Как вести кассу в обособленном подразделении

10.06.2013

Множество фирм осуществляет прием наличных денег от покупателей через структурные подразделения, расположенные вне места их государственной регистрации. Следует ли в таком подразделении вести отдельную кассовую книгу?

К сожалению, простого и понятного ответа на этот сугубо практический вопрос мы не найдем ни в базовом нормативном документе – Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденном Банком России 12 октября 2011 года № 373-П (далее – Положение), ни в официальных разъяснениях Банка России, Минфина или ФНС. Попытаемся разобраться самостоятельно.

Читаем нормативный документ

Положение (абз. 2 п. 1.2) буквально устанавливает следующее: обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица, для совершения операций которого юридическим лицом открыт банковский счет, устанавливает лимит остатка наличных денег. Но коль скоро должен быть лимит, наличествует и касса (абз. 1 п. 1.2 Положения). Кассовые операции подлежат отражению в соответствующей книге (абз. 9 п. 2.6 Положения). А если обособленное подразделение ее не ведет?

Невнесение записей в кассовую книгу рассматривается как неоприходование наличных денег (абз. 2 п. 6.1 Положения). Такое действие расценивается как административное правонарушение и влечет за собой весьма внушительные штрафы (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Контроль за полнотой учета выручки денежных средств осуществляют территориальные налоговые инспекции. Поэтому каждой компании, работающей с наличными вне места своего нахождения, важно определиться с «кассовыми» обязанностями работников подразделений. Так в каком же значении в Положении применено понятие «обособленное подразделение»?

Лингвистический анализ

Для начала разберемся в конструкции «обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица (далее – обособленное подразделение)», использованной в Положении. При перечислениях скобки в нем применяются не в целях уточнения (конкретизации, сужения) первого из перечисляемых терминов, а для обозначения альтернативных или дополнительных к нему вариантов.

Формальный анализ вынуждает нас признать, что обособленное подразделение, филиал и представительство – равноценные понятия с точки зрения Положения. А потому невозможно согласиться с мнением, что обособленцами в Положении считаются лишь филиалы и представительства.

Перечень объектов

В Положении сказано, что лимит устанавливают обособленные подразделения, для совершения операций которых юридическим лицом открыт банковский счет. Эта формулировка послужила еще одним источником разногласий.

Теперь разберемся со смыслом каждого из самостоятельных объектов – «обособленное подразделение», «филиал», «представительство».

На первый взгляд, речь идет о территориальной обособленности, которая характеризуется адресом, отличным от адреса государственной регистрации компании.

Бухгалтеры склонны рассматривать обособленное подразделение в специальном значении, придаваемом этому термину налоговым законодательством. Главным признаком ОП является срок, на который в нем оборудованы рабочие места. И если таковые существуют менее месяца, то обособленного подразделения оно не порождает. Однако не следует забывать об ограниченном применении этого критерия. Признак обособленного подразделения, как срок, «работает» лишь в актах законодательства о налогах и сборах. Об этом прямо сказано в абзаце 1 пункта 2 статьи 11 НК. Положение, принятое Банком России, к подобным актам не относится (п. 1 ст. 4 НК РФ). Оно предназначено для организации наличного денежного обращения (ст. 34 Закона от 10.07.2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»).

Поясним сказанное на конкретном примере. Предположим, компания открыла торговую точку без определения срока и она функционирует менее месяца. Со стороны налогового законодательства обособленного подразделения у нее нет. Но это не означает, что такового не имеется в целях соблюдения кассовой дисциплины.

Эту позицию поддерживает письмо Минфина России от 8 октября 2012 года № 03-02-07/1-242. В нем подчеркивается, что компания, в составе которой имеется «налоговое» ОП, подлежит постановке на учет в инспекции по месту нахождения такого подразделения. Но факт такого учета не может влиять на порядок ведения кассовых операций.

Определения терминов

Характеристики интересующих терминов мы найдем в статье 55 Гражданского кодекса. Из формулировки статьи не следует, что обособленное подразделение юридического лица непременно характеризуется расположенностью вне точки его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Это в налоговых правоотношениях территориальная обособленность специально оговорена, то есть имеет принципиальное значение.

Нетрудно представить себе обособленные подразделения, находящиеся по «юридическому» адресу компании. Скажем, в одном задании, ей принадлежащем, могут размещаться несколько магазинов разного профиля. Под каждый вид деятельности выделено отдельное помещение, но в ЕГРЮЛ этот факт не отражается.

Мы выявили источник трудностей в понимании требований Положения. И пришли к выводу: территориально-адресный признак – не обязательный критерий обособленности.

Филиал и представительство – особые разновидности обособленных подразделений. Они должны быть, во-первых, расположены вне места нахождения юрлица, а во-вторых, непременно указаны в его учредительных документах.

Мы выявили источник трудностей в понимании требований Положения. И пришли к выводу: территориально-адресный признак – не обязательный критерий обособленности.

По мнению автора, в Положении филиалы и представительства выделены с тем, чтобы подчеркнуть гражданско-правовой статус обособленных подразделений. Но делать это было даже не обязательно. Ведь филиалы и представительства – тоже обособленные подразделения. А вот мнение отдельных специалистов, что Положение определяет обособленные подразделения как филиалы и представительства, является заблуждением.

Роль банковского счета

В Положении сказано, что лимит устанавливают обособленные подразделения, для совершения операций которых юридическим лицом открыт банковский счет. Эта формулировка послужила еще одним источником разногласий. Казалось бы, если счет для обслуживания подразделения специально не открывался, то нет оснований и устанавливать лимит. Ну и соответственно – вести кассовую книгу.

Но Банк России возражает против такого толкования. В письме от 4 мая 2012 года № 29-1-1-6/3255 он разъясняет, что требование о ведении кассовой книги должно соблюдаться каждым ОП, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением. Эту позицию взяли на вооружение и налоговые органы (п. 1 письма ФНС России от 12.09.2012 г. № АС-4-2/15195).

Спорить с этой точкой зрения трудно, поскольку владельцем счета выступает не обособленное подразделение, а юридическое лицо. Возможность использования счета работниками подразделения устанавливается компанией и извне, со стороны банка, не ограничивается.

Если ОП ведет кассовые операции, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем подразделению для соблюдения лимита использовать банковский счет вовсе не обязательно. Сверхлимитную наличность можно сдавать и в головную кассу (абз 2 п. 1.5 Положения).

Выводы

В итоге остается единственный критерий наличия кассы – совершение подразделением кассовых операций, то есть если есть прием и выдача наличных денег, включающие их пересчет (абз. 2 п. 1.1 Положения) и если такие действия осуществляются непосредственно в обособленном помещении, причем для этого назначены ответственные лица, то подразделение обязано вести кассовую книгу.

Приходится признать, что главный признак обособленности – организационный. Ведь касса – это место для проведения кассовых операций, определенное руководителем (абз. 1 п. 1.2 Положения). По мнению автора, налоговые споры по неведению кассовой книги ОП перспектив не имеют. Радует лишь то, что обязанности по специальному оборудованию и укрепленности касс ушли в прошлое.

Е. Диркова, эксперт журнала "Расчет"

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное