Факсимиле: использовать или нет?

Согласно статье 160 Гражданского кодекса, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон случаях и в соответствующем порядке.

ГК допускает использование факсимильной подписи для визирования бумаг при совершении сделок. Однако для проставления оттиска на документах потребуется соглашение сторон. Для того, чтобы договориться с контрагентом, какие бумаги можно подписывать факсимиле, необходимо либо составить отдельное соглашение о порядке его использования, либо просто включить соответствующий пункт в договор с деловым партнером. Если этого не сделать, то существует риск признания контракта недействительным.

Но даже при наличии соглашения, контрагент может попытаться оспорить документ. В этой связи можно привести такой пример из судебной практики. Подрядчик ссылался на ненадлежащее исполнение генподрядчиком обязательств по оплате поставленного оборудования и выполненных работ. Он указывал на то, что подписание документов с помощью факсимиле не было предусмотрено контрактом. Суды пришли к выводу, что практика использования факсимиле при оформлении документов подтверждается договором, товарной накладной, актом выполненных работ (постановление ФАС Центрального округа от 06.03.2014 г. по делу № А09-1662/2013).

Этот пример наглядно демонстрирует, что проставлять факсимиле даже при наличии соглашения с контрагентом рискованно. Да, суд, вероятнее всего, отвергнет доводы истца, но и процесс отнимет немало времени и сил. Поэтому, возможно, лучше все же ставить на бумагах «живые» подписи? Да, в некоторых случаях это действительно так. А что с документами налогового и бухгалтерского учета? При их составлении факсимиле применять можно?

Минфин и ФНС не раз разъясняли, что факсимильные подписи на счетах-фактурах ставить нельзя, а предъявлять к вычету или возмещению НДС на основании документа с с таким «автографом» – незаконно (см., например, Письма Минфина от 01.06.2010 г. № 03-07-09/33, УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 г. № 16-15/104968@).

А вот арбитры в этом вопросе долгое время были не так однозначны. Некоторые суды приходили к заключению, что факсимильное воспроизведение подписи не является основанием для отказа в вычете НДС (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 21.04.2011 г. № А13-8617/2008, ФАС Поволжского округа от 17.05.2011 г. № А55-17448/2010). В некоторых случаях служители Фемиды делали вывод, что использование такой подписи правомерно, если оно предусмотрено соглашением сторон (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 г. № А45-16746/2009). Но, конечно, существовали и другие решения, в которых арбитры были солидарны с выводами ревизоров (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 г. № 4134/11).

Такая «разношерстная» судебная практика существовала до момента, когда три года назад было принято постановление Президиума ВАС РФ от 27 сентября 2011 года № 4134/11. В нем Высший арбитражный суд сделал вывод, что положения законодательства не предусматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры.

Не в пользу компаний

Споры вокруг возможности использования факсимиле вместо подписи на бухгалтерских и налоговых документах ходят давно. Но выводы Минфина не в пользу компаний: нельзя применять оттиск вместо подписи на первичных учетных документах, на доверенностях, «платежках». Да и на налоговых декларациях проставлять штамп нельзя, ведь применение факсимиле предусматривает наличие соглашения сторон. Однако его невозможно получить во взаимоотношениях компании и государства. В определении от 2 июня 2006 года № 6600/08 ВАС РФ сделал вывод, что воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней.

Представитель компании подписывая документ, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в нем, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. По мнению Высшего арбитражного суда, истолкование абзаца 2 пункта 5 статьи 80 НК РФ в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих компаний и предпринимателей.

Итак использовать факсимильную подпись вместо собственноручно поставленной можно только в определенных случаях. Получается, что ее использование фактически ограничивается гражданско-правовыми операциями. Не получится использовать факсимиле и при заключении трудовых договоров с сотрудниками, а также при составлении кадровых документов, например, приказа руководителя. Ведь для придания бумаге юридической силы на нем должна стоять личная подпись руководителя, а не факсимильная.

Как известно, время – деньги, а использование факсимиле позволяет подписывать бумаги без лишних проволочек. Однако риск в данном случае не оправдан по причине опасности признания бумаги недействительной. Поэтому советую использовать оттиски подписей только на документах, которые не связаны с большими материальными средствами. И, конечно, нельзя забывать о том, что в этом случае нужно заключить соглашение с контрагентом или включить условие об использовании факсимиле в основной договор с ним.

Сами штампы хоть на каждого сотрудника. Но не стоит. Работников всегда можно снабдить доверенностями на право подписания документов. И не забывайте: налоговый и бухгалтерские документы вообще нельзя подписывать факсимиле. В противном случае проблем точно не избежать.

Вероника Позднякова, для журнала «Расчет»

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Когда и как можно использовать факсимиле