Отпуск во время декретного отпуска: как рассчитать

18.04.2017

В случае наступления отпуска по беременности и родам в период нахождения работницы в отпуске ежегодном выданный ей на этот период листок нетрудоспособности оплачивается как обычно. При этом ежегодный отпуск должен быть либо продлен на число календарных дней нетрудоспособности, либо перенесен на другой срок – с перерасчетом отпускных.

На вопрос о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, если на этот период приходится начало отпуска по беременности и родам, Минтруд России подробно ответил в письме от 20.09.2016 № 14-2/В-899. Собственного говоря, вопросов было несколько.

Работодателя интересовало, на каком основании можно перенести недогулянные дни отпуска и можно ли их перенести на период после выхода из отпуска по беременности и родам или после отпуска по уходу за ребенком.

Ведь согласно статье 124 Трудового кодекса РФ перенос ежегодного оплачиваемого отпуска возможен, только если во время него возникла временная нетрудоспособность, а беременность и роды не являются временной нетрудоспособностью.

Читайте также «Детские пособия в 2017 году»

Трудовые отношения

Трудовой кодекс РФ не определяет порядок расчетов по отпускным, если на период ежегодного оплачиваемого отпуска приходится начало отпуска по беременности и родам.

По мнению чиновников Минтруда России, в таком случае выданный работнице листок нетрудоспособности на период отпуска по беременности и родам подлежит оплате в общеустановленном порядке.

Как вы знаете, данное пособие назначается в течение 10 календарных дней со дня обращения работницы за его получением с листком нетрудоспособности. Работодатель выплачивает пособие в ближайший после его назначения день, установленный для выплаты заработной платы (ст. 255 ТК РФ, ч. 1 ст. 10, ч. 1 ст. 13, ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», п. 14, 18, подп. «а» п. 16 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н).

Что касается прерванного ежегодного оплачиваемого отпуска, то он должен быть либо продлен на число календарных дней нетрудоспособности, либо перенесен на другой срок.

Основанием для продления или перенесения ежегодного оплачиваемого отпуска являются заявление работницы и листок нетрудоспособности.

Продление отпуска

В случае продления ежегодного оплачиваемого отпуска на число календарных дней отпуска по беременности и родам ежегодный отпуск должен быть предоставлен непосредственно после окончания отпуска по беременности и родам и до начала отпуска по уходу за ребенком. Иначе получится, что работница находится одновременно в двух отпусках, предоставляемых по разным основаниям, а это законодательством не предусмотрено.

При продлении ежегодного оплачиваемого отпуска на число дней отпуска по беременности и родам количество фактически использованных дней отпуска будет соответствовать количеству оплаченных дней.

Перенос отпуска

Срок, на который переносится ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель определяет с учетом пожеланий работницы.

В этом случае количество фактически использованных дней отпуска не будет соответствовать количеству оплаченных дней отпуска. Поэтому работодателю следует произвести перерасчет отпускных.

Заметьте: взыскание с работницы каких-либо сумм в связи с прерыванием ежегодного оплачиваемого отпуска либо удержание сумм из выплат в ее пользу нормами Трудового кодекса РФ прямо не предусмотрены. Однако при наличии письменного согласия работницы работодатель может зачесть излишек отпускных в счет пособия по беременности и родам.

Далее мы рассмотрим операцию по переносу неиспользованных дней отпуска на другой срок с точки зрения налогообложения и бухгалтерского учета.

Читайте также «Расчет отпуска по беременности и родам»

НДФЛ

Налог с отпускных работодатель (налоговый агент) удерживает при фактической выплате этих доходов (п. 4 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 01.02.2016 № 03-04-06/4321). А перечислить НДФЛ в бюджет следует не позднее последнего числа месяца, в котором выплачены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Если отпускные выплачены в месяце, предшествующем месяцу наступления отпуска по беременности и родам, то работодатель пересчитывает удержанную с отпускных сумму НДФЛ и может уменьшить налоговую базу следующего месяца на сумму «неиспользованных» отпускных (письмо ФНС России от 24.10.2013 № БС-4-11/190790).

Читайте также «Расчет 6-НДФЛ: перенос отпуска и зачет больничного»

Страховые взносы

В 2017 году страховые взносы в налоговую инспекцию и в ФСС РФ рассчитывают по итогам каждого месяца (п. 1, 3 ст. 431 НК РФ, п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Если отпускные были включены в базу для начисления страховых взносов предшествующего месяца, то при согласии работницы на удержание излишка отпускных из ее иных доходов работодатель может скорректировать базу для начисления страховых взносов следующего месяца, уменьшив ее на сумму «неиспользованных» отпускных.

Налог на прибыль

В налоговом учете отпускные включаются в состав расходов на оплату труда ежемесячно исходя из начисленных сумм (п. 7 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ). А страховые взносы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией на дату их начисления (подп. 1, 45 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

По мнению Минфина России, для целей налогообложения прибыли расходы в виде отпускных относятся к периоду нахождения работника в отпуске. Эти расходы следует признавать в том отчетном периоде, на который приходятся дни отпуска, а не в том периоде, когда отпускные начислены и выплачены (письма Минфина России от 09.06.2014 № 03-03-РЗ/27643, от 09.01.2014 № 03-03-06/1/42).

Однако в Налоговом кодексе РФ нет прямых указаний учитывать отпускные пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период (письмо ФНС России от 06.03.2015 № 7-3-04/614@). Поэтому арбитражные суды, как правило, относят такие расходы к периоду, в котором начислены и выплачены отпускные (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 07.11.2012 по делу № А27-14271/2011, ФАС Западно-Сибирского округа от 26.12.2011 по делу № А27-6004/2011).

Если отпускные были включены в состав расходов предшествующего месяца, то при согласии работницы на удержание излишка отпускных из ее иных доходов работодатель может уменьшить сумму признанных ранее расходов на оплату труда на излишек отпускных и начисленных на них страховых взносов путем внесения корректировок в данные налогового учета в следующем месяце. При этом удержанные из иных доходов суммы не являются расходами для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Бухгалтерский учет

Обязательство перед работниками по выплате отпускных – это оценочное обязательство. При его формировании были признаны расходы по обычным видам деятельности в оценочной сумме причитающихся работникам отпускных с учетом соответствующих страховых взносов (п. 4, 5, 21 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утвержденного приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н).

При этом, если работодатель не создавал «налоговый» резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, то в учете организации возникли вычитаемая временная разница и соответствующий ей отложенный налоговый актив (п. 11, 14 ПБУ 18/02, утвержденного приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н).

Ведь в налоговом учете расходы признаются в месяце начисления отпускных и страховых взносов.

При уходе работницы в очередной оплачиваемый отпуск соответствующие суммы начисляются за счет ранее сформированного в бухгалтерском учете оценочного обязательства. При этом возникшие ранее вычитаемая временная разница и отложенный налоговый актив уменьшаются (п. 17 ПБУ 18/02).

Корректировка бухгалтерских записей при перерасчете отпускных не считается исправлением ошибки. Ведь изменения вносятся в связи с получением новой информации (о беременности работницы), которая не была доступна работодателю на момент начисления и выплаты ей отпускных (п. 2 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», утвержденного приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н).


ПРИМЕР. УЧЕТ ОТПУСКНЫХ ПРИ ИХ ЗАЧЕТЕ В СЧЕТ ПОСОБИЯ

Работнице – налоговому резиденту РФ, занятой в сбыте продукции, предоставлен очередной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней (с 1 по 14 февраля 2017 года). Средний дневной заработок для выплаты отпускных рассчитан в сумме 1000 рублей. Отпускные начислены и выплачены в январе.

В результате ухода в отпуск по беременности и родам последним днем ежегодного отпуска является 9 февраля. Работница выразила в письменной форме согласие на зачет части отпускных в счет пособия по беременности и родам, которое начислено в феврале в сумме 252 000 рублей и выплачено в том же месяце.

Организация не создает резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в налоговом учете.

В этом случае бухгалтер сделает следующие проводки (без применения вычетов по налогу на доходы физических лиц).

В январе:

Дебет 96   Кредит 70
— 14 000 руб. (1000 × 14) – начислены отпускные работнице;

Дебет 96   Кредит 69
— 3668 руб. (14 000 × (22% + 2,9% + 5,1/% + 0,2%)) – начислены страховые взносы на сумму отпускных;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»   Кредит 09
— 3533,60 руб. ((14 000 + 3668) × 20%) – уменьшен отложенный налоговый актив;

Дебет 70   Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 1820 руб. (14 000 × 13%) – удержан НДФЛ с суммы отпускных;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»   Кредит 51
— 1820 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет;

Дебет 70   Кредит 51
— 12 180 руб. (14 000 – 1820) – выплачены отпускные работнице.

В феврале:

Сторно Дебет 96   Кредит 70
— 5000 руб. (1000 × 5) – на сумму отпускных за неиспользованные дни отпуска;

Сторно Дебет 96   Кредит 69
— 1310 руб. (5000 × (22% + 2,9% + 5,1/% + 0,2%)) – на сумму страховых взносов с отпускных за неиспользованные дни отпуска;

Сторно Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»   Кредит 09
— 1262 руб. ((5000 + 1310) × 20%) – на сумму ОНА, относящуюся к неиспользованным дням отпуска;

Сторно Дебет 70   Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 650 руб. (5000 × 13%) – на сумму НДФЛ с отпускных за неиспользованные дни отпуска;

Дебет 69-1   Кредит 70
— 252 000 руб. – начислено пособие по беременности и родам;

Дебет 70   Кредит 51
— 247 000 руб. (252 000 – 5000) – выплачено пособие по беременности и родам за вычетом отпускных за неиспользованные дни отпуска.

Ирина Сергеева, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Электронная версия журнала
«ПРАКТИЧЕСКАЯ БУХГАЛТЕРИЯ»

Лучшее предложение для тех, кому нужен минимальный бюджет и практическая информация по учету и налогам.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное