Об использовании самостоятельно разработанных документов

Кроме того, ФНС России сообщила, что подготовлен к процедуре оценки универсальный электронный документ, который благодаря большому количеству полей сможет служить и счетом-фактурой, и накладной, и приемо-передаточным актом.

Виды электронной подписи

Существует три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Наиболее универсальной и надежной считается усиленная квалифицированная подпись. Документ, визированный такой подписью, аналогичен бумажному варианту с собственноручной подписью. Использовать такую подпись можно и без каких-либо дополнительных соглашений и регламентов между участниками электронного документооборота (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее – Закон № 63-ФЗ).

Электронная «первичка»

Условия использования электронного документооборота, порядок создания документов в электронной форме, их легитимного оборота и хранения регулируется Законом № 63-ФЗ.

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. Так сказано в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ)

Налоговая служба в комментируемом письме № ЕД-4-15/19671 подтвердила давнюю официальную позицию о том, что до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом № 63-ФЗ вид электронной подписи.

Такая же позиция содержится в письме Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701. Финансовое ведомство также указало, что при наличии соглашения между участниками электронного взаимодействия подписанные простой или усиленной неквалифицированной подписью электронные документы признаются для целей бухучета и налогообложения равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью, в случаях, которые определены такими соглашениями. Кроме того, Минфин подчеркнул, что Налоговый кодекс РФ предусматривает ряд ситуаций, когда обязательным является использование усиленной квалифицированной подписи:

• при составлении электронных счетов-фактур (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ) ;
• при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности). Отметим, что для некоторых видов отчетности использование квалифицированной подписи прямо определено нормативными документами. Например, такой порядок установлен для годовой бухгалтерской отчетности, которую необходимо сдать в Росстат (п. 6 приказа Росстата от 31.03.2014 № 220), формы РСВ-1 ПФР (постановление ПФР России от 16.01.2014 № 2), отчетности в налоговую инспекцию - декларации (п. 1 ст. 80 НК РФ, п. 2 Правил определения вида электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг, утв. постановлением Правительства РФ от 25.06.2012 № 634).

Кстати, раньше Минфин говорил, что подтверждать соответствующие расходы первичные учетные документы в электронном виде могут, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (письмо Минфин России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920).

Внутренние документы

В электронном виде можно составлять и внутренние документы. Минфин и ФНС России указывают, что документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Чиновники напоминают, что с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Однако из общего правила есть исключение. Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов и в соответствии с ними (например, кассовые документы). Отметим, что такой ответ контролирующие органы дают независимо от того, о каких именно внутренних документах идет речь в вопросе, заданном налогоплательщиком:

• о табеле учета рабочего времени, нарядах на работу, приходных ордерах, требованиях-накладных (письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1)
• об авансовых отчетах по итогам командировок (письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250) и т.д.
  

Документы, истребуемые в рамках налоговых проверок

Для многих документов ФНС России разработаны их электронные форматы. Однако, как отмечает ФНС России, с 2013 года состав и форма первичных документов определяется руководителем компании. Это касается и электронных документов.

Налоговое законодательство, отмечает налоговое ведомство, не содержит специальных требований закреплять используемые форматы электронных первичных учетных документов в учетной политике для целей налогообложения.

Если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, то такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.

Универсальный электронный документ

Поскольку сейчас унифицированные формы документов не являются обязательными, ФНС России решила, что не смысла утверждать форматы форм первичных учетных документов из альбомов унифицированных форм.

Тем не менее, форматы все-таки разрабатываются. В комментируемом письме налоговая служба сообщила, что подготовлены для направления на государственную регистрацию в Минюст России проекты приказов «Об утверждении документа о передаче результатов работ (об оказании услуг)» и «Об утверждении формата документа о передаче товаров при торговых операциях».

Кроме того, подготовлен документ о передаче товаров (корректировочный документ), который может использоваться как:

• счет-фактура (корректировочный счет-фактура), выставляемый продавцом при исполнении обязанности, предусмотренной пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ, и который является подтверждением права на применение налоговых вычетов по НДС;
• счет-фактура (корректировочный счет-фактура) с расширенным набором реквизитов, позволяющих применять электронный документ как основание для применения вычетов по НДС, и как первичный учетный документ, соответствующий требованиям Закона № 402-ФЗ для целей бухгалтерского учета;
• первичный учетный документ для оформления факта хозяйственной жизни в виде передачи товаров (работ, услуг, имущественных прав) в соответствии с требованиями Закона N 402-ФЗ (с набором реквизитов, удовлетворяющим требованиям к показателям первичного учетного документа).

Разрабатываемый формат будет универсальным. В него будет входить множество свободных «полей», которые компания сможет заполнять наименованиями любых учитывающих специфику оформляемого события дополнительных реквизитов (50 символов) и значениями этих реквизитов (2000 символов).

Кроме того, можно будет в этот универсальный первичный учетный документ включить отдельный файл любой структуры и вида, реализующий возможность отражения в документе более полной информации о факте хозяйственной жизни.

Фактически этого документа будет достаточно для всех случаев передачи между хозяйствующими субъектами любых видов ценностей.