Какое основание для списания дебиторки выбрать, если их несколько?

Имеющуюся у компании дебиторскую задолженность, может отнести к безнадежной в налоговом учете при наличии одного из условий, указанных в п. 2 ст. 266 НК РФ:

• истечение срока исковой давности,
• невозможностью взыскания в соответствии с ГК РФ.

Минфин в письме от 24.01.2024 № 03-03-06/1/5276 сообщил, что организация может отнести списываемую задолженность к безнадежным долгам по любому из перечисленных в п. 2 ст. 266 НК РФ оснований в зависимости от того, что наступило раньше. Каждое основание из приведенных в п. 2 ст. 266 НК РФ является самостоятельным.

Срок исковой давности. По нормам статьи 196 РК РФ срок исковой давности составляет три года с того дня, когда у кредитора впервые появилось право на истребование долга.

Например, фирма отгрузила покупателю товары 1 марта 2024 года. По договору покупателю предоставлена отсрочка по оплате на 90 дней. Крайний срок оплаты 29 мая 2024 года. Право истребовать долг появляется 30 мая. С этой даты и начинается срок давности.

Исключение. Для отдельных задолженностей установлен другой срок исковой давности. Например, если долги образовались у транспортной компании, перевозившей груз, перед получателем товара, срок исковой давности – год.

Партнер обанкротился или ликвидирован.  Если компанию исключили из ЕГРЮЛ, как недействующую, ее долги перед кредитором считаются безнадежными (письмо Минфина от 26.01.2024 № 03-03-06/1/6337).

Решение суда о признании задолженности безнадежной. В процессе судебного взыскания долгов, суд может принять решение, которое поможет списать дебиторку до истечения срока исковой давности. Такое решение суд примет, если невозможно найти должника, его имущество или счета; меры по поиску имущества и прочих активов должника оказались безуспешными.

Признание долга безнадежным должно быть подтверждено документально. В зависимости от ситуации это может быть:

• выписка из ЕГРЮЛ о признание должника банкротом и, или ликвидации;
• решение суда;
• постановление судебных приставов.

Сумму задолженности подтвердят непосредственно договор, документы по о отгрузке, счета и т.п.

В бухгалтерском учете для списания дебиторской задолженности предусмотрено только одно основание – истечение срока исковой давности. Но компания вправе дополнить список критериев для признания задолженности безнадежной и закрепить их в учетной политике. Удобнее установить единые критерии для бухгалтерского и налогового учета.

Дебиторскую задолженность списываются в том периоде, когда появились основания для признания ее безнадежной.

Если задолженность признается безнадежной сразу по нескольким основаниям, ее можно включить в расходы в том периоде, в котором возникло первое по времени основание (письмо Минфина России от 11.01.2023 № 03-03-06/1/648).

Безнадежную дебиторскую задолженность учитывают в составе внереализационных расходов по налогу на прибыль (письмо Минфина от 14.09.2023 № 03-03-06/3/87714).