Грамотный документооборот

Грамотный документооборот

18.09.2006

В настоящее время стал абсолютно очевидным тот факт, что успех бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы – от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами.

Письменные документы являются наиболее достоверным доказательством, которое принимают инспекторы и судьи. В любом споре исследованию бумаг придают первостепенное значение. Нередко фирма, которая требует оплаты за поставленные товары, проигрывает спор в суде из-за отсутствия накладной. А если счет-фактура будет неверно оформлен, компании могут отказать в возмещении уплаченного в бюджет НДС.

Однако правильно составить юридически значимый документ – только полдела. Необходимо также обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Очень важно правильно его использовать. Ведь документ – это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности. В то же время он защищает компанию от ущерба в результате его возможного несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы.

Какие документы нужны?

Чтобы грамотно организовать «бумажную» систему компании, необходимо решить, какие документы действительно нужны фирме. Обязательный для любой организации, независимо от профиля и масштаба бизнеса, минимум документов определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, которые подтвердят правоспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО, и т. д. (федеральные законы от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Эту документацию в обязательном порядке раскрывают перед акционерами компании, аудиторами и контролерами.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон о бухучете). Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации. Их отсутствие грозит компании применением мер административной ответственности, а в отдельных случаях может стать причиной предъявления иска о ликвидации фирмы.

Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить «бумажный» объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:

  • документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;
  • документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию.

Договорные отношения с контр-агентами должны, по возможности, строиться на стандартных, понятных для всех условиях. Соблюдение этого правила позволит руководителям фирмы работать с клиентами максимально эффективно. Ведь для решения конкретных спорных ситуаций будут применять договорные схемы, известные обеим сторонам. Блок договорной документации состоит, как правило, из набора типовых соглашений, которые адаптируют под особенности коммерческой деятельности компании. В этот набор также входят документы, которыми оформляют конкретные операции, – накладные, акты выполненных работ, об обнаружении недостатков товара, шаблоны претензий и др.

Следует иметь в виду, что Закон о бухучете содержит обязательные требования к оформлению первичных учетных документов, которые составляют по результатам хозяйственных операций. Если для определенного вида документа нормативно предусмотрена унифицированная форма, то он должен соответствовать ей. Напомним, унифицированные формы документации разработаны Госстандартом России для различных отраслей экономики – торговли, строительства, материального производства.

Между тем правильно определить объем внутренней документации фирмы – одна из самых сложных задач на пути построения грамотной системы документооборота. Некоторые руководители полагают, что внутренние документы – ненужное бюрократическое излишество. Ведь их подготовка отнимает время персонала. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени. Избежать крайностей позволит правильная постановка целей составления внутренних документов.

Прежде всего внутренние документы нужны для оформления трудовых отношений с работниками. Так, с каждым сотрудником фирмы необходимо заключить трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ). Однако оформление рабочих отношений подписанием трудового договора не исчерпывается. Документы учета рабочего времени, функциональных обязанностей сотрудников, дисциплины труда и ответственности сторон договора являются важнейшим доказательством в любом трудовом споре.

Кроме того, к необходимым компании документам следует отнести внутреннюю переписку. Ведь она позволяет организовать бизнес-процессы внутри фирмы и контролировать результативность труда отдельных работников.

Как учесть и сохранить документы?

Предположим, мы определили цели составления документов компании и их объем. Второй шаг: необходимо построить систему получения, учета и хранения документов. Следует обратить внимание, что на практике «бумажная» схема должна обеспечивать своевременность попадания каждого документа адресату в утвержденной форме, пригодной для работы с ним. Таким образом, сложность «бумажной» системы зависит от объема документации, с которой работает фирма.

Для маленькой компании, как правило, достаточно информировать работников о составе документов фирмы, местах их хранения, оптимальных сроках их получения. Целесообразно периодически проводить обучение сотрудников работе с документами, разъяснять юридические и бухгалтерские последствия, если определенные виды документов будут отсутствовать.

Крупной фирме, объем бумаг в которой велик, необходимо четко регламентировать порядок документооборота специальным распоряжением. Стандартный путь, который использует большинство компаний, – привязка документооборота к учетной политике предприятия. В этом случае руководитель фирмы своим приказом утверждает Приложение к учетной политике. Последняя, как правило, содержит перечень и формы документации компании, список сотрудников, ответственных за составление отдельных документов, сроки их поступления согласования и утверждения внутри предприятия. Предусмотренные учетной политикой обязанности по составлению и учету документов, следует продублировать в должностных инструкциях соответствующих работников. Более прогрессивным решением системы документооборота является ее автоматизация.

Как работать с документом?

Завершающая стадия строительства «бумажной» системы – разработка режима использования документов. В этом вопросе компании могут ориентироваться на способы защиты информации, которые установлены Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее – Закон о коммерческой тайне).

Так, Закон о коммерческой тайне предусматривает меры защиты научно-технической, технологической, производственной, финансово-экономической и другой информации, которая имеет коммерческую ценность. Ведь данные сведения являются конфиденциальными. Между тем предприятие имеет право защищать документы, содержащие конфиденциальную информацию, от любого несанкционированного использования. Правда, это не касается случаев, прямо установленных Законом о коммерческой тайне.

Для защиты документов компании используют режим коммерческой тайны. Последний обязывает работников фирмы хранить конфиденциальность информации. Перечень сведений, которые подлежат защите, устанавливает своим приказом руководитель компании. Этот же документ вводит, а также определяет содержание режима коммерческой тайны.

На практике фирмы нередко предусматривают режим охраны и внутренний трудовой распорядок. Эти меры позволяют исключить несанкционированный доступ на предприятие посторонних. Возможно, придется обеспечить обособленные места хранения договоров, внутренней и бухгалтерской документации. Не исключено, что потребуется составить перечень работников, которые в силу должностных обязанностей будут иметь доступ к «секретным» документам фирмы. В то же время руководитель компании может ввести запрет на ксерокопирование документов и их вынос с территории предприятия.

Информацию в электронном виде защищает система паролей допуска, бухгалтерские и управленческие программы и базы данных, а также ограничения в пользовании электронными системами.

За разглашение информации, которая составляет коммерческую тайну фирмы, сотрудники несут дисциплинарную ответственность. Если же в результате разглашения «секретных» сведений компания понесла убытки, виновные работники обязаны возместить их.

Неформальный подход к строительству системы документооборота поможет в споре с кредиторами или контролерами и в текущей работе. Ведь за счет сокращения затрат на обработку информации и обучение персонала повысится эффективность работы компании в целом.

При строительстве системы защиты документов необходимо:

  • определить перечень конфиденциальной информации;
  • ограничить доступ к защищаемой информации;
  • вести учет сотрудников, которые получили доступ к конфиденциальным сведениям, и работников, которым такая информация была предоставлена или передана;
  • установить меры материальной, дисциплинарной и другой ответственности в отношении сотрудников, которые имеют доступ к конфиденциальной информации;
  • нанести на документы, которые содержат конфиденциальные сведения, гриф «Коммерческая тайна»;
  • принять другие меры, которые не противоречат законодательству.

Иван Лебедев, начальник юридического отдела ЗАО «Конфлекс СПб»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA