Правила съема: оплата жилья приглашенного сотрудника

Законодательство не обязывает организацию-работодателя заниматься поиском и уж тем более оплачивать жилье вновь прибывшему сотруднику. Это её право и если компания все-таки решает им воспользоваться, то все условия квартирного съема следует отразить в трудовом договоре. При этом не имеет значения, идет речь о гостиничных апартаментах, отдельной квартире или комнате в общежитии.

Обязательные требования

В ситуации, когда компания-работодатель полностью оплачивает жилье сотрудникам, она вправе учесть эти затраты в расходах на оплату труда. Данная позиция отражена в письме Минфина России от 28 октября 2010 г. № 03-03-06/1/671.

Однако не все так просто – есть два обязательных требования. Во-первых, с работником должен быть заключен трудовой договор. В нем следует прописать обязанность работодателя по оплате жилья и оговорить конкретный размер выплат (письмо ФНС России от 12 января 2009 г. № ВЕ-22-3/6). Во-вторых, данные затраты не могут превышать 20% начисленной месячной заработной платы (ст. 131 ТК РФ). Подобная выплата может рассматриваться как составная часть заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме. Таким образом, контролирующие органы разрешают признавать соответствующие расходы только в пределах указанного ограничения.

При включении затрат на аренду жилья для работников в состав расходов по налогу на прибыль их следует оформлять как часть оплаты труда и обязательно зафиксировать этот факт в трудовом договоре (ст. 255 НК РФ). При этом стоит помнить, что данная статья расходов должна быть экономически оправданна и документально подтверждена (ст. 252 НК РФ). Если же трудовой договор не заключен и работник не числится в штате организации, то затраты на аренду жилья не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (письма Минфина России от 19 марта 2013 г. № 03-03-06/1/8392 и от 18 мая 2012 г. № 03-03-06/1/255).

Невыгодная компенсация

В рамках трудового договора, заключенного с сотрудником, компания вправе воспользоваться другим вариантом. В договоре может быть предусмотрена выплата работникам денежной компенсации за съем жилья. Однако, как показывает практика, этот способ наиболее опасный.

Налоговое ведомство в своем письме от 12 января 2009 г. № ВЕ-22-3/6 полагает, что подобные начисления не являются оплатой за выполнение трудовых функций и направлены на удовлетворение личных потребностей работника в жилье. Таким образом, ссылаясь на пункт 29 статьи 270 НК РФ, специалисты не считают возможным учесть данные расходы в целях налогообложения прибыли.

Если же компания решит поступить наперекор, то следует понимать, что скорее всего отстаивать свою позицию ей придется в суде.

При этом по мнению ряда экспертов, доказать свою правоту будет не так уж и сложно – многое будет зависеть от грамотной трактовки некоторых законодательных документов. К тому же в подобных спорах нередко на сторону налогоплательщиков встают и арбитры (постановления ФАС Центрального округа от 29 сентября 2010 г. № А23-5464/2009А-14-233, ФАС Московского округа от 30 июля 2010 г. № КА-А41/8336-10 и ФАС Северо-Западного округа от 2 ноября 2007 г. № А56-47663/2006). Судьи обосновывают свою позицию следующим образом: расходы на жилье осуществляются не для удовлетворения личных потребностей работников, а с целью обеспечения производственного процесса.

Золотая середина

Существует также и третий, по мнению многих специалистов, наиболее компромиссный вариант. Оградить себя от лишних проблем очень просто – компания может не вносить в заключаемый с работником трудовой договор сведений об оплате жилья. Организации достаточно будет установить такой размер жалованья, который позволит сотруднику самостоятельно решать квартирный вопрос.

Пожалуй, это единственный вариант, который не вызовет проблем при учете расходов и расчете налога на прибыль. Не возражают против такого расклада ни Минфин России, ни арбитры.

Налоговые риски

Мнения министерств и судов по поводу обложения стоимости оплаты жилья НДФЛ, к сожалению, не совпадают.

В Минфине считают, что оплата компанией расходов на аренду жилья для работников является их доходом и подлежит обложению НДФЛ (письма от 17 января 2011 г. № 03-04-06/6-1 и от 11 июня 2011 г. № 03-04-06/6-118). Компенсация таких затрат сотрудникам также облагается НДФЛ в общеустановленном порядке (письма Минфина России от 15 мая 2013 г. № 03-03-06/1/16789, от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35).

Вместе с тем, если организация решит, что данные расходы не облагаются НДФЛ, то есть вполне реальные шансы одержать победу в суде. Арбитражная практика в подобных случаях нередко складывается в пользу налогоплательщика (постановления ФАС Московского округа от 21 марта 2011 г. № А40-36395/10-107-192, ФАС Западно-Сибирского округа от 2 сентября 2011 г. № А70-10656/2010).

Довольно часто организациям удается доказать, что оплата жилья за иногородних работников является компенсационными выплатами, которые согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ. Одним из решающих факторов может стать трудовой договор, в котором прописана обязанность компании компенсировать стоимость жилья (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17 ноября 2010 г. № А45-26455/2009 и ФАС Поволжского округа от 15 мая 2009 г. по делу № А65-6772/2008).

Без компромиссов

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг (ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ).

Таким образом, если компания заключила с сотрудником трудовой договор и в нем обязалась оплачивать или компенсировать расходы за наем жилья, то такие затраты облагаются страховыми взносами в общем порядке (письмо ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985 и письмо ПФР России от 18 октября 2010 г. № 30-21/10970).

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете затраты на оплату труда работников, в том числе в натуральной форме, являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 и п. 8 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н).

Отражаются данные затраты по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами учета затрат на производство, например, со счетом 20 «Основное производство» (установлено Инструкцией по при- менению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).

Перечисление арендной платы за жилье следует отражать по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета».

Стоимость арендной платы списывается в счет заработной платы работника и отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 70 и кредиту счета 76.

Екатерина Петрова, специальный корреспондент журнала «Московский бухгалтер»