Электронный архив решит ваши проблемы

21.12.2016

Бухгалтерские документы составляют основу документооборота на предприятии. О том, насколько важен процесс хранения и обработки документов, лишний раз говорить не приходится. Каждый компетентный бухгалтер или руководитель и так знает, что этот участок в работе организации очень важен и от него зависит успех всего бизнеса, а не только отдельного подразделения.

С наступлением века тотальной автоматизации, документооборот не остался от нее в стороне. Все чаще практикуется внедрение систем электронного документооборота (СЭД).

У электронного архива есть масса преимуществ перед бумажным. Все мы знаем, что уйти от бумажных архивов невозможно, так как необходимость его существования прописана в разнообразных законодательных актах РФ. Но ведь работать с ним порой не то что не совсем удобно, а трудоемко и затратно во времени. И тут стоит вспомнить об альтернативном решении – электронном архиве. В то время как документы Вашей организации хранятся в специально организованных архивах, надежно защищены от любого рода негативных воздействий, работа продолжается посредствам ЭА.

Далее мы поговорим о том, зачем автоматизировать процесс хранения документов и как это поможет решить ваши проблемы.

Если говорить о предприятии в целом – то данное решение позволяет ускорить работу и соответственно повысить эффективность работы. А именно – быстрый электронный поиск и формирование подборок документов. Кроме того, нет необходимости хранить архив оригиналов документов непосредственно в бухгалтерии. Каждый уполномоченный сотрудник может обратиться к архиву со своего компьютера, более того, неограниченное количество пользователей могу обращаться к документу одновременно. Так же, данное решение гарантирует сохранность документов и порядок в бумажном архиве.

Если же говорить конкретно о работе бухгалтера, то для него пользоваться электронным архивом это, в первую очередь, удобно. Во-первых – ему не нужно рыться в огромном количестве документов на своем столе. Все документы будут в электронном архиве. Во-вторых – у него будет оперативный доступ к любому документу архива. Более того, он сможет использовать привычные ему бухгалтерские системы предприятия для работы с документами архива. Это позволит ему просматривать все первичные документы, связанные с каждой финансово-хозяйственной операцией в учетной системе предприятия. Исключение ручного труда при поиске необходимых документов позволит также ускорить работу бухгалтера.

Кроме того, наличие архива – безусловный плюс для безопасности вашей компании. Централизованное хранение в едином архиве с единой контролируемой политикой управления и доступа сотрудников позволяет обезопасить ваши документы от любого несанкционированного просмотра и чрезвычайных ситуаций. Также есть возможность шифрования документов и использования электронной цифровой подписи. Решение гарантирует вам защиту как от случайного, так и от умышленного уничтожения документов электронного архива. Все действия с архивом протоколируются.

А, пожалуй, самое главное преимущество – это решение проблем с любыми проверками. Что с налоговыми проверками, что с аудиторскими проверками. Быстрый поиск документов по архиву и контроль наличия оригиналов позволяет вам быть во всеоружии перед любой проверкой.

Внедрение электронного архива первичной бухгалтерской документации – это переход на удобную автоматизированную работу с электронными копиями документов при неизменности сложившегося порядка работы бухгалтерии, быстрое выполнение трудоемких задач подбора документов, обеспечение целостности и сохранности бумажного архива.

Комплект «Оптимальный»

Энциклопедия учета, новости в рассылках, аналитика в журналах. Подписываться на бухгалтерские журналы отдельно больше не нужно.
Все можно получить сразу и по оптимальной цене.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA