководствуются распоряжениями местных властей. Глава г. Электросталь издал Постановление от 23 апреля 1999 г. № 347/8 «О порядке изготовления и уничтожения печатей и штампов на территории города Электросталь Московской области и создании городского реестра печатей» (с текстом документа можно ознакомиться в справочной правовой системе КонсультантПлюс).

Все организации и предприниматели, согласно этому документу, должны заказывать оттиски только в специализированных фирмах города. Эскиз изображения руководителю фирмы необходимо согласовать и зарегистрировать в местном отделении Московской областной регистрационной палаты. Печать пройдет регистрацию, только если она содержит обязательные реквизиты. К ним относят адрес компании, ее организационно-правовую форму, полное название на русском языке, номер в ЕГРЮЛ и номер городского реестра печатей (п. 5 постановления № 347/8). Предприниматели ставят на оттиске фамилию, имя и отчество. Также они указывают словосочетание «индивидуальный предприниматель». Остальные требования такие же, как к организациям.

Помимо этого документ определяет точные размеры оттиска. Круглая печать должна быть диаметром 38—42 миллиметра, треугольная — с длиной каждой стороны 38—42. Но, если фирма собирается использовать ее для внутреннего документооборота, ограничений по размерам не установлено. Все штампы, в том числе для использования в структурных подразделениях, организация должна занести в городской реестр печатей.

Напомним, что подобные правила действовали и в столице (распоряжение мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ). Однако после ликвидации Московской регистрационной палаты, которая вела реестр печатей, ее функции перешли к налоговым органам и документ утратил силу (постановление правительства Москвы от 8 февраля 2005 г. № 65-ПП). По словам юриста московской коллегии адвокатов «Арутюнов и партнеры» Бориса Кондратенко, единый реестр печатей московских организаций создавался с целью предотвращения подделки оттисков:

— Но сегодня современные технологии изготовления печатей позволяют воспроизвести любое изображение. Порой даже эксперт не сможет различить, где оттиск подлинника, а где фальшивки. Поэтому, на мой взгляд, восстанавливать реестр не имеет смысла. Чтобы обезопасить себя от действий мошенников, организации лучше использовать защитные печати. Например, меняющие цвет при ультрафиолетовом излучении.

Получается, что устанавливать подробные требования к печатям нецелесообразно. Однако подмосковные власти так не считают.

Различные стандарты

Согласно Уставу города Электросталь, за неисполнение местных нормативных актов нарушитель несет ответственность в соответствии с федеральным и областным законодательством. Но ни одно из них не предусматривает, что оттиск нужно регистрировать в каких-либо государственных учреждениях. Так, закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ не требует штампа на документах, представляемых фирмой на регистрацию в налоговую инспекцию, впрочем, как и самого эскиза печати. Следовательно, ответственности за данное правонарушение компания понести не может.

Согласно другим федеральным законам, печать обязаны иметь лишь открытые акционерные общества (ОАО) и общества с ограниченной ответственностью (ООО). Требования к содержанию и форме оттиска для этих компаний идентичны. Печать должна содержать полное фирменное наименование на русском языке и адрес предприятия (п. 5. ст. 2 закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Тем не менее единого документа, прописывающего всем без исключения организациям иметь печать, сегодня нет. Это учел Центробанк в Инструкции от 14 сентября 2006 г. № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)». Порядок заполнения банковской карточки предусматривает, что организации и индивидуальные предприниматели, открывая счет, проставляют образец оттиска только при наличии печати.

В то же время, согласно гражданскому законодательству, на некоторых документах официальный штамп фирмы необходим. К ним относятся доверенность, договор с залогодателем, двойное складское свидетельство (п. 5 ст. 185, п. 3 ст. 338, п. 1 ст. 913 ГК). Во всех остальных случаях печать необязательна. Любая письменная сделка будет считаться действительной, если она подписана сторонами. Печать на документе необходима, только если законом установлены дополнительные требования к оформлению сделки (п. 1 ст. 160 ГК).

Получается, что требования постановления от 23 апреля 1999 г. № 347/8 на сегодняшний день не соответствуют нормам федеральных законов. Если печать отражает все предусмотренные ими данные, но не внесена в местный реестр, она все равно считается действительной.

Правильный порядок

Печать предприятия — это его отличительный реквизит. Однако документооборот порой бывает довольно большой, ведь официальный штамп требуется не только для бухгалтерских отчетов и налоговых деклараций. Если компания средняя или крупная, иногда каждое структурное подразделение имеет свой собственный оттиск. Например секретариат, канцелярия, отдел кадров. В некоторых организациях используют отдельные печати с отметкой «для счетов», «для удостоверений». Упорядочить внутреннее использование всех штампов поможет специальная инструкция, в которой прописаны ответственные сотрудники за хранение каждого оттиска. Чтобы не возникло путаницы в оформлении документов, необходимо указать, на каких из них ставится та или иная печать.

Следует помнить, что если организация по соглашению сторон не заверяет договор печатью, то и на актах выполненных работ она не нужна. На всех бухгалтерских документах оттиск должен располагаться в нижней части, рядом с подписью руководителя и главного бухгалтера. При этом штамп, частично закрыв наименование должности, не может касаться росписи. Если на документе уже предусмотрено место печати (МП), то ее следует поставить в указанной зоне. Если соблюдать эти простые правила, то никаких проблем с печатями на фирме не будет.

Елена Маляренко

ВЗГЛЯД ИЗ СТАРИНЫ

Самыми древними считаются печати, принадлежащие государствам Двуречья. Однако в библейских рассказах встречаются упоминания о более давнем использовании личных изображений для заверения документов. Русские князья употребляли оттиски с эмблемами родовых знаков. Например печать князя Изяслава, найденная в Новгороде в 953 году. До наших дней дошли оттиски князя Мстислава Владимировича и его сына Всеволода. Они датируются XII веком. Заменять подпись печать стала гораздо позже, когда она приобрела круглую форму, по краям которой было вырезано имя владельца с изображением в центре. Оно служило обладателю оттиска отличительным знаком. При Петре I эмблемы на печатях превратились в родовые гербы знати. Все оттиски тогда подразделялись на три вида: подвески, перстни и настольные прессы.