Какие документы компании выдавать сотрудникам не нужно

Выдача работников документов, связанных с работой предусмотрена статьей 62 ТК РФ. По письменному заявлению работника компания обязана выдать работнику копии документов, связанных с работой. Запрашивать документы может как работающий, так и уволившийся работник.

В статье 62 ТК РФ названы:

• копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;
• выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если трудовая книжка на работника не ведется);
• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое.

Этот список является открытым, но не безграничным.

Судебные решения в части выдачи документов работникам противоречивы. Все упирается исключительно в формулировку «документы, связанные с работой». И в этой части существуют разные трактовки.

Так, например, часто судьи в своих решениях указывают, что работник вправе требовать выписку из табеля учета рабочего времени. Аргументы компании о том, что в табеле есть сведения о других сотрудников, не работают. Из табеля можно сделать выписку, где будут данные только одного работника.

В ряде судебных решений судьи признали право работников на запрос:

• выписки из штатного расписания;
• графика отпусков;
• личной карточки (Т-2);
• документов, подтверждающие удержание и уплату в НДФЛ;
• копии Правил внутреннего трудового распорядка организации;
• копии Положения о премировании сотрудников организации и приказов о премировании за период работы.

Показательно в данном случае Определение 7-го КСОЮ от 19.12.2023 № 88-21321/2023, где говорится о том, что копии положения об оплате труда, ПВТР, документов об изменениях штатного расписания и т.п. работодатель выдавать не обязан. До кассации три судебные инстанции приняли противоположные решения и поддержали работников.

Отказать работнику без риска оспаривания в суде можно в выдаче документов, которые не имеют отношения к трудовым обязанностям работника, к его режиму и оплате труда, а также документы, содержащие персональные данные и коммерческую тайну. К таким можно отнести:

• Докладные и служебные записки, составленные другими работниками.
• Нормативные законодательные акты: законы, приказы министерств и т.п.
• Документы, содержащие конфиденциальные сведения.
• Документы, по которым истек срок хранения. Например, график отпусков  должен храниться в компании 1 год со дня окончания его действия.
• Документы, которых у компании нет и быть не должно по ТК РФ.

Количество запросов на копии не ограничено. Поэтому работник вправе несколько раз запросить копии документов, если потеряет их.

Выдать документы нужно в течение 3-х дней со дня подачи заявления. Трехдневный срок начинается со дня подачи заявления работником. Праздники и выходные не включаются.

За необоснованный отказ в выдаче документов компании грозит штраф до 50 тысяч рублей — по статье 5.27 КоАП.