Сроки хранения бухгалтерских документов

06.04.2018

Ежедневно компании работают с десятками, если не сотнями документов. Какие-то бумаги законодательство обязывает хранить. Что делать с обязательными для хранения документами, какие требования закон предъявляет к архивам, через сколько лет документы можно уничтожить и как оформить эту процедуру, узнала Ирина Буцкая, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».

Законодательство обязывает компании хранить первичные документы. Так, статья 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные бумаги, регистры бухучета, финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие бумаги, связанные с организацией и ведением учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

Список документов и срок их хранения устанавливаются отдельными нормативными актами. Статьей 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определено, что документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а бумаги по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Стоит обратить внимание, что требование о хранении документов касается только оригиналов. Копии бумаг хранить не требуется. А также копии документов, которые могут быть отнесены к персональным данным, такие как копии СНИЛС, паспортов и так далее.

Обязанность по соблюдению законодательства в отношении хранения бухгалтерских документов возлагается на компании и ИП на основании статьи 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Читайте также «Организация и хранение электронных документов»

Сколько хранить

При определении конкретных сроков хранения организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, появляющихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры от 25 августа 2010 года № 558.

Обратите внимание, организация самостоятельно определяет место хранения документов: на собственной территории или в архиве, заключив договор со специализированной организацией.

Порядок хранения

Порядок хранения установлен Приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года № 526. Сформировать документальный фонд в компании можно путем составления номенклатуры дел, их оформления на основе нормативных актов РФ, перечней типовых архивных бумаг с указанием сроков хранения. В комплекс работ по обеспечению функционирования корпоративного архива включаются выделение помещения и обеспечение в нем нормативных условий хранения бумаг. Законодательство обязывает компании оснастить архив специальным оборудованием для документов,средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализациями. Также фирме нельзя забыть обеспечить архив нормативными температурно-влажностным и световым режимами.

Как видно, хранение бумаг – не такое уж простое занятие. Если, к примеру, у организации не имеется свободного помещения для архива, то можно заключить договор со специализированной компанией. Порядок заключения подобных контрактов установлен главой 47 ГК РФ.

Читайте также «Срок хранения документов – не менее четырех лет»

Правильная утилизация

На основании Приказа Минкультуры от 31 марта 2015 года № 526 временные дела (до 10 лет хранения включительно) в архив не передаются. Они остаются в структурных подразделениях и по истечении сроков подлежат уничтожению в установленном порядке.

На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях составляются приложения к акту о выделении к уничтожению документов. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Уничтожение первичных учетных документов является правом, а не обязанностью организации. Проведение такой процедуры должно быть документально подтверждено соответствующими актами. При утрате документов, ошибочном уничтожении возможно привлечение к ответственности по статье 15.11 КоАП РФ, которая предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 рублей.

На основании Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105) в случае пропажи первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию происшествия.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются полицейские или пожарные. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Стоит также отметить, что после завершения мероприятий по фиксированию факта утраты документов проводится работа, направленная на восстановление бумаг.

Вся документация по восстановлению (запросы, переписка, справки из банка, восстановленные копии первичных документов) подшивается и хранится на предприятии (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 10 апреля 2017 г. № Ф05-8669/2016 по делу № А40-198559/15).

Сроки хранения бухгалтерских документов

dok_1.png


dok_2.png

Журнал «Расчет»

Правдивый журнал о работе бухгалтера сегодня. В издании не публикуются теории или нормы законов, все тексты – реальный опыт бухгалтеров, директоров, юристов и кадровых работников. интересную статью «для себя» в каждом номере найдет любой сотрудник компании.

Заказать журнал

Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное