Отчего плачет бухгалтер

Отчего плачет бухгалтер

07.05.2004

Каждый бухгалтер рано или поздно рискует столкнуться с Остапами Бендерами, работающими в сфере информационных технологий. Есть несколько простых правил, которые помогут сохранить ваши деньги, время и нервы.

Лучшая реклама – отзывы клиентов

В рекламных объявлениях и буклетах компании-поставщики бухгалтерских программ часто пишут, что они сертифицированы по международному стандарту ISO 9001. Такой сертификат удостоверяет, что руководство и высший менеджмент компании знают, как предоставить потребителю услуги наивысшего качества.

Однако владение знаниями не означает их применения на практике. Зачастую модный сертификат бывает получен лишь «для галочки», так как является формальным пропуском в мир больших и денежных информационных проектов.

Программисты, как и компании, также получают сертификаты при успешной сдаче экзаменов по определенной тематике. Информационные компании стремятся заполучить в штат наибольшее количество сертифицированных программистов. Об их числе с гордостью сообщается во всех рекламных материалах.

Несомненно, что количество не означает качества, а полученный сертификат не свидетельствует об опыте. Так же, как и красный диплом не является гарантией, что вчерашний студент экономического вуза станет первоклассным бухгалтером.

Разработчики неустанно выдают «на гора» новые версии бухгалтерских программ. Их распространители не преминут немедленно написать в рекламе, что у них есть новейшая, последняя версия.

Чтобы не стать жертвой очередного эксперимента, стоит выждать время – не менее 2–3 лет. Этого обычно бывает достаточно, чтобы были найдены и устранены самые опасные ошибки и появилось достаточное количество опытных программистов для обслуживания этой версии программы.

Если ваша добрая старая версия своевременно обновляется по мере выхода в свет новых законодательных актов, проявите здоровый консерватизм – не гонитесь за новизной!

В бой идут одни новички

Итак, вы выбрали достойного поставщика, и бухгалтерская программа была успешно установлена. Но на этом ваше общение с программистами не заканчивается. Периодически вам потребуется обращаться к ним, чтобы производить обновление программы для приведения ее в соответствие с текущей нормативной базой.

Кадровая тенденция в информационных компаниях такова, что заказы по обновлению и небольшой настройке программ поручают неопытным – пусть даже и сертифицированным – новичкам. Это нередко приводит к грубым ошибкам.

Самое обидное, что бухгалтерам не предоставляется свобода выбора – профессионал, гарантированно способный решить проблему, или новичок. В результате отсутствия зависимости оплаты пресловутых «часов» от квалификации опытный программист скорее предпочтет остаться в теплом офисе, работая над крупным проектом. Поэтому бухгалтеры вынуждены тратить свое время на перестраховку от ошибок программистов-новичков.

Подводные рифы обновлений

Стремление разработчиков к кардинальным улучшениям иногда приводит к тому, что обновленная бухгалтерская программа начинает ультимативно предлагать повторно провести все документы начиная с самого первого, который был введен в базу данных.

Помимо того, что эта операция, пусть даже и автоматическая, делает на некоторое время невозможной работу с данными, могут произойти еще две неприятности. Проводки, формируемые старыми документами в новой версии программы, могут измениться, а некоторые документы вообще не будут проводиться. Первое приведет к нарушению баланса, а второе – к невозможности работы с обновленной программой.

Поэтому до вызова программиста уточните, может ли обновление вашей программы привести к таким последствиям. Если база данных накоплена за несколько лет, то, как правило, бывает проще закрыть ее и начать вести новую. Лучше – с начала года или, на худой конец, квартала. При этом из старой базы данных сохраняются лишь аналитика и остатки по счетам.

При малейших сомнениях в квалификации программиста, который будет обновлять вашу программу, обязательно сделайте архивные копии всех баз данных, с которыми он будет работать. С их помощью учет можно будет быстро восстановить.

Доверяй, но проверяй

После того как программист выполнит свою работу и предложит подписать акт, не спешите. Обратите внимание на ряд моментов.

Перед подписанием акта вам должен быть предоставлен перечень изменений в программе, произошедших после ее обновления. Этот перечень иногда может достигать значительного объема – тогда вы можете попросить сохранить его в виде файла на диске.

Программист обязан показать вам, где находится архивная копия базы данных до изменения. Опытный специалист, прежде чем приступить к работе, всегда создает архивную копию (даже если вы сделали ее самостоятельно) и объяснит, как в случае необходимости вернуть данные в исходное состояние.

Непременно проверьте диск «С», а затем папку «Мои документы» вашего компьютера: не оставлены ли там какие-либо папки с непонятным назначением? Зачастую неопытные программисты забывают удалять информацию, необходимую лишь на время выполнения их работ по обслуживанию программы. Попросите удалить весь этот «строительный мусор».

Учтите, что резервную копию (архив) программист должен размещать не в своей папке, а в той, которую используете для работы именно вы! Поэтому существование его папки на диске вашего компьютера не может быть оправдано словами: «Там содержится резервная копия до обновления».

Крупные проекты

Вам будут лгать! Бесстыдно глядя в глаза. Помните: задача-минимум приехавших – во что бы то ни стало продать коробку с программой. А что вы будете с ней делать – фактически уже ваша забота.

Сюда же можно отнести и так называемые кусочные решения, когда в результате внедрения вместо одной базы данных, то есть единого информационного поля, вы получаете добрый десяток со сложными процессами связи.

При выборе разработчика обязательно узнайте, имел ли он успешный опыт работы с заказами, подобными вашему. Спрашивайте как можно более детально, делая акценты на конкретные моменты работы, важные именно для вас.

Еще один острый вопрос крупных проектов – планирование и оптимизация бизнес-процессов. Существует известное выражение, ставшее поговоркой: «При автоматизации бардака получается автоматизированный бардак».

Несомненно, разработчики предложат вашей компании обследование и даже будут гарантировать оптимизацию бизнес-процессов. Но не поддавайтесь соблазну доверить программистам не свойственную им работу! Их квалификация не позволит обнаружить узкие места и кардинально улучшить учетный процесс.

Грамотную консультацию можно получить лишь в консалтинговой компании. В результате обследования вашего предприятия консультанты составят оптимальные схемы бизнес-процессов. После утверждения этих схем руководством вашей компании, они (схемы) лягут в основу технического задания будущей информационной системы.

Если руководство не уверено, что внедряемая программа действительно стоит тех денег, которые за нее просят, – можете установить нелицензионную версию. Уже через месяц-другой становится ясно, стоит ли делать ставку на выбранную программу. Пользоваться дальше своеобразной демоверсией не получится. Серьезные программисты откажут в ее дальнейшем обслуживании: обвинение в поощрении пиратства может испортить их репутацию.

Антон СЕКАЧЁВ

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA