Какие базы данных используют в бухучете?

Правила хранения бухгалтерских документов по ФСБУ 27/2021

Правила оформления бухгалтерских документов закреплены в ФСБУ 27/2021 (Приказ Минфина РФ от 16 апреля 2021 г. № 62н).

Здесь же определены правила хранения бухгалтерских документов.

Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Переводить бумажные документы для хранения в электронный вид запрещено.

В ФСБУ 27/2021 также есть требование хранить документы бухгалтерского учета и сведения, содержащиеся в таких документах, а также размещать базы указанных данных на территории РФ.

Понятие «база данных» в бухучете

Как пишет Минфин в письме от 21 февраля 2023 г. № 07-01-09/14820, понятие «база данных» по ФСБУ 27/2021 совпадает со значением, приведенным в ГК РФ.

Согласно ГК, база данных представляет собой систематизированную совокупность самостоятельных данных, объединенную таким образом, чтобы нужные сведения можно было оперативно получить, используя компьютерную технику (ст. 1260 ГК РФ).

Какие базы данных используются при ведении бухучета

Объемы и количество баз данных в организации в условиях компьютерной обработки информации зависят от:

• организации ведения учета;
• наличия обособленных подразделений;
• масштабов деятельности компании;
• вида бухгалтерской службы.

Любой доступ к базам данных должен быть санкционированным. Происходит он на основании служебной записки, которая визируется руководителем организации, и главным бухгалтером.

Чтобы осуществить доступ к базам данных, нередко требуется вмешательство программистов организации, которые курируют вопрос создания информации и ее хранения.

Они же могут и создавать базы данных, хотя можно привлекать и сторонние компании и привлеченных специалистов.

Виды баз данных в организации

Организация может создавать и использовать в своей деятельности разные базы данных. Перечислим самые требуемые:

• нормативно-справочная (справочно-информационная);
• по экономике и финансам;
• о внешних связях организации;
• о производственно-технологической среде организации;
• о системе качества.
• о логистике и пр.

За их ведение и наполнение отвечают «профильные» подразделения компании.

Общая база данных

Все эти отдельные базы могут быть объединены в одну общую базу данных по организации. В ее поддержании участвуют все подразделения компании (бухгалтерия, ПЭО, отделы маркетинга, МТС, стандартизации, качества, метрологическая служба, отдел сбыта, испытательные отделы, отдел кадров).

Вся документация для хранения в базе данных разрабатывается преимущественно в электронном виде, а документооборот всеми подразделениями фирмы, в том числе обособленными, осуществляется в едином информационном пространстве.