Расходы по корпоративным картам без рисков

Снимать деньги или использовать корпоративные карты для перечисления зарплаты и других выплат социального характера нельзя.

Бухучет движения средств на корпоративных картах

Есть два вида карт:

• привязанные к расчетному счету организации;
• привязанные к специальному карточному счету, который открывается отдельно от расчетного счета.

В первом случае, когда карта привязана непосредственно к счету компании, движения средств отражаются на счете 51 «Расчетные счета». Во втором, с применением счета 55 «Специальные счета в банках» с субсчетами по каждому сотруднику-держателю карты.

Пример. Отражение в учете операций с корпоративной картой

Корпоративная карта, привязанная к расчетному счету компании, выдана директору Ивлеву А.А.

Картой он оплатил в магазине канцелярских товаров покупку бумаги для офиса на сумму 12 000 рублей (в т. ч. НДС 20% – 2 000 руб.) и сдал в бухгалтерию чек, накладную и счет-фактуру.

Бухгалтер делает проводки:

ДЕБЕТ 71    КРЕДИТ 51  – 12 000 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Ивлеву А.А.;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары»    КРЕДИТ 71  – 10 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров;

ДЕБЕТ 19    КРЕДИТ 71  – 2 000 руб. — учтен НДС.

Затем директор снял наличные через банкомат и купил в магазине хозтоваров лампочки, полотенца и чистящие средства для уборки офиса на сумму 6 000 рублей (в том числе НДС 1 000 руб.). Документы для отчетности и обоснования покупки в бухгалтерию сданы: чеки, накладная и счет-фактуру.

Бухгалтер делает проводки:

ДЕБЕТ 71    КРЕДИТ 51  – 6 000 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Ивлеву А.А.;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Хозтовары»    КРЕДИТ 71  – 5 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение хозтоваров;

ДЕБЕТ 19    КРЕДИТ 71  – 1 000 руб. — учтен НДС.

Если карта открыта к отдельному специальному счету, то сначала определенная сумма переводится с расчетного счета на специальный карточный счет, а затем сотрудник распоряжается с помощью карты.

Проводка будет такой:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Карта работника»   КРЕДИТ 51 - перечислено с расчетного счета на корпоративную карту.

Последствия неразрешенных расходов с корпоративной карты

Если деньги потрачены, авансовый отчет не сдан, потери нужно будет

• либо компенсировать, 
• либо списать в убытки.

Удержание денег с заработной платы работника

По статье 137 ТК ФР, из заработной платы работника можно удерживать суммы для погашения неизрасходованного и невозвращенного аванса.

Если работник потратил деньги компании с корпоративной карты на свои личные цели или отказался предоставить авансовый отчет, руководитель компании вправе принять решение об удержании потраченных средств из заработной платы. Сделать это нужно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения подотчетных средств, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если работник против удержаний из его заработной платы или прошло больше месяца с того момента, когда он должен был сдать авансовый отчет, удержать по решению руководителя нельзя. Организация должна обратится в суд. И на это установлен ограничительный срок – 1 год.

Прощение долга работнику

Потраченные работником на свои нужды деньги с корпоративной карты организация вправе простить.

Это можно сделать в любой момент в одностороннем порядке. Согласно статье 415 ГК РФ достаточно уведомить работника об освобождении от обязанности вернуть денежные средства.

Уплата НДФЛ с дохода работника

Деньги, которые потрачены работником с корпоративной карты на личные нужды, должны быть включены в доход работника.

Потраченную сумму нужно включить в налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам в тот момент, когда:

1. Простили работнику долг.
2. Долг стал безнадежным, по истечении срока давности для обращения в суд.
3. Решение суда было в пользу компании, но его невозможно исполнить, так как у работника нет имущества.
4. Суд отказал во взыскании.

Бухгалтеру с дохода, образовавшего у работника в результате списания или прощения долга, необходимо удержать НДФЛ, начислить страховые взносы в периоде, когда задолженность превратилась в доход физического лица.

Основания: пункт 1 статьи 223, статья 224 НК РФ, Письма Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, от 30.01.2018 № 03-04-07/5117, от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, Письмо ФНС России от 08.02.2018 № ГД-4-11/2419@.

Куда относить убытки организации 

Списанный или прощенный долг подотчетника не всегда можно учесть в составе убытков при расчете налога на прибыль.

Если работнику простили долг, полученный убыток не может быть учтен в налоговой базе по налогу на прибыль организаций на основании пункта 16 статьи 270 НК РФ.

Если истек срок исковой давности, либо вынесено постановление пристава о невозможности взыскать долг, безнадежную задолженность можно включить в состав внереализационных расходов на основании подпункта 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Минфин на эту темы высказался в письме от 16.06.2021 № 03-03-06/1/47424. 

Если суд отказал во взыскании долга с работника, эта задолженность не является безнадежной в соответствии со статьей 266 НК РФ, ее нельзя учитывать с расходах налоговой базы по прибыли.

У компаний на УСН, нет возможности учесть убытки, которые возникли по вине подотчетника. Это не разрешает статья 346.16 НК РФ, в которой перечислены все разрешенные на УСН расходы и убытков от невозвращенного подотчетником аванса в этом списке нет.

Какие операции по корпоративным картам контролируются банками

Банки обязаны противодействовать легализация (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и другим противозаконным целям. 

Для подозрительных клиентов вводится еженедельный мониторинг операций, при необходимости данные направляются в Росфинмониторинг.

Банки вводят дополнительный контроль клиента, если:

• снятие наличных происходит регулярно и в срок, не превышающий трех-пяти дней со дня поступления денежных средств на счет в банке;
• снятие наличных осуществляется, как правило, в сумме равной или незначительно меньшей размера дневного лимита;
• снятие наличных осуществляется в конце операционного дня с последующим снятием наличных денежных средств в начале следующего операционного дня;
• корпоративные карты клиента используются преимущественно для снятия наличных.