Как заполнить справку 2-НДФЛ за 2012 год

Форма и порядок заполнения этой справки утверждены приказом ФНС России от 17 ноября 2010 года № ММВ-7-3/611@ (в редакции приказа ФНС России от 6 декабря 2011 года № ММВ-7-3/611@).

Справку составляют на каждого работника, а также на граждан, которым фирма выплачи­вала доход по гражданско-правовым договорам (за исключением индивидуальных предприни­мателей). Если фирма выплатила работнику-резиденту в течение года доходы, облагаемые по трем ставкам: 9 процентов, 13 процентов и 35 процентов, то на этого работника нужно составить одну справку, в которой разделы с 3 по 5 будут повторяться трижды.

Справку следует представлять не только для сообщения сведений о доходах физических лиц (п. 2 ст. 230 НК РФ), но и в случае невозможно­сти удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

В форме справки в разделе, посвященном об­щей информации о плательщике и налоговом агенте, есть поле «Признак». Это поле как раз и показывает, по какому основанию представле­ны сведения о доходах:

• «1» нужно поставить, если сведения пред­ставлены по пункту 2 статьи 230 НК РФ;
• «2» нужно поставить, если сведения пред­ставлены по пункту 5 статьи 226 НК РФ.

Как заполнить 2-НДФЛ

В разделе 1 приводят данные о налоговом агенте (его ИНН, КПП, наименование).

Раздел 2 содержит информацию о физиче­ском лице — получателе доходов. В пункте 2.3 «Статус налогоплательщика» указывают код «1», если плательщик является налоговым ре­зидентом, и «2» — если нет, и код «3», если све­дения представлены в отношении плательщика, который не является налоговым резидентом, но признается высококвалифицированным ино­странным специалистом по правилам Закона от 25 июля 2002 года № 115-ФЗ.

В разделе 3 показывают суммы доходов по каждому месяцу налогового периода. В графе «Сумма дохода» проставляют общую сумму дохода. Напротив тех видов доходов, в отноше­нии которых предусмотрены профессиональ­ные налоговые вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном размере в соот­ветствии со статьей 217 НК РФ, в графе «Код вычета» указывается код соответствующего вычета, выбираемый из справочника «Коды вычетов».

Раздел 4 справки называется «Стандартные, социальные и имущественные налоговые выче­ты». В нем отражаются и социальные вычеты на пенсионное обеспечение.

Пункт 4.1 называется «Суммы предоставлен­ных налогоплательщику налоговых вычетов».

В нем отражают суммы фактически предостав­ленных в отчетном периоде налоговых вычетов по соответствующим кодам.

Раздел 5 — обобщающий.

Для заполнения пункта 5.1 (общая сумма до­ходов) нужно сложить показатели из раздела 3.

Пункт 5.2 называется «Налоговая база». Рас­считывают этот показатель следующим обра­зом: сумма по пункту 5.1 минус вычеты из раз­делов 3 и 4.

Пункты 5.3 и 5.4 предназначены для отраже­ния суммы исчисленного и удержанного налога.

В пункте 5.5 следует указывать НДФЛ, пере­численный с доходов за 2012 год.

В графе 5.6 отражают излишне удержанную налоговым агентом сумму НДФЛ. А в графе 5.7 — суммы неудержанного налога.

Сведения о доходах физического лица, которому на­логовым агентом был произведен перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды в связи с уточ­нением его налоговых обязательств, нужно оформ­лять в виде новой справки. При этом в полях «№ ___» и «от _____» нужно проставить номер ранее представ­ленной справки, а дату поставить новую.

Если компания в течение 2012 года выпла­тила физическому лицу только доходы, осво­божденные от НДФЛ (ст. 217 НК РФ), то она не признается налоговым агентом и не должна представлять сведения по форме 2-НДФЛ (пись­мо Минфина России от 5 сентября 2011 г. № 03-04-06/1-202).

Например, согласно пункту 28 статьи 217 НК РФ от обложения налогом освобождены до­ходы в виде подарков, полученных от органи­заций, размер которых не превышает 4000 руб­лей за налоговый период. При получении фи­зическими лицами от организации указанных доходов стоимостью менее 4000 рублей органи­зация не признается налоговым агентом, по­скольку в таких случаях на нее не возлагаются обязанности исчисления, удержания у нало­гоплательщика и перечисления в бюджетную систему налога.

По этой же причине в справку 2-НДФЛ не включаются всевозможные компенсационные выплаты, не облагаемые НДФЛ, в том числе в связи с командировками.