Какие документы может запрашивать контрагент перед заключением сделки

На практике компании нередко просят потенциального партнера до подписания договора предоставить определенный пакет документов: устав, свидетельство регистрации, свидетельство о присвоении ИНН, выписку из ЕГРЮЛ, бухгалтерскую и налоговую отчетность, приказ о назначении директора, паспорта генерального директора и главного бухгалтера, договор аренды и так далее. Состав документов может быть больше или меньше.

Таким способом партнер пытается минимизировать риски по сделке и проявить так называемую «должную осмотрительность». Поскольку в п. 10 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 говорится, что налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговики докажут, что директор компании действовал без должной осмотрительности. Запрос документов лишает ИФНС доказательств о заключении сделки без проверки партнера.

Что делать и чего избегать, чтобы сделку не признали фиктивной

Запрос документов. Защитит ли коммерческая тайна?

Одновременно с этим, в законодательстве нет требования предоставлять партнеру учредительные, отчетные и иные документы перед подписанием договора.

Вообще-то потенциальный партнер, который проявляет «должную осмотрительность», может получить информацию через ФНС.

В отношении каждой организации ФНС ведет регистрационное дело, куда вносится вся регистрационная и финансовая информация (п. 5.3.1 постановления Правительства РФ от 30.09.2004 № 506). Свод информации составляет Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Выписку и ЕГРЮЛ, в которой указаны все исходные данные, в том числе паспортные данные директора, можно скачать на сайте налоговой бесплатно. Отчетность и иные документы можно получить в ФНС по запросу, также на сайте налоговой.

Проверить подлинность паспорта контрагента теперь можно на «Госуслугах»

Срок предоставления сведений из ЕГРЮЛ и документов составляет 5 дней со дня получения налоговой инспекцией запроса (п.п. 1-3 ст. 6 Закона №129-ФЗ). Кроме выписки, все остальные сведения предоставляются платно (п. 1 ст. 7 Закона № 129-ФЗ).

Что касается отчетности, согласно п. 89 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), годовая бухгалтерская отчетность организации является открытой для всех заинтересованных пользователей, в том числе для покупателей и поставщиков. Поэтому просить представить отчетность – это нормально. Скрывать ее нет смысла, это может привести к срыву сделки.

Отдельная история с копиями паспортов генерального директора и главного бухгалтера. Эти документы содержат персональные данные. На передачу этих данных нужно письменное разрешение из владельцев. В большинстве случае, передача копий паспортов будет считаться нарушением Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Защита персональных данных: новые требования и обязанности фирм

Организация не может отказать своему контрагенту, обратившемуся с просьбой предоставить определенный пакет документов.

Во-первых, это может сорвать сделку.

Во-вторых, учредительные документы, годовая бухгалтерская отчетность, считаются открытой информацией.

Если партнер не хочет самостоятельно обращаться в ФНС с запросом, правильнее, передать ему запрошенные документы в электронном формате.

Партнеру можно представить заверенную самостоятельно «свежую» выписку из ЕГРЮЛ, Устав, годовую бухгалтерскую отчетность. Договор аренды – по своему усмотрению. Копии паспортов передавать не стоит, сославшись на закон о защите персональных данных. Партнеру можно напомнить, что паспортные данные директора есть в выписке ЕГРЮЛ.