Электронный документооборот и законодательство

04.09.2015

Бизнес, чтобы оставаться конкурентоспособным, берет на вооружение все самые современные технологии. Однако законодательство за этими нововведениями, к сожалению, не успевает. Николай Визер, старший юрисконсульт юридической компании «Туров и Побойкина-Сибирь», изучил законодательные противоречия.

В последнее время основной документ, регулирующий хозяйственную деятельность в России – Гражданский кодекс – активно реформируется. Изменения внесены в том числе и в статью 434 ГК РФ, в которой появилась такая фраза «Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту».

Данная фраза появилась в связи с тем, что ГК уже давно предоставляет компаниям право заключать контракты, обмениваясь «электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

По следам изменений в законодательстве Верховный Суд принял По- становление Пленума от 23 июня 2015 года № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации». Согласно пункту 65 документа: «Если иное не установлено законом или договором и не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон, юридически значимое сообщение может быть направлено, в том числе, посредством электронной почты, факсимильной и другой связи, осуществляться в иной форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, информация о которых содержится в таком сообщении, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (например, в форме размещения на сайте хозяйственного общества в сети Интернет информации для участников этого общества, в форме размещения на специальном стенде информации об общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме и т. п.)». То есть имеет место констатация возможности общения в электронном виде, однако никакой конкретики в этом вопросе пока нет.

Не скажу, что данные новации существенно повлияют на участников гражданских правоотношений, поскольку вопросов они порождают больше, чем ответов. Попробуем разобраться.

Что такое документ?

Начать можно с того, что определение электронного документа входит в противоречие с другими законодательными актами. Согласно статье 1 Закона от 29 декабря 1994 года № 77- ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», «документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения». Разница очевидна. В ГК отсутствует указание на то, что информация должна обладать идентифицирующими признаками, которые и делают ее документом, имеющим юридическое значение. И как в такой ситуации решить – вот данное конкретное письмо является офертой или это просто обсуждение условий? Ответ на данный вопрос пока отсутствует. Очевидно, что требуется установить, какие именно реквизиты позволяют выделить именно документы из массива электронной информации.

Каналы связи

С каналами связи тоже все не совсем ясно, хотя похожее понятие встречается в налоговом законодательстве. Статья 23 НК устанавливает обязанность налогоплательщика получать и отправлять электронные сообщения по «телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота документов». Бухгалтеры хорошо представляют, как это организовано. Существует некоторое количество операторов, сертифицированных ФНС, которые обеспечивают подключение к системе документооборота. Для этого необходимо установить на компьютер специальное ПО, которое передает данные между инспекцией и фирмой, в том числе фиксируя дату получения цифровой бумаги.

В гражданском обороте ничего подобного не существует. Большинство документов посылается через электронную почту. При этом можно выделить два основных вида почты – общедоступная, предоставляемая известными интернет-порталами, и корпоративная. Если почитать любое лицензионное соглашение общедоступной почты, можно увидеть, что оператор ничего не гарантирует и вообще от ответственности отказывается. Не стоит забывать и о том, что сохранить конфиденциальность, которая необходима в некоторых случаях, вряд ли получится. Что же касается корпоративной почты, то, учитывая огромные возможности для фальсификации документооборота одним из участников сделки, собственником сервера, она тоже не годится на роль массового коммуникатора и не может подтверждать юридическую достоверность бумаг.

Удостоверение личности

Указание на то, что сторона должна достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору, также не добавляет ясности. Как именно это сделать, новая редакция ГК не поясняет. В банковской практике существует понятие электронно-цифровой подписи, однако каждая кредитная организация применяет свою систему, которая требует специального подключения и не всегда является удобной для пользователя. Да и работает система, честно говоря, в одну сторону.

Хотя и такого подтверждения «личности» в гражданском законодательстве пока нет. Так как идентифицировать отправителя того или иного электронного сообщения? Получается, что никак. Однако, даже если удастся установить, что письмо отправлено стороной договора, этого явно недостаточно с точки зрения законодательства. Необходимо установить еще и конкретное физическое лицо, которое является отправителем бумаги. Как это сделать, также неясно, поскольку доступ к компьютеру или электронной почте может иметь несколько человек.

Налоговые нюансы

Бизнес был бы рад целиком перевести в сеть свой документооборот, так как это существенно экономит время и деньги. Но государство не спешит переводить общение коммерсантов в сеть. Чиновники, привыкшие иметь дело с бумагами, традиционно с большим подозрением относятся ко всему нематериальному. Всем известное Постановление Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 12 октября 2006 года № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды» требует, чтобы компании проявляли должную осмотрительность при выборе контрагента и взаимодействия с ним. При этом в тех случаях, когда общение и обмен документами проходит в Интернете, минуя личный контакт, доказать свою добросовестность очень и очень сложно.

Решение проблем

Проблема, которую законодатель пытался решить, довольно актуальна для современной российской экономики. И безусловно, она будет решена. Уже сейчас можно отметить два варианта решения. Первый, законодательный. Государство должно разработать общую систему передачи электронных данных, которая позволяла бы оперативно отправлять и получать большие объемы информации, а также фиксировать факт пересылки сообщения и идентифицировать пользователей. Чтобы система заработала, она должна соответствовать всего двум требованиям. Первое – это удобство. Второе – хорошая защита от постороннего внимания, в том числе и от государственных органов. Процесс создания такой системы является дорогим, долгим, сложным, но неизбежным. Второй вариант будет реализован самим бизнесом. Уже сейчас сложилась практика общения менеджеров через электронную почту и социальные сети, обмен сканами документов и многие другие способы использования современных технологий. Безусловно, сложатся определенные обычаи делового оборота, которые будут признаны судами. Так что оба варианта друг друга не исключают.

Николай Визер, для журнала «Расчет»

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное