Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

29.04.2015

Практически каждая организация сталкивается с тем, что в процессе ее деятельности появляется внушительный объем бухгалтерских документов. А если они становятся невостребованными? Все ли документы следует уничтожать? И когда процедуру уничтожения таких бухгалтерских бумаг не помешает оформить документально? В статье будет рассмотрено, как это сделать правильно.

Сроки хранения документов бухгалтерии

Организации следует обеспечить надлежащее хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности, аудиторских заключений в течение не менее пяти лет после отчетного года. При этом в отношении отдельных категорий документов учета могут быть установлены более продолжительные сроки в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, утвержденными приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»). Так, например, организация должна обеспечить постоянное хранение годовой бухгалтерской отчетности, передаточных актов, ликвидационных балансов, отчетности по МСФО, годовых отчетов о платежах и поступлении валюты, годовых расчетных ведомостей по отчислению страховых взносов, свидетельств о постановке на учет в налоговых инспекциях и ряда других документов.

Документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, такие как учетная политика и стандарты экономического субъекта, организация должна хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались.

В последнее время расширяется документооборот в электронном формате. Бухгалтерам следует иметь в виду, что электронные носители документов учета и средства программного обеспечения надлежит сохранять в течение пятилетнего срока, который исчисляется со следующего года после года, в котором они использовались последний раз.

Положения Налогового кодекса требуют хранить первичные документы в течение четырех лет, считая с года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).


Обратите внимание

Уничтожение бухгалтерских и других учетных документов, отражающих экономическую деятельность организации, при наличии признаков банкротства влечет привлечение к уголовной ответственности (ст. 195 УК РФ).


Например, организация может перенести убыток на будущее в течение 10 лет в целях налогообложения. В этом случае четырехлетний срок хранения документов будет исчисляться по прошествии этих 10 лет. Получается, что для подтверждения правомерности переноса убытка необходимо хранить первичные документы в течение 14 лет.

Еще пример для исчисления срока хранения счетов‑фактур. Организация может применить вычет по НДС в течение трех лет после окончания соответствующего налогового периода. В частности, если по счету‑фактуре, полученному в I квартале 2015 года, организация применяет вычет через год, то срок исчисления для его хранения также отодвигается на год.

За сохранность документов организации несет ответственность ее руководитель. При смене руководства необходимо обеспечить их передачу, порядок которой организация определяет самостоятельно.

Уничтожение документов по истечении срока хранения

Уничтожение первичных учетных документов является правом, а не обязанностью организации. Проведение такой процедуры должно быть документально подтверждено соответствующими актами. В противном случае есть вероятность того, что уничтоженные документы могут быть запрошены контролирующими органами, учредителями, а подтвердить их отсутствие окажется нечем. В связи с чем их статус будет толковаться у организации как «в наличии», что может повлечь конфликтную ситуацию.

Для оценки сроков хранения бухгалтерской документации руководитель организации может приказом (распоряжением) создать отдельную экспертную комиссию.

Не будет лишним, если в состав этой комиссии войдут квалифицированные сотрудники ведущих структурных подразделений фирмы, а также представитель делопроизводственной службы. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения. А ее секретарем, как правило, является заведующий архивом (или лицо, ответственное за архив организации). На секретаря возлагаются, как правило, такие функции, как ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ею решений.

Экспертная комиссия может быть создана как постоянно действующий совещательный орган при руководителе предприятия. При этом комиссия может быть наделена правом в пределах своей компетенции:

  • давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам разработки номенклатуры дел, экспертизы ценности документов;
  • запрашивать от руководителей отделов фирмы письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также другими правами.

Приведем примерную форму приказа о создании экспертной комиссии (см. образец 1).

obr-1.jpg

В процессе своей работы комиссия составляет перечень документов, установленный законодательством срок хранения которых истек, и подписывает акт по его утверждению. После этого комиссия производит уничтожение документов согласно перечню, что также свидетельствуется актом, подписанным ее членами.

Если комиссия примет решение отправить невостребованные документы в качестве макулатуры, то этот факт можно оформить накладной. При этом накладная о передаче макулатуры должна иметь такие реквизиты как: дата передачи, количество переданных коробок (папок) и их вес. Отметим, что полученные денежные средства за макулатуру организации надлежит отразить в составе прочих доходов.

Для самостоятельной разработки положения о постоянно действующей экспертной комиссии фирма может руководствоваться рекомендациями, изложенными в Приказе Росархива от 19.01.1995 № 2, и Основными правилами работы архивов организации, принятыми решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Оформление процедуры уничтожения документов

При принятии решения об уничтожении бухгалтерских документов экспертная комиссия составляет акт. Форму такого акта организация разрабатывает самостоятельно.

После составления акта о перечне документов, подлежащих уничтожению, организации следует оформить сам факт их уничтожения. Сделать это можно с помощью разрыва документов вручную, с помощью автоматических уничтожителей документов – шредеров, посредством сжигания или передачи их в организации, собирающие макулатуру.

Засвидетельствовать факт физического уничтожения документации можно соответствующим актом, форму которого организация разрабатывает самостоятельно и утверждает приказом руководителя. При сдаче невостребованных документов в качестве утильсырья можно использовать накладную.

Приведем примерные формы актов для оформления процедуры уничтожения бухгалтерских документов, срок хранения которых истек (см. образцы 2 и 3).

obr-2.jpg

obr-3.jpg

Если документ утрачен

Если бухгалтерские и налоговые документы по каким‑то форс-мажорным причинам будут утрачены, например, в случае пожара или подтопления помещения, в котором они хранились, то организация обязана их восстановить. Минфин России в письме от 07.06.2013 № 03‑02‑07/1/21191 разъяснил, что документы необходимо восстанавливать в случае их утраты даже после проведения выездной проверки за тот период, к которому относились эти документы. Такая обязанность организации обусловлена другой – обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом, как Минфин РФ отметил в письме, непредставление в установленный срок организацией в инспекцию документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, предусмотренную статьей 126 Налогового кодекса.

Однако у судов есть другая позиция, согласно которой, если истребуемые документы отсутствуют у организации, то она не может быть привлечена к ответственности по статье 126 Налогового кодекса, поскольку отсутствует такой необходимый элемент состава правонарушения, как вина. То есть инспекции следует доказать фактическое наличие истребуемых документов у организации для привлечения к ответственности по этой статье Налогового кодекса. А сделать это при их утрате вследствие пожара или залива помещения затруднительно. В этом случае ответственность за отсутствие бухгалтерских документов, счетов‑фактур предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса. Например, такая позиция отражена в постановлении ФАС Московского округа от 12.08.2013 по делу № А40‑82680/12‑20‑446.

Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

К уничтожению бухгалтерской документации следует подходить взвешенно, оценивая реальный срок ее хранения, требуемый законодательством, и актуальность.

Екатерина Егорова, редакция «ПБ»


Практическая бухгалтерия

Данная статья опубликована в закрытом разделе портала «Практическая бухгалтерия». Конкретные бухгалтерские вопросы с примерами решений и экспертными мнениями - максимум полезной и нужной информации на одном портале.
Получите доступ >>



Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>


Читайте также по теме:

Утилизация документов



Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное