По общему правилу размер компенсации (или принципы его определения) устанавливается в дополнительном соглашении к трудовому договору с конкретным работником или в локальном нормативном акте организации (приказе, распоряжении и т. д.).

Органы и организации, в интересах которых работник исполняет государственные или общественные обязанности (присяжные заседатели, члены избирательных комиссий и др.), выплачивают людям компенсации в порядке и на условиях, которые предусмотрены действующим законодательством. В таких случаях работодатель освобождает работника от основной работы на период исполнения им государственных или общественных обязанностей.

Трудовым кодексом предусмотрено более трех десятков компенсаций работникам, которые должны выплачиваться в тех или иных ситуациях. Рассмотрим некоторые из них.

Компенсация при переезде на работу в другую местность

Если для выполнения служебных обязанностей по предварительной договоренности с работодателем работнику необходимо переехать на постоянное жительство в другую местность, работодатель должен выплатить ему компенсацию (ст. 169 ТК РФ).

Такая ситуация может возникнуть, когда организация-работодатель переводит работника на работу в свое подразделение (филиал) в другом городе, то есть работодатель и работник состоят в трудовых отношениях.

Компенсацию начисляют на основании приказа руководителя организации-работодателя.

Приказ может выглядеть так

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187 в сумму компенсации при переезде на работу в другую местность включают:

• стоимость проезда работника и членов его семьи до города, в котором расположена фирма или ее филиал (кроме случаев, когда фирма предоставляет для переезда собственный транспорт);
• расходы на оформление проездных документов;
• расходы за пользование в поезде постельными принадлежностями;
• расходы на провоз имущества (багажа) весом до 500 кг на работника;
• расходы на провоз имущества (багажа) весом до 150 кг на каждого члена семьи работника;
• расходы по обустройству работника на новом месте жительства в размере его месячного оклада по новому месту работы;
• расходы по обустройству членов семьи работника на новом месте жительства в размере 1/4 его месячного оклада по новому месту работы (выплачивается каждому члену семьи);
•  суточные за каждый день пути.

Компенсацию в пределах норм, выплаченную работнику при переезде на работу в другую местность, взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, налогом на доходы физических лиц, а также взносами во внебюджетные фонды не облагают (ст. 217 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Понесенные расходы компания может учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие разъяснения дали финансисты в своем письме от 15 мая 2013 года № 03-03-06/1/16789.

Ту часть компенсации, которая положена членам семьи (оплата проезда, провоза багажа и пособия), выплачивают, если они переехали к работнику в течение года после того, как он получил жилье на новом месте.

ПРИМЕР
АО «Актив» находится в Москве, а его филиал – в Новосибирске.
По приказу руководителя 11 января отчетного года в филиал направили М.Д. Аникееву на должность начальника технического отдела. С ней переезжают муж и сын. Месячный оклад Аникеевой на новом месте работы – 18 000 руб.
Стоимость одного билета на самолет до Новосибирска – 7500 руб. Расходы Аникеевой на провоз имущества весом 600 кг – 5000 руб. 
Аникеевой выплачивают суточные в пределах установленных норм (700 руб. за каждый день нахождения в пути). 
Сумма компенсации за переезд на работу в другую местность составит:
- стоимость проезда работника и членов его семьи: 
    

   7500 руб. × 3 билета = 22 500 руб.; 
    

   - стоимость провоза багажа – 5000 руб.; 
    

   - расходы по обустройству на новом месте жительства работника в размере месячного оклада на новом месте работы – 18 000 руб.; 
    

   - расходы по обустройству на новом месте жительства членов семьи работника в размере 1/4 месячного оклада: 18 000 руб. × 1/4 × 2 чел. = 9000 руб.; 
    

   - суточные за один день пути по установленным нормам: 
    

   700 руб./дн. × 1 дн. = 700 руб.
Общая сумма компенсации составит:
22 500 руб. + 5000 руб. + 18 000 руб. + 9000 руб. + 700 руб. = 55 200 руб.
Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 
– 55 200 руб. – начислена компенсация Аникеевой;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50-1 
– 55 200 руб. – выдана компенсация Аникеевой из кассы организации.

Работник обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность, если:

• он отказался приступить к работе без уважительной причины;
• до окончания срока работы, который был обусловлен при его переводе, он был уволен.

Если вы приглашаете на работу сотрудника, проживающего в другом городе, вы можете оплатить его расходы на переезд. Однако в этом случае у него возникает доход, облагаемый НДФЛ. Оплата организацией-работодателем стоимости проезда к месту работы нового работника является его доходом в натуральной форме. А если это высококвалифицированный специалист, который не является налоговым резидентом РФ, работодатель обязан удержать НДФЛ по ставке 30 процентов.

Минфин России считает, что действие статьи 169 Трудового кодекса относительно того, что работодатель возмещает работнику расходы на его переезд в другую местность, распространяется только на случай переезда на другое место работы у этого же работодателя (письмо от 30 июня 2014 г. № 03-04-06/31385).

Компенсация работникам-донорам

В день сдачи крови, а также в день связанного с этим медицинского осмотра сотрудника освобождают от работы (ст. 186 ТК РФ).

Если по соглашению с работодателем сотрудник в день сдачи крови вышел на работу (за исключением работ с вредными или опасными условиями труда, когда выход сотрудника на работу в этот день невозможен), ему предоставляют по его желанию другой день отдыха.

Если работник сдавал кровь в период ежегодного оплачиваемого отпуска, в выходной или нерабочий праздничный день, работнику по его желанию предоставляют другой день отдыха.

После каждого дня сдачи крови работнику предоставляют дополнительный день отдыха. Этот день отдыха по желанию работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован в другое время в течение календарного года.

Основанием для освобождения от работы является справка медицинского учреждения, где работник сдавал кровь.

Если работник сдавал кровь, то работодатель сохраняет за ним его средний заработок за дни сдачи и предоставленные в связи с этим дни отдыха (ст. 186 ТК РФ).

О том, как рассчитать средний заработок, смотрите в бераторе «УСН на практике»

Имейте в виду: на средний заработок за это время должны начисляться страховые взносы. Это подтвердили судьи в определении ВАС России от 31 мая 2013 года № ВАС-6428/13.

Расходы на оплату труда работников-доноров за дни обследования, сдачи крови и отдыха, предоставляемые после каждого дня сдачи крови, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 20 ст. 255 НК РФ).

ПРИМЕР
Работник АО «Актив» А.В. Сомов 1 июля текущего года безвозмездно сдавал кровь. 2 июля текущего года Сомову был предоставлен дополнительный день отдыха. Расчетный период в АО «Актив» – 12 календарных месяцев, предшествующих событию, с которым связана выплата среднего заработка.
Оклад Сомова – 15000 руб. Кроме того, в январе, марте и июне текущего года Петров получил премии (по 1000 руб. каждая), предусмотренные Положением о премировании.
В расчетный период для исчисления среднего заработка войдут июль – декабрь прошлого года и январь – июнь текущего года. Рабочее время и выплаченные суммы (принимая, что работник отработал расчетный период полностью) сведем в таблицу:
 			
Месяцы расчетного периода
 			
Фактическое количество рабочих дней
 			
Заработок по окладу, руб.
 			
Премии, руб.
 		
 			
прошлый год
 		
 			
июль
 			
23
 			
15 000
 			
–
 		
 			
август
 			
22
 			
15 000
 			
–
 		
 			
сентябрь
 			
21
 			
15 000
 			
–
 		
 			
октябрь
 			
23
 			
15 000
 			
–
 		
 			
ноябрь
 			
20
 			
15 000
 			
–
 		
 			
декабрь
 			
21
 			
15 000
 			
–
 		
 			
текущий год
 		
 			
январь
 			
20
 			
15 000
 			
1000
 		
 			
февраль
 			
19
 			
15 000
 			
–
 		
 			
март
 			
20
 			
15 000
 			
1000
 		
 			
апрель
 			
22
 			
15 000
 			
–
 		
 			
май
 			
19
 			
15 000
 			
–
 		
 			
июнь
 			
20
 			
15 000
 			
1000
 		
 			
Всего 
 			
250 
 			
180 000 
 			
3000
 		
Общее количество рабочих дней в расчетном периоде – 250.
Общая сумма выплат Сомову за расчетный период составит: 180 000 руб. + 3000 руб. = 183 000 руб.
Средний дневной заработок Сомова за расчетный период будет равен: 183 000 руб. : 250 дн. = 732 руб.
За два дня (один день – сдача крови и один дополнительный день отдыха) Сомову должно быть выплачено: 732 руб. × 2 дн. = 1464 руб. 

Выплаты сотрудникам с разъездным характером работы

Перечень выплат, полагающихся постоянным работникам с разъездным характером работы, или чья работа осуществляется в пути (а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера), приведен в статье 168.1 Трудового кодекса. Таким работникам возмещаются расходы:

• по проезду;
• по найму жилья;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками указанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются трудовым или коллективным договором (иным локальным нормативным актом). Эти компенсационные выплаты связаны с выполнением работниками трудовых обязанностей. А такие выплаты (расходы на проезд и жилье, суточные, полевое довольствие) не облагаются НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (письмо Минфина России от 29 апреля 2015 г. № 03-03-06/1/24840).

К «иным расходам, произведенным с разрешения или ведома работодателя», которые Трудовой кодекс не конкретизирует, могут быть отнесены выплаты взамен суточных, выплачиваемых при однодневных командировках.

Как известно, при однодневной командировке суточные не платят (ст. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749). Но взамен суточных, отправляя сотрудника в однодневную командировку, работодатель может установить компенсационную выплату. Такие выплаты Президиум ВАС РФ в постановлении от 11 сентября 2012 г. № 4357/12 исходя из их направленности и экономического содержания относит к «иным расходам, произведенным с разрешения или ведома работодателя», в связи с чем они не являются доходом (экономической выгодой) работника.

Минфин России, ссылаясь на указанное судебное решение, в письме от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189 разъяснил, что денежные средства, выплаченные работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут быть освобождены от НДФЛ в полном объеме при условии, что все понесенные расходы подтверждены документально. И только при отсутствии документов выплаты освобождаются от налогообложения в пределах нормативов - 700 рублей за день нахождения в командировке по России и в пределах 2500 рублей — в зарубежной командировке.

А в письме от 26 мая 2015 г. № 03-03-06/30062 Минфин России, разъясняя вопрос о налогообложении НДФЛ выплат взамен суточных при однодневной командировке, указал, что несмотря на то, что при такой командировке суточные не предусмотрены, суммы, выплаченные работнику взамен суточных, освобождены от НДФЛ в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса. В этой норме конкретными размерами ограничены нормативы для освобождения от НДФЛ суточных, выплачиваемых при командировках. О документальном подтверждении этих выплат в целях НДФЛ в данном письме речь не идет (документальное подтверждение выплат взамен суточных при однодневных командировках является необходимым для признания их в расходах по налогу на прибыль, указали финансисты).

Компенсациями являются не только денежные выплаты, но и иные виды возмещения трудовых затрат работника, например, бесплатная выдача молока на работах с вредными и опасными условиями труда, сокращенная продолжительность рабочей недели и т. д.