Можно ли возместить расходы на проезд, если билеты куплены другим командированным работником?

Расходы по проезду в командировку: что возмещать и как подтвердить?

Статьи 167 и 168 Трудового кодекса обязывают работодателя оплачивать работнику, направленному в командировку:

• суточные;

• расходы по найму жилого помещения;

•  расходы по проезду;

• другие расходы (например, услуги связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.), произведенные с ведома фирмы.

То есть работодатель обязан оплатить все затраты работника на проезд в командировку (включая проезд транспортом).

Согласно пункту 12 Постановления № 749 расходы по проезду к месту командировки на территории России и обратно к месту постоянной работы включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта.

Это значит, что работодатель также должен оплатить проезд до аэропорта. Обязательно должны быть документы (билеты), подтверждающие эти расходы. В частности, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Подтверждение авиаперелета командированного

Авиаперелет командированного работника подтверждают:

• маршрут/квитанция авиабилета, в которой указана стоимость перелета;

• посадочный талон, подтверждающий перелет работника по указанному в билете маршруту.

Маршрутную квитанцию работник получает на электронную почту, которую указывает при оплате. Все билеты электронные, поэтому в квитанции дополнительных печатей и подписей не нужно требовать. Посадочный талон работник получает в аэропорту на стойке регистрации или при онлайн-регистрации. Если после перелета посадочный талон не сохранился, то подтвердить расходы на перелет можно справкой, выданной авиакомпанией.

При возмещении командировочных расходов также нужно руководствоваться постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749. Этим документом утверждены особенности направления работников в служебные командировки.

А если поезд?

Когда сотрудник приобретает ж/д билеты через Интернет, ему на почту приходят электронный билет на поезд и чек об оплате.

Тогда в качестве подтверждения сотрудник должен предоставить или электронный билет (если в нем есть реквизиты чека об уплате или QR-код), или же электронный билет и чек об оплате (если в билете не напечатаны реквизиты чека или нет QR-кода).

Если билеты покупались непосредственно в кассе вокзала, сотруднику необходимо получить на руки:

• либо «физический» билет на поезд и кассовый чек (если на билете нет реквизитов чека или QR-кода);

• либо только билет (если на нем напечатаны реквизиты чека или есть QR-код)

Можно ли возместить расходы на проезд, если билеты куплены другим командированным работником?

Как быть в ситуации, если билет оформлен на одного сотрудника, а оплата произведена с карты другого сотрудника.

Такую ситуацию лучше заранее прописать в ЛНА или коллективном договоре. 

Если порядок возмещения расходов на проезд командируемого работника в случае приобретения авиабилетов другим командируемым работником не урегулированы законодательством, то его можно закрепить коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя. 

Например, два сотрудника компании полетели в командировку. Один сотрудник купил два билета на самолет электронно, оплаты произвел со своей карты. Получается, билет выписан на одного сотрудника, а оплата произведена с карты другого сотрудника. 

В Положении о командировках организации можно указать, что в подобной ситуации командированный сотрудник должен вернуть денежные средства за билет лицу, чья банковская карта была использована для расчета. Тогда каждый из работников подтверждает свои командировочные расходы.

Подтверждением будет являться:

• выписка с карты командированного сотрудника, оплатившего билеты

• расписка от оплатившего билеты сотрудника о получении денежных средств за билет.

Сотрудники не позднее трех дней после возвращения из командировки должны составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагают все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки: билеты на проезд, счета на оплату жилья, кассовые чеки и т. д.

Документ: письмо Министерства финансов от 18.09.2023 № 02-07-10/88879