Внутренний аудит: от старта к результату

Внутренний аудит: от старта к результату

22.06.2006

Число компаний, которые решают добровольно «выйти из тени», постоянно растет. В настоящее время многие успешные фирмы показывают в отчетности реальные суммы доходов. Так организации привлекают инвесторов. Но перед тем, как стать полностью «прозрачной», компании нужно привести учет в порядок. Самый эффективный способ сделать это – создать комитет по внутреннему аудиту.

Немногие российские организации имеют в составе совета директоров комитет по внутреннему аудиту. Вместе с тем Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон об АО) не содержит ни указаний на создание каких-либо подразделений в исполнительной структуре компании, ни прямого запрета на это. Но статья 85 Закона об АО предусматривает, что в акционерном обществе обязательно должна быть учреждена ревизионная комиссия. Данная контрольная структура должна проверять финансово-хозяйственную деятельность компании не реже одного раза в год. Внеочередные исследования могут проходить по инициативе как самих ревизоров, так и по решению общего собрания акционеров, совета директоров или даже одного участника, если он владеет не менее чем 10 процентами голосующих акций компании. Вместе с тем принято считать, что ревизионная комиссия – лишь одна из форм внутреннего аудита.

Аудит и ревизия: найдите десять отличий

Нужно ли создавать аудиторскую группу, если в организации уже есть ревизоры? Будет ли это выгодно предприятию? Чтобы ответить на эти вопросы, руководству фирмы необходимо знать отличия внутреннего аудита от ревизионной комиссии. Они наглядно представлены в таблице.

Сравниваемый показатель
Внутренние аудиторы
Ревизоры
Кто входит в контрольную структуру
Только работники, которые состоят в штате организации. Их количество определяет совет директоров.
И работники фирмы, и люди, не связанные с ней трудовыми отношениями. Численность ревизоров устанавливает общее собрание акционеров.
Взаимоотношения контрольной структуры с советом директоров, оплата труда
Подчиняются либо исполнительной структуре фирмы, либо аудиторскому комитету в совете директоров. Заработную плату им начисляют по штатному расписанию.
Участники хозяйственной ревизии не подчинены ни совету директоров, ни исполнительной структуре. Размер и порядок оплаты их труда определяет общее собрание собственников.
Компетенция и порядок работы контрольной структуры
Определяются советом директоров или исполнительной структурой компании. Соответствующие инструкции упоминают в уставе. Их детали прописывают в Положении об отделе внутреннего аудита и в Стандартах внутреннего аудита.
Определяются законодательством, а также высшей управляющей структурой фирмы. Их закрепляют в уставе и детализируют в Положении о ревизионной комиссии. Порядок работы ревизоров определяет и документально закрепляет высшая управляющая структура компании. Требования к квалификации ревизоров устанавливает общее собрание учредителей.
Перед кем отчитывается контрольная структура, срок ее полномочий
Перед советом директоров либо исполнительной структурой компании. Учредители своим решением могут в любой момент ликвидировать отдел внутреннего аудита.
Перед общим собранием участников. Срок полномочий состава ревизоров руководство также определяет на заседании (обычно он составляет от 1 года до 5 лет). Его закрепляют в уставе и Положении о ревизионной комиссии (ревизоре). Высшая управляющая структура компании может в любое время изменить состав ревизионной комиссии. Для этого нужно внести поправки в устав.
Ответственность контрольной структуры
Перед советом директоров либо исполнительной структурой за качество и своевременность выполнения должностных обязанностей, а также за превышение полномочий.
Перед общим собранием участников акционерного общества за качество и своевременность выполнения своих служебных функций и превышение полномочий.
Организация работы контрольной структуры
Ей занимается главный внутренний аудитор. Свои решения он согласует с высшей исполнительной структурой фирмы.
Работу контролеров планируют на заседаниях ревизионной комиссии. Принятые решения утверждает ее председатель.
Результаты работы контрольной структуры
Отражают в отчетах и заключениях по форме, утвержденной советом директоров либо исполнительной структурой компании. Необходимо, чтобы содержание отчетов (заключений) соответствовало целям проведенных проверок. Аудиторы должны составить рекомендации по устранению выявленных недостатков.
На основании акта ревизии составляют заключение, которое содержит:

а) подтверждение достоверности данных бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности;

б) информацию о выявленных нарушениях.

По итогам прочих проверок составляют докладные записки, акты и ведомости. Кроме этого, ревизоры представляют руководству рекомендации по устранению обнаруженных недостатков.

Из нее видно, что обязанности членов ревизионной комиссии и аудиторов во многом схожи. Например, и те и другие составляют заключение о достоверности финансовых отчетов организации, следят за тем, как в компании выполняются требования внутренних документов. Также они контролируют работу бухгалтерии и совершенствуют методы учета.

Вместе с тем главная цель работы ревизионной комиссии по сравнению с отделом внутреннего аудита более узкая. Ревизоры следят только за тем, чтобы финансово-хозяйственная деятельность общества соответствовала требованиям российского законодательства. Аудиторы же могут оценить систему внутреннего контроля фирмы, выявить ее недостатки и подготовить рекомендации по их устранению. Кроме того, отделы внутреннего аудита распространены в компаниях, которые работают в большинстве стран. Поэтому для зарубежных инвесторов важно, чтобы фирма имела такое подразделение.

Таким образом, по выполняемым функциям комитет по внутреннему аудиту не имеет принципиальных отличий от ревизионной комиссии. Однако если организация создаст у себя такую структуру, она значительно усилит собственную систему внутреннего контроля.

Фирма создает новый отдел

Крупным компаниям удобно создать подразделение из нескольких внутренних аудиторов – отдел внутреннего аудита. Такое решение позволит высшему руководству:

  1. наладить эффективный контроль за автономными подразделениями организации;
  2. выявить внутрифирменные резервы и определить наиболее перспективные направления развития организации;
  3. обеспечить консультациями сотрудников финансово-экономических, бухгалтерских и других служб.

Совету директоров компании необходимо решить, нужен ли фирме сектор внутреннего аудита. Определяя будущие задачи аудиторов, руководство должно принять во внимание проблемы, с которыми чаще всего сталкиваются сотрудники фирмы. Например, нередко у менеджеров недостаточно времени, чтобы проверить, насколько качественно исполняются управленческие решения. Им также может не хватать специфических знаний для такой проверки. Следовательно, они не в состоянии своевременно обнаружить недостатки и отклонения в работе компании. Внутренние аудиторы помогают им – обеспечивают защиту от ошибок, определяют «зоны риска», находят «слабые места» в системе управления. Кроме того, проверяющие обеспечивают менеджеров любой информацией, которая касается компетенции этих специалистов. Таким образом, руководство компании должно определять задачи внутреннего аудита исходя из потребностей фирмы.

Создать отдел внутреннего аудита в компании бывает весьма непросто. Этот процесс требует решения методологических, организационных и технических проблем.

В общем случае этапы создания отдела внутреннего аудита выглядят так:

  • необходимо четко определить круг вопросов, которыми будет заниматься новый отдел;
  • однотипные задачи нужно объединить в группы. На их основе следует сформировать «звенья» отдела, каждое из которых будет специализироваться на своем участке;
  • далее разрабатывают схемы взаимоотношений между группами, определяют обязанности, права и ответственность каждой структурной единицы;
  • «звенья» соединяют в единую «цепь» – отдел внутреннего аудита – и определяют его организационный статус;
  • выработанные решения закрепляют в должностных инструкциях и положениях об отделе внутреннего аудита;
  • разрабатывают стандарты внутреннего аудита;
  • отдел внутреннего аудита интегрируют в структуру управления предприятием.

Покажем на примере, как выглядит процесс внутреннего аудита организации. Допустим, документы ЗАО «Альфа» предусматривают, что внутренние аудиторы могут:

  • участвовать в разработке внутрифирменных нормативных документов;
  • анализировать финансовое состояние фирмы и участвовать в выработке ее стратегии совместно с экономическими отделами;
  • консультировать работников организации по вопросам законодательства;
  • участвовать в мероприятиях по повышению квалификации персонала организации;
  • консультировать работников аппарата управления;
  • участвовать в постановке бухгалтерского учета.

Внутренние аудиторы составляют отчет по форме, которую разработала сама компания. Этот документ содержит:

  1. перечень выявленных отклонений;
  2. обстоятельства, при которых они были найдены;
  3. оценку выявленных отклонений;
  4. рекомендации по их возможному устранению;
  5. прогноз возможных последствий внедрения этих рекомендаций;
  6. конструктивные предложения, которые помогут организации.

В процессе работы внутренним аудиторам приходится обсуждать свои рекомендации и предложения с управляющими структурами фирмы. Между проверяющими и начальством нередко возникают разногласия, которые могут перейти в напряженные дискуссии. Поэтому руководителю очень важно защитить проверяющего от нападок, обеспечить ему независимое положение в фирме.

Знание всех тонкостей работы организации выгодно отличает внутренних аудиторов от внешних. Поэтому функции проверяющих в ЗАО «Альфа» выполняют штатные сотрудники, а не приглашенные со стороны независимые специалисты. «Родные» контролеры более ответственны в сво- их рекомендациях.

Отечественное законодательство, как известно, постоянно меняется. Поэтому внутренним аудиторам необходимо поддерживать свои знания на должном уровне, быть в курсе новостей и актуальных вопросов, имеющих отношение к работе фирмы. В отделе внутреннего аудита ЗАО «Альфа» регулярно обсуждают новые законодательные и нормативные акты. А главный внутренний аудитор посещает семинары, которые организуют государственные структуры.

Кроме того, в «Альфе» под руководством внутренних аудиторов периодически проходят семинары, на которых ответственных сотрудников других подразделений знакомят с последними изменениями в законодательстве. Каждый из участников семинара может получить подробный и подтвержденный правовыми документами ответ на любой вопрос.

Подразделению нужен начальник

Одним из сотрудников фирмы должен быть профессионал, исполняющий обязанности главного внутреннего аудитора. Это наиболее квалифицированный специалист, который обладает разносторонними знаниями и навыками. Он должен уметь преподнести высшему руководству самый компетентный совет в области экономики и налогов.

В идеале главный аудитор должен иметь практический опыт в области бухгалтерского учета, налогового права, экономики и многих других «околоденежных» дисциплин. И, естественно, он обязан знать все приемы и методы аудита. Кроме того, начальник контрольной группы должен правильно оценивать возможности и потребности коллектива, внешние связи своей компании.

Старший аудитор не только регулирует работу других сотрудников отдела внутреннего аудита и контролирует ее качество. В его обязанности также входит:

  • руководить разработкой внутрифирменных аудиторских стандартов, генеральных планов деятельности внутренних аудиторов и аудиторских программ;
  • управлять разработкой бюджетов и смет внутреннего аудита, в том числе базовых методик проверок;
  • консультировать руководство по самым важным вопросам;
  • принимать заказы на проверки каких-либо объектов;
  • участвовать в наиболее значимых проверках;
  • проводить анализ и оценку аудиторских заключений и сообщать результаты высшему руководству;
  • координировать взаимодействие внутренних и внешних аудиторов, которые проверяют организацию;
  • участвовать в разрешении различных конфликтных ситуаций, в том числе споров с налоговой инспекцией.

Игра стоит свеч

Априори, цель внутреннего аудита – снизить финансовые потери компании. Чем эффективнее внутренний аудит (BA), тем ощутимее его результат. В абсолютном выражении результат действия ВА – это сумма средств, которую компании удалось сэкономить благодаря его функционированию:

R = L0 – L1,

где R – результат функционирования ВА;

L0 – потери (убытки) в условиях отсутствия ВА;

L1– потери (убытки) при действующем ВА.

Для внедрения ВА требуются определенные затраты. Предприятие должно экономить, даже вкладывая дополнительные средства в ВА. А значит:

E = R – C,

где E – экономия потерь (эффективность);

C – стоимость ВА.

Очевидно, что ВА принесет выгоду только в случае, если результат функционирования отдела ВА будет превышать его стоимость:

E > 0, или R > C.

В заключение надо отметить, что место отдела внутреннего аудита в компании, его конкретные функции зависят от многих факторов. Один из них – понимание высшим менеджментом роли внутреннего контроля в управлении организацией. Нужно обязательно помнить, для чего создавался отдел. Если подразделение изначально формировали как административную структуру с ориентацией на консультирование, не нужно удивляться, что оно не сократило издержки фирмы на 200 процентов. По мере того как влияние отдела внутреннего аудита на деятельность организации будет расти, его функции также будут расширяться. В конечном итоге, правильно поставленный внутренний аудит обязательно приведет к заметному финансовому оздоровлению фирмы.

Аудиторы помогают снизить налоги

Внутренние аудиторы могут выполнять дополнительную функцию – участвовать в налоговом планировании. Для этого они тесно взаимодействуют с сотрудниками юридического отдела, так как им необходимо согласовать свои подходы к применению налогового законодательства.

Совместно разработанные варианты налоговой оптимизации аудиторы представляют руководству компании для принятия дальнейших решений.

Владимир Бурцев, аудитор ЗАО «Ин-Аудит», д.э.н.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное