Особенности хранения первички в электронном виде (конкурсная статья)

02.07.2013

Непосредственно процесс обмена бухгалтерскими документами в электронном виде сам по себе достаточно понятный, но он сопровождается множеством дополнительных вопросов, с которыми бухгалтерам приходится сталкиваться постоянно

Традиционное начало всех статей про электронные документы сводится к напоминанию того, что с 2012 года мы можем обмениваться первичными учетными документами в электронном виде. А годом раньше был подписан Приказ Минфина России от 25 апреля 2011 №50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи». Приказ установил процедуры взаимодействия при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде. Все это дало зеленый свет новой технологии взаимодействия, к которой до сих пор еще не все привыкли.

Непосредственно процесс обмена бухгалтерскими документами в электронном виде сам по себе достаточно понятный, но он сопровождается множеством дополнительных вопросов, с которыми бухгалтерам приходится сталкиваться постоянно. Например, один из самых живых вопросов – хранение электронных первичных документов. Процесс передачи документов отрегулирован законом, но все вопросы, связанные с хранением и доступом к электронной бухгалтерской документации пока остаётся на плечах самих налогоплательщиков.

Вот о ключевых заботах хранения первички в электронном виде и пойдет сегодня речь.

Где хранить?

Первоочередный вопрос, который возникает при создании электронного архива – как физически его организовать? Каждый конкретный носитель информации, вне зависимости – стационарный он или переносной – имеет свой срок службы. Также на оборудование влияют такие факторы, как температура помещения и влажность. Для хранения большого объема информации, например, в крупных компаниях, необходимы серверы. К оборудованию серверных комнат требования еще серьезнее: это и отсутствие окон, и наличие фальшпола, и ряд других важных условий. Поэтому придется постоянно осуществлять резервное копирование, заменять носители и т. д.

К счастью, есть ряд решений, которые позволят избавиться от перечисленных забот. Например, таким решением могут стать специализированные электронные архивы, в которых по модели SaaS можно организовывать хранение свои документов.

А лучшим вариантом может стать работа со специализированным решением, которое обеспечит централизованное хранение, управление и безопасность бухгалтерской «первички». Система должна поддерживать работу с несколькими операторами электронного документооборота, быть интегрирована с вашей учетной системой и сертифицирована в системе сертификации средств защиты информации ФСТЭК РФ с возможностью использования для защиты персональных данных. Такие системы в России уже есть, рекомендую начать изучать опыт их внедрения.

Как обеспечить?

Пусть большинство первичных документов хранятся сравнительно недолго – до 5 лет, но существует практика хранения первички, выходящая за пределы общепринятых сроков. Это бывает прямо закреплено в нормативах, а иногда вытекает из конкретной практики. В том числе разнообразие электронных документов постоянно растет.

Здесь возникает, пожалуй, самый главный вопрос длительного хранения электронных документов: как обеспечить их юридическую значимость. Традиционно эту проблему предлагается решать с помощью электронной подписи (ЭП). В законодательстве эта область деятельности регулируется законами “Об электронной цифровой подписи” (№ 1-ФЗ от 10.01.2002 г.) и “Об электронной подписи” (№ 63-ФЗ от 06.04.2011 г.). Согласно последнему выделяют два вида ЭП: простую и усиленную.

Внимание

Эта статья участвует в Конкурсе на лучшую статью.

Победителя ждет главный приз - 30 000 рублей!

Принять участие в конкурсе может каждый. Пишите и выигрывайте!

Узнать больше о конкурсе

Но, к сожалению, существуют в использовании каждого вида подписей есть определенные ограничения при обеспечении юридической значимости. Загвоздка в том, что срок действия сертификата ключа проверки ЭП и срок хранения документа не совпадают: сертификат, как правило, выдается на один год, а бухгалтерский документ по закону хранится не менее пяти лет. Потому встает интересный вопрос: как доказать действительность документа, подписанного сертификатом, срок действия которого вышел?

Этот вопрос решается с помощью усовершенствованной электронной подписи (УЭП), которая включает в свой формат инструменты для доказательства подлинности — например, штамп времени, данные об отзыве сертификата и др. Благодаря УЭП мы четко можем установить момент создания подписи и действительность сертификата на момент подписания.

Что будет потом?

С подтверждением юридической значимости электронного документа проблем нет. Другой вопрос, что при длительном сроке хранения устаревают носители. Вспомните, на чем мы переносили файлы хотя бы 10 лет назад: гибкие магнитные диски уже не используются, запас прочности оптических дисков не превышают десяти лет, а срок службы флэш-накопителей напрямую определяется числом процессов перезаписи контента.

Получается, что нам непременно придется регулярно в определенное время переносить информацию на более современные накопители. Еще необходимо следить за средствами «воспроизведения» документов: те же форматы .xls и .doc стремительно уходят в прошлое, меняются операционные системы.

Что есть сейчас?

На самом деле, сегодня у нас есть все для организации архивного хранения ЮЗЭД. УЭП гарантирует документам юридическую значимость. Организация рабочего места для воспроизведения и проверки подлинности ЭП тоже не вызывает серьезных трудностей. Работа с внеофисным хранением и SaaS станет обычной практикой на долгие годы.

Еще более остро вопрос стоит в законодательной области, регулирующей электронные архивы. Надеемся, что активные действия бизнеса по отказу от бумаги простимулирует принятие в нашей стране нового закона “Об электронных архивах”, в котором наконец-то будет отражена практика работы с электронными документами.

Карина Кассис, аналитик компании Synerdocs

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA