Секреты планирования для бухгалтеров

11.10.2018

Экономическая работа в той или иной мере востребована на каждом предприятии, но далеко не для каждой организации будет рациональным открытие соответствующей штатной единицы. Зачастую проблема решается без лишних финансовых трат путем возложения данных обязанностей на бухгалтера.

Нередко наделение подобными правами и обязанностями производится временно, чтобы закрыть вновь образовавшуюся при увольнении вакансию. И в такой ситуации весь бесспорный бухгалтерский опыт, которого не отнять, может спасовать перед новым специфичным функционалом. Мало по­могают и специализированные журналы, статьи, которые дают слишком специфический, глубокий и малопонятный для начинающих материал. А ведь всего-то и надо – простым языком рассказать, с чего начинать и на что обратить особое внимание.

Отчеты о выполнении бюджетов

Как и любой процесс, формирование отчетов по исполнению планов, бюджетов содержит свои небольшие хитрости и особенности. Начнем с самых простых. Так, статьи, период, структура отчета об исполнении бюджета должны точно совпадать с соответствующими элементами плановых таблиц анализируемых бюджетов. Было бы странным, к примеру, пытаться вывести месячное отклонение, если базовый план составлялся за квартал.


ПРИМЕР 1. ОТ ОБЩЕГО К ЧАСТНОМУ

На предприятии была утверждена к использованию в бюджете доходов и расходов статья «Административные расходы», к которой, согласно методологии, принятой в данной организации, относили, посчитав нерациональным выделение в самостоятельные статьи расходов, расходы на связь, Интернет, аренду офиса, канцтовары, питьевую воду.

Однако по окончании анализируемого периода руководитель предприятия потребовал вывести показатели по каждому перечисленному виду доходов.

Выполнить приказ директора из приведенного примера, конечно, можно, но это приведет к дополнительным и иногда немалым сложностям. Может пострадать и точность данных. Ведь придется разбивать общий плановый показатель по статье «Административные расходы» на все виды расходов. За один отчетный период это сделать сравнительно несложно, но нередко такие требования выставляются уже в середине или конце года, что приводит к необходимости решения задачи сопоставимости данных и отображения динамики. А это, в свою очередь, приведет к необходимости исправления всех показателей с начала года.

При оценке выполнения планов нужно понимать, какие показатели и какие выводы актуальны для перспектив деятельности и какие интересуют руководство. Конечно, есть основной набор значений, – можно назвать его базовым, – который безусловно используется в каждой организации, независимо от объемов и специфики деятельности. К таким базовым значениям относятся показатели отклонений факта от плана, отклонения нарастающим итогом в пределах отчетного года.

А вот дальше, как правило, начинается уже полет фантазии. Тут возможно и процентное отклонение факта от плана, кстати, чаще всего это значение также относят к базовым, и выведение удельных весов каждой статьи в общем итоге соответствующего бюджета, и построение графиков, и соотнесение динамики выручки с динамикой производства, расходами и другими показателями, выведение различных коэффициентов и расчетных значений, например, рентабельность продаж, рентабельность капитала и т. п.

Напрашивается несложный вывод. Будет гораздо проще, если требования к аналитической работе будут утверждены заранее, а не будут постоянно меняться уже по факту, когда исправить созданную экономическую модель будет довольно трудозатратно.

Еще одним важным нюансом оценки выполнения бюджетов будет проблема автоматизации процессов. Конечно, самым удобным для этих целей будет приобретение некой специализированной программы, которая будет учитывать все основные аспекты хозяйственной деятельности и позволит гибко реагировать на любые возможные изменения в подходах к экономической деятельности. Вот только мало того, что подобные специализированные программы сами по себе недешевы, так и в подавляющем большинстве случаев они требуют доработок и достроек к требованиям конкретной организации, что может стоить чуть ли не в разы дороже самой этой программы.

Поэтому неудивительно, что небольшие организации идут по пути экономии затрат и всю расчетную часть ведут в Excel, который на определенном этапе вполне успешно справляется с поставленными задачами.

Обратите внимание

Оценка отклонений не должна быть формальной, поверхностной. Бухгалтер должен смотреть вглубь процесса, а не только видеть внешнюю сторону. Казалось бы, значительная экономия на сырье – это положительный фактор. Однако успокаиваться на фоне внешних положительных цифр нельзя. Огромная ошибка.

А вот построение больших расчетных таблиц, отражающих взаимосвязь многих процессов и учитывающих их совместное влияние друг на друга в Excel уже не так удобно. Причем и использование таких электронных таблиц на многих довольно крупных предприятиях не всегда обоснованно. Нет, никто не пытается опровергать достоинства Excel, но и недостатки его при работе с большими громоздкими таблицами, требующими работы нескольких специалистов одновременно, тоже известны. Вспомогательные расчеты, отчеты, естественно, можно делать и в Microsoft Office, но для реализации более глобальных задач следует задумываться о специализированных продуктах.

К примеру, при использовании Excel не всегда на местах решена проблема импорта данных из автоматизированной системы бухгалтерского учета (чаще всего 1С) в используемые расчетные электронные таблицы. А ведь это вполне возможно, хоть и требует уже определенного технического сопровождения. Тогда использование инструмента Excel еще можно было бы понять. Но зачастую встречаешь на практике парадоксальную ситуацию, когда к плановым данным, ведущимся в Excel, вручную подставляют соответствующие фактические значения из бухгалтерской программы.

То есть бухгалтер, разнеся данные в 1С, повторно разносит параллельно бухгалтерии банк, расходы, производственные показатели и т. п. только для того, чтобы получить необходимые отклонения и некие итоги. Некая двойная, пусть не бухгалтерия, а экономика.

Налицо выполнение ненужной двойной работы. И ничем иным, кроме как инертностью мышления или отсутствием необходимых знаний, обычно объяснить подобное нельзя. Вместо того, чтобы заниматься полноценным анализом и искать прорехи в деятельности, и без того загруженный специалист по полдня разносит первичные данные.

Хорошо, пусть для небольшого предприятия внедрение масштабной системы неактуально и не по карману. Но ведь создание специальных обработок, которые бы брали фактические данные из базы бухгалтерии и сравнивали их с плановыми, хоть при этом и возникают вполне решаемые проблемы по обслуживанию и обновлению автоматизированной бухгалтерской программы, вполне реально, и это не так уж и дорого.

Да, они стоят денег, но ведь мы – начинающие экономисты и мы привыкли все оцифровывать. Нетрудно вывести эффект от экономии на работе бухгалтера по повторению бухгалтерских разносок в экономических целях. Высвобождается значительный объем рабочего времени, которое можно потратить на решение иных актуальных задач. В нашей практике эта экономия вполне позволяла заказывать выполнение подобных обработок.

И не нужно забывать о таких важных доводах «за» в отношении пусть даже упрощенной автоматизации процесса, если уж нельзя позволить себе специализированную программу, как оперативность и точность. Если данные будут сразу браться из бухгалтерской базы, то их можно получать хоть каждые пять минут, потратив на все про все буквально считанные мгновения. А вот с ручными разносками не до такой роскоши. А ведь при этом повышается и вероятность ошибки в переносе данных. Эти факторы также нельзя исключать.

Еще один совет – это в отношении сроков формирования отчета о выполнении бюджетов. Конечно, в положении о бюджетировании, планировании должны содержаться соответствующие сроки. Конечно, за их невыполнение может быть предусмотрена ответственность. Но ведь дело не только в наказании. Важно понять другое. Если не сделать эту работу вовремя, то ее смысл зачастую просто теряется.


ПРИМЕР 2. ОТЧЕТ ОБ ИСПОЛНЕНИИ

Выписка из Бюджетного регламента относительно сроков формирования бюджетов:

Отчеты об исполнении бюджетов составляются ежемесячно и представляются в электронном виде в следующие сроки:

— отчет об исполнении БДДС (бюджета движения денежных средств) – в срок до 10-го числа месяца, следующего за отчетным;

— прогнозный (месячный) отчет об исполнении БДР (бюджета доходов и расходов) – в срок до 20-го числа месяца, следующего за отчетным;

— квартальный отчет об исполнении БДР (бюджета доходов и расходов) – в срок до 25-го числа месяца, следующего за отчетным;

— прогнозный баланс – в срок до 20-го числа месяца, следующего за отчетным.

При выпадении даты представления отчета на выходной день отчет представляется в первый рабочий день, следующий за плановой датой представления отчета.

Однако в организации в нарушение норм данного документа отчет об исполнении бюджета движения денежных средств за август 2018 года был сделан не 10 сентября, а лишь к 30 сентября 2018 года.

Казалось бы, ну что за беда, когда просрочили анализ выполнения плана «всего лишь» на пару недель? Тем не менее подобный недосмотр чуть было не поставил предприятие на грань краха. Ведь по итогам полученного анализа были установлены факт неудовлетворительной работы и значительное недовыполнение плана поступ­ления денежных средств. Был сделан и вывод о причинах этого факта, который оказался заключен в неудовлетворительной работе отдела продаж, который не осуществлял систематический контроль за сбором дебиторской задолженности покупателей, упустив важные контрольные даты. Выяснилось, что некачественно выполнили свою работу и финансисты, которые не проконтролировали должный денежный остаток средств на счете предприятия.

1 октября с должниками была проведена соответствующая работа. Все обещали заплатить, однако время было упущено. Согласно кредитному договору с банком ежемесячно 2 октября каждого месяца производится погашение соответствующей части имеющегося кредита.

На дату 2 октября 2018 года предприятие не будет обладать нужным денежным остатком для погашения кредитных сумм.

Выведение итогов деятельности по выполнению планов, бюджетов

Все полученные показатели должны быть тщательно проанализированы. Необходимо оценить влияние всех существенных факторов на фактический результат и полученные отклонения. А ведь, как это ни странно, нередко весь анализ итогов деятельности сводится просто к выведению формальных отклонений.

Но в таком случае и ценность проведенной работы будет близка к нулю. Ведь по факту вся проведенная работа будет представлять собой не экономический анализ, а лишь простую статистическую фиксацию итогов деятельности. Отклонения просто выделяют проблемную область, но, к сожалению, сами по себе не могут ответить ни на один из встающих перед специалистами предприятия вопросов. Подобная статистика не даст ответы на животрепещущие вопросы типа «как это произошло?», «что повлияло на перевыполнение, недовыполнение плана?» и т. п.

Выполняющий функции экономиста бухгалтер должен тщательно разобраться в каждой цифре, попытаться понять каждое существенное отклонение. Если хотите, провести тщательное расследование.

Читайте также «Внедрение эквайринга: что ждет бухгалтера и как избежать ошибок»


ПРИМЕР 3. ОШИБКИ В АНАЛИЗЕ ИТОГОВ

При подведении итогов деятельности за месяц по БДДС (бюджету движения денежных средств) было выявлено существенное недополучение выручки. Бухгалтер провел работу, исследуя причины таких негативных показателей. От коммерческой службы были получены пояснения, что падение выручек произошло в результате ухудшения финансового состояния потребителей.

Однако работник, проводящий анализ, на этом не успокоился. Он поднял всю договорную документацию с покупателями. И выяснил, что дело вовсе не в неком полумифическом плохом финансовом состоянии партнеров. Все оказалось гораздо проще. С некоторыми потребителями без согласования с экономической службой были заключены допсоглашения, согласно которым им без учета финансового состояния собственного предприятия были предоставлены отсрочки в оплате продукции.

Таким образом, самодеятельность одной службы предприятия привела к созданию тяжелой финансовой ситуации для организации в целом.

Важно понимать, что каждое значение отклонения может сложиться не из-за одного, а из-за двух, трех и даже большего числа факторов. Эти влияния должны быть тщательно разобраны.

К примеру, получили, что фактический показатель расходов предприятия превысил плановую величину. О чем это говорит? Это могло произойти из-за повышения цен, из-за отклонения нормативов сырья, наконец, не из-за одного из перечисленных показателей, а из-за роста непроизводственных расходов, например, признания штрафных санкций за нарушение условий договоров.

Бухгалтер, выполняя такую работу, должен понимать суть происходящих экономических процессов и связей, заглядывать всегда немного в будущее, осознавать естественные временные разрывы в технологических процессах, влияющие на результат.


ПРИМЕР 4. КОРРЕКТИРОВКА ПЛАНОВ

Производственная организация из-за повышения цен начала закупать сырье по ценам большим, чем в прошлом месяце. Специалист учел этот факт при формировании отчета о выполнении плана. Однако он не учел такой момент, как наличие на складе значительных сырьевых остатков.

Материалы по большим ценам приобретались на склад и в производство должны будут отпускаться только в следующем месяце. В текущем периоде на производство передавались сырьевые активы по старым ценам.

Таким образом, сделанные специалистом выводы насчет отклонений фактических показателей от плана будут неверны.

А вот плановые данные следующего месяца необходимо скорректировать с учетом изменившихся цен.

Оценка отклонений не должна быть формальной, поверхностной. Бухгалтер должен смотреть вглубь процесса, а не только видеть внешнюю сторону. Казалось бы, значительная экономия на сырье – это положительный фактор. Однако успокаиваться на фоне внешних положительных цифр нельзя. Огромная ошибка. Если копнуть глубже и разобраться, почему возникла эта экономия, то можно выяснить такие не слишком радостные факторы, как приобретение более дешевого и менее качественного сырья. Или уменьшение норматива потребления материалов, что не всегда в итоге положительно скажется на качестве выпускаемой продукции.

Нужно не просто сделать выводы, но и наметить пути или по закреплению результата, если он положительный, превращению его из случайности в закономерность или по исправлению ситуации, если итоги неудовлетворительны.

И, опять же, это невозможно без тесного взаимодействия с другими службами. В таком случае информация будет однобокой и неполной.

Дмитрий Кислов, к.э.н., эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Электронная версия журнала
«ПРАКТИЧЕСКАЯ БУХГАЛТЕРИЯ»

Лучшее предложение для тех, кому нужен минимальный бюджет и практическая информация по учету и налогам.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное