Универсальный передаточный документ

07.07.2015

Чтобы не оформлять на каждую операцию по реализации два документа – первичный учетный и счет фактуру – по предложению ФНС России налогоплательщикам дано право использовать универсальный передаточный документ (УПД). Форма и рекомендации по его оформлению содержатся в письме ФНС России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@. Подробнее об этом читайте в нашей статье, подготовленной экспертами Бератора.

УПД можно оформить при отгрузке товаров, приеме-передаче оказанных услуг и результатов выполненных работ, передаче имущественных прав. Применять форму УПД могут и налогоплательщики, применяющие специальные режимы налогообложения (УСН, ЕНВД), им можно не заполнять данные, обязательные только для счета-фактуры.

Даже если вы будете использовать УПД, авансовые счета-фактуры все равно выставлять придется. То же самое касается и товарно-транспортных накладных.

Форма УПД может применяться:

- как единый документ для бухгалтерского и налогового учета, в том числе для исчисления НДС. Для этого в ячейке «Статус» проставляется цифра «1» и заполняются все реквизиты УПД, в том числе реквизиты счета-фактуры и первичного учетного документа. В этом случае выставлять отдельный счет-фактуру не нужно. УПД со статусом «1» заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную или акт приемки-передачи выполненных работ (оказанных услуг);

- как первичный учетный документ. В этом случае в ячейке «Статус» проставляется цифра «2». УПД со статусом «2» заменят собой только накладную или акт.

ФНС напоминает, что форма УПД носит рекомендательный характер. И действующее законодательство не запрещает использовать УПД (или другие формы «первички») и форму счета-фактуры, утвержденную постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, в рамках одного договора.

Следовательно, использование счета-фактуры и УПД со статусом «1» в рамках одного договора поставки не является препятствием для вычета НДС покупателем. Равно как и оформление в рамках одного договора поставки товарной накладной и УПД не лишает покупателя на учет стоимости приобретенных товаров в целях налогообложения прибыли.

Форма УПД

Вот форма универсального передаточного документа.

Основную часть УПД занимает счет-фактура. Слева от счета-фактуры и под ним расположены реквизиты, которые относятся только к первичным учетным документам. При этом первичный учетный документ отдельной нумерации не имеет.

Та часть УПД, которая является счетом-фактурой, заполняется по правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137.

Какие требования установлены к оформлению счетов-фактур, смотрите в Бераторе. Набирайте в поисковой строке Бератора: «Требования к оформлению счета-фактуры».

Установить Бератор бесплатно

Остальные реквизиты заполняются с учетом рекомендаций ФНС России, приведенных в Приложениях № 3 и № 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@. Остановимся на наиболее важных из них.

Поле «Статус» предназначено для того, чтобы обозначить цель использования УПД. Если он используется как счет-фактура и первичный учетный документ, в этом поле указывается значение 1. В этом случае УПД является основанием для применения вычета по НДС (письмо Минфина от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664). Налогоплательщики, которые используют УПД только как первичный учетный документ (например, применяющие УСН), проставляют здесь 2.

В строке [8] «Основание передачи и получения товаров (работ, услуг)» укажите дату и номер договора, по которому отгружаются товары или оказывает услуги (выполняются работы).

В строке [9] УПД рекомендуется указать данные о транспортировке и грузе - реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Заполнять этот реквизит не обязательно, однако сведения в нем позволяют подтвердить факт поставки товаров.

В строках [10]и [15] должны присутствовать должности и подписи сотрудников продавца и покупателя, которые отгрузили или получили товары, работы, услуги. В строках [13] и [18] указываются должности и проставляются подписи ответственных за правильное оформление этих операций у поставщика и покупателя. Подписи здесь могут отсутствовать, если здесь указаны те же работники, что и в строках [10]и [15].

В строке [14] нужно указать наименование и другие реквизиты организации-продавца. В строке [19] такую же информацию нужно указать о покупателе.

Дата отгрузки и получения товаров (работ, услуг) указываются в строках [11] и [16] соответственно. Это не обязательные реквизиты документа.

Чтобы избежать несанкционированного произвольного проставления даты заинтересованной стороной и исключить споры, строки [11] и [16] налоговики рекомендуют все же заполнять,

В УПД можно указать дополнительные сведения об отгрузке – например, реквизиты сертификатов соответствия и других документов, прилагаемых к УПД (строка [12]).

В строке [17] можно указать на наличие либо отсутствие претензий со стороны покупателя при приемке товаров.

На бланке УПД предусмотрено место для проставления печати. Однако ее можно не ставить, так как этот реквизит не обязателен для первичных учетных документов.

Дополнительно в УПД можно указать порядковый номер наименования товара (графа А), а также артикул товаров или коды ОКВЭД (ОКУН) по работам или услугам (графа Б).



Обратите внимание

УПД регистрируется в книге покупок и книге продаж по тем же правилам, что и счет-фактура.


Так, исправленный УПД регистрируется покупателем в книге покупок, а суммы НДС предъявляются покупателем к вычету в том налоговом периоде, в котором получен исправленный УПД. Если покупатель до внесения продавцом исправлений в УПД зарегистрировал его в книге покупок и принял сумму НДС к вычету, то ему нужно внести соответствующие изменения в книгу покупок в порядке, установленном Правилами ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС (утв. постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137). Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 21 апреля 2014 года № ГД-4-3/7593.

Исправление ошибок в УПД

Поскольку универсальный передаточный документ может применяться и как счет-фактура, и как первичный учетный документ, то допущенная в УПД ошибка может повлечь за собой проблемы с получением налоговых вычетов по НДС или по учету расходов при расчете налога прибыль.

Порядок исправления УПД зависит от двух факторов:

  • от статуса документа: «1» или «2» (имеет значение, в каких именно показателях допущена ошибка: в показателях счета-фактуры или первичного документа);
  • помешают ли налоговикам ошибки в части счета-фактуры идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимость, налоговую ставку, сумму налога, предъявленную покупателю (такие ошибки влекут отказ в принятии «входного» НДС к вычету (п. 2 ст. 169 НК РФ)).

В зависимости от сочетания этих факторов в письме от 17 октября 2014 года № ММВ-20-15/86@ налоговики рекомендуют различные варианты исправления ошибок.

Исправление УПД со статусом «1»

Рассмотрим несколько типовых ситуаций, которые требуют внесения исправлений в УПД.

Если продавец допустил ошибки в показателях счета-фактуры и первичного учетного документа, которые касаются стоимости товаров и суммы налога, предъявленной покупателю, то это может повлечь отказ в принятии вычета по НДС.

В этом случае продавец может составить новый УПД со статусом «1» по правилам пункта 7 раздела II приложения № 1 к постановлению Правительства России от 26 декабря 2011 года № 1137. Для этого он должен сохранить номер и дату, которые были присвоены УПД до внесения исправлений (строка (1)) и заполнить строку (1а), в которой указать порядковый номер и дату исправления. Затем в новый экземпляр УПД нужно перенести все показатели, которые не требуют уточнения и дополнить исправленный экземпляр новыми сведениями (которые прежде не были заполнены) либо изменить показатели по необходимым позициям. В завершение продавцу следует подписать новый УПД в том же порядке, в каком был подписан ошибочный документ.

В письме ФНС России от 21 апреля 2014 года № ГД-4-3/7593 налоговики обращают внимание продавцов и покупателей на следующие моменты.

Во-первых, исправленный УПД покупатель регистрирует в книге покупок и, соответственно, суммы НДС предъявляет к вычету в том квартале, в котором получен исправленный документ. Если покупатель до внесения продавцом исправлений в УПД зарегистрировал его в книге покупок и принял НДС к вычету, то ему следует внести соответствующие изменения в книгу покупок (п. 9 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утв. постановлением № 1137).

Во-вторых, исправленные счета-фактуры продавец регистрирует в книге продаж или дополнительном листе книги продаж по мере возникновения обязанности по уплате НДС с указанием в соответствующих графах книги продаж, дополнительного листа книги продаж положительных значений (п. 11 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, утв. постановлением № 1137).

Если продавец допустил ошибки в показателях счета-фактуры (или в показателях первичного учетного документа), которые не мешают принять НДС к вычету, то продавцу следует уточнить некоторые показатели факта хозяйственной жизни. Например, уточнить реквизиты грузоотправителя, грузополучателя, номер платежно-расчетного документа, номер таможенной декларации и др.

В этом случае рекомендуется составить новый исправленный экземпляр УПД. Для этого продавец должен сохранить номер и дату, которые были присвоены УПД до внесения исправлений (строка (1)) и заполнить строку (1а), указав там порядковый номер исправления и дату исправления. Затем необходимо перенести все показатели из экземпляра, составленного до внесения исправлений, с указанием по соответствующим позициям новых сведений (первоначально не заполненных) или уточненных (измененных) сведений. В форме исправленного экземпляра УПД нужно будет указать статус «2» (независимо от того, каким был первоначальный статус). Поскольку изменения производятся с целью исправления УПД только как первичного документа, статус меняется для визуального выделения такой ситуации. Исправленный экземпляр УПД повторно не подписывается у руководителя и главбуха, так как составление исправленного экземпляра УПД не влияет на исчисление НДС и принятие его к вычету.

Кроме того, исправленный экземпляр УПД не регистрируется в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж.

Если продавец допустил ошибку в показателях, которые относятся только к первичному учетному документу и показатели счета-фактуры не затрагивают, то в этом случае можно составить новый УПД со статусом «2».

Но возможен и другой вариант. Так, если первоначальный УПД был составлен на бумаге, то исправить ошибочные показатели можно в порядке, предусмотренном разделом 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержден Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

Для этого нужно зачеркнуть неправильный текст или сумму и написать над зачеркнутым исправленный текст или сумму. Зачеркивать нужно одной чертой, чтобы можно было прочитать исправленное. Затем следует подтвердить исправление ошибки надписью «исправлено», а также автографом лиц, подписавших документ, и поставить дату исправления.

Исправление УПД со статусом «2»

По своей сути, УПД со статусом «2» это первичный учетный документ. Согласно части 7 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. С учетом этого ФНС России предлагает исправлять УПД со статусом «2» путем составления нового УПД или путем исправления ошибки непосредственно в тексте УПД.

Однако возможны ситуации, когда из-за ошибки в УПД со статусом «2» может потребоваться дополнительно выставить счет-фактуру. К примеру, после выставления УПД со статусом 2 может выясниться, что операция была по ошибке освобождена от налогообложения НДС (ст. 149 НК РФ).

Если нужно внести исправления в УПД, влекущие изменение данных о стоимости отгрузки, в связи с чем необходимо выставить счет-фактуру, то рекомендуем исправить первичный учетный документ путем зачеркивания неправильного текста или суммы и отдельно оформить счет-фактуру.


Лучшее решение для бухгалтера

Бератор - это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов. Начать работу с Бератором для Windows



Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное