Передача дел новому главному бухгалтеру

09.12.2016

На сегодняшний день процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего не отражена в действующем законодательстве. Чтобы уменьшить возможные негативные последствия, компания должна максимально четко и прозрачно организовать передачу дел. Процедуру можно разбить на несколько этапов. Ведущий аудитор ООО «Юринформ-аудит» Тенгиз Бурсулая подробно расписал весь алгоритм.

Знакомство с должностной инструкцией и приказом о передаче дел

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от уходящего специалиста. Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться с должностной инструкцией.

К сожалению, во многих компаниях такие документы просто отсутствуют. И хотя это является грубым нарушением ведения кадрового учета, такие случаи не редки. И именно при передаче дел руководство обращает внимание, что должностные инструкции – это неотъемлемая часть правильно организованного бизнеса. Без них, кадровые перестановки могут быть очень болезненными для предприятия. Так что рекомендуем обратить особое внимание на порядок в кадровых документах и проверить у всех ли должностей существуют должностные инструкции и все ли сотрудники с ними ознакомлены.

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации. В документе должны быть указаны фамилия, имя и отчество лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), а также имена других сотрудников, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе следует указать: причину проведения приема-передачи дел – например, увольнение главного бухгалтера; сроки проведения приема-передачи дел и период, за который эта процедура будет выполнена. Если главный бухгалтер увольняется по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели в соответствие со статьей 80 Трудового кодекса. В этом случае целесообразно установить срок, равный двум неделям. Кроме этого, в приказе нужно указать имя сотрудника, ответственного за передачу дел (фамилия, имя и отчество уходящего главного бухгалтера), и имя сотрудника, ответственного за прием (фамилия, имя и отчество нового специалиста). Не забудьте поименно указать каждого участника, включенного в состав комиссии, а также председателя комиссии по передаче дел. Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В ее состав могут включаться сотрудники бухгалтерии, службы внутреннего контроля, службы безопасности и прочие работники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии. Кроме всего прочего, не забудьте, что в приказе необходимо указать сроки составления акта о приеме-передаче дел.

Инвентаризация имущества и обязательств

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Результаты нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Проверка состояния учета и отчетности

Новый главный бухгалтер должен провести ревизию состояния учета и отчетности. Для этого необходимо проверить наличие документов. К ним относятся: учредительные и регистрационные бумаги; учетная политика; первичные учетные документы (договоры с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т. п.); регистры бухгалтерского и налогового учета; бухгалтерские справки; финансовая и налоговая отчетность; отчетность во внебюджетные фонды; акты сверок с ИФНС, акты по проводимым проверкам; инвентаризационные описи; кассовые документы, выписки банков и платежные поручения; кадровые бумаги, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ; должностные обязанности сотрудников бухгалтерии; список лиц, имеющих право подписи на первичных документах, и другие бумаги, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При отсутствии подписи делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется опись документов.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период, т. е. тот временной интервал, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Обратите внимание

Передача работы оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние компании на дату увольнения прежнего специалиста, и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству. Например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т. д. Также проверяется отчетность на соответствие показателей данным бухучета и правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.

Конечно, проверить все первичные бумаги новому главному бухгалтеру из-за их большого количества бывает просто нереально. В этом случае следует подтвердить наличие первичных документов, правильность заполнения реквизитов и их отражения на счетах. Сделать это нужно хотя бы можно выборочно. Критерием такой проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Читайте также «Ошибки в первичных документах»

Прием-передача документов

Главный бухгалтер должен получить следующие документы.

Учредительные и регистрационные бумаги:

  • устав, учредительный договор;
  • выписка из ЕГРЮЛ;
  • свидетельство о регистрации;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
  • свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования.

Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета:

  • учетная политика;
  • политика по налоговому учету;
  • план счетов;
  • должностные инструкции работников бухгалтерии.

Регистры бухгалтерского и налогового учета:

  • оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам бухучета;
  • регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.

Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность:

  • бухгалтерская отчетность;
  • декларации и расчеты по всем налогам;
  • книги покупок и продаж;
  • журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Документы по инвентаризации:

  • приказ о проведении инвентаризации;
  • инвентаризационные и сличительные описи.

Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами:

  • акты налоговых проверок;
  • акты сверок с инспекторами.

Документы по учету основных средств:

  • приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
  • акты приема-передачи основных средств по форме № ОС-1;
  • инвентарные карточки по основным средствам по форме № ОС-6;
  • акты на списание основных средств.

Документы по учету товарно-материальных ценностей:

  • карточки учета материалов;
  • приходные ордера по форме № М-4;
  • требования – накладные по форме № М-11.

Документы по учету денежных средств:

  • кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
  • платежные поручения;
  • выписки банков по расчетным счетам;
  • журнал кассира-операциониста и Z-отчеты.

Документы по учету труда и заработной платы:

  • трудовые договоры;
  • приказы о приеме на работу, увольнении, премировании;
  • штатное расписание;
  • табели учета рабочего времени;
  • расчетно-платежные ведомости.

Документы по расчетам с подотчетными лицами:

  • авансовые отчеты.

Документы по учету расчетов контрагентами:

  • договоры с поставщиками и покупателями;
  • акты сверок с дебиторами и кредиторами;
  • товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.

Прочие бумаги:

  • первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
  • бухгалтерские справки;
  • путевые листы;
  • бланки строгой отчетности;
  • доверенности и другие бумаги.

Получение пояснений

Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями, а также с контрагентами, аудиторской фирмой и налоговыми органами.

Составление и подписание акта приема-передачи дел

Передача работы оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние компании на дату увольнения прежнего специалиста, и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел. Акт приема-передачи дел может быть составлен в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В документе нужно отразить много данных: Ф. И. О. лиц, сдающих и принимающих дела, дату, период, за который осуществлена передача дел, дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел, название и количество переданных документов (дел, папок, подшивок), серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности, список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел, все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов, число переданных печатей, штампов и тому подобное, последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, характеристику бухгалтерского и налогового учета.

На характеристике остановимся подробнее. Она может включать в себя несколько разделов.

«Организация бухгалтерского учета». В этом разделе проводится анализ учетной политики. Здесь указываются организационная структура бухгалтерии, укомплектованность кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками, квалификация учетных работников. Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

Следующий раздел – «Учет денежных средств». В нем указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира-операциониста, результаты инвентаризации наличных, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных. Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в банках, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками.

Читайте также «Учет денежных средств на депозите (пример)»

Обратите внимание

Новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Третий раздел – «Учет основных средств и нематериальных активов». В нем описываются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты.

Читайте также «Учет основных средств в организации»

Четвертый раздел – «Учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов)». В этом разделе указываются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей. Для этого уточняются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков). Также в этом разделе отмечается наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников.

Пятый раздел – «Состояние учета на других участках». Тут необходимо описать порядок учета финансовых и доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. А также отмечается соответствие или несоответствие порядка учета законодательству.

Шестой раздел – «Состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации». В этом разделе указываются сведения о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами). Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с инспекциями и государственными внебюджетными фондами. По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

Следующий раздел – «Бухгалтерская (финансовая) отчетность». Тут указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с информацией бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений.

Читайте также «Бухгалтерская отчетность вновь созданной организации»

Восьмой раздел – «Хранение документов». В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности бумаг, их хранения и уничтожения.

И, наконец, последний, девятый раздел – «Перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи». Тут указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости. Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главбухом и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера. Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел, и утверждается руководителем организации.

Бухгалтерская профессиональная пресса

Для тех бухгалтеров, которые предпочитают работать с первоисточниками. Гарантия профессионализма и личная ответственность эксперта и автора.

Заказать журнал

Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA