ФНС разрешила не распечатывать на бумаге электронные кассовые чеки

Одним из первичных документом, подтверждающим расходы компании, является авансовый отчет. Его заполняют и сдают в бухгалтерию работники, которые получили деньги под отчет и потратили их на закупку товаров или услуг для компании. Расходы подтверждаются документом об оплате – чаще всего чеком: бумажным или электронным.

Сейчас при наличных расчетах в большинстве случаев используются онлайн-кассы, которые имеют функции распечатки кассовых чеков на бумажном носителе; отправки электронных чеков на абонентского номера либо по адресу электронной почты покупателя (п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Чек, полученный в электронном формате, может быть распечатан и приложен к авансовому отчету. Распечатанный на бумаге электронный чек приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному ККТ. Важно, чтобы в чеке были указаны все необходимые сведения для идентификации покупки и принятия его в качестве документа, подтверждающего оплату (п. 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Хранить электронные кассовые чеки в виде распечатки на бумаги необязательно. Все они хранятся в информационной системе ФНС и доступны в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России», где можно не только проверить их легальность, но и распечатать.

Достоверность чека проверяется по QR-код или данным чека, которые можно внести в приложение вручную. Если чек не был выдан или составлен некорректно, вы увидите это в приложении. Проверить через приложение можно не только чеки, изначально выданные в электронном виде, но и бумажные, распечатанные онлайн кассой.

Хранение чеков, изначально выданных продавцом на бумаге, имеет свои минусы. В первую очередь, это их блеклость и потеря краски со временем. Содержащаяся в них информация становится не видна. Поэтому обеспечивать хранение чеков на бумаге нет необходимости. Проще загрузить приложение налоговой, где будут все чеки, в том числе и нужные вам для подтверждения расходов.

Более того, чеки, сохраненные в приложении, налоговая разрешает прикладывать к декларации при заявлении налогового вычета.

Само собой разумеется, невыставленные и некорректные чеки нельзя принять в подтверждение расходов по авансовому отчету.

Как сразу отличить документ, который годится для подтверждения расходов

Если по каким-то причинам чек в электронном виде получить не представляется возможным, ксерокопируйте чеки, полученных в бумажном виде.

Оплата через СБП не освобождает от чеков

Федеральная налоговая служба в письме от 02.09.2022 №ЗГ-3-20/9556@ отмечала, что пользователь ККТ не вправе не выдать покупателю кассовый чек на бумажном носителе, даже если покупатель сообщит продавцу, что ему не нужен кассовый чек.

Какие инструкции дать подотчетникам

Работников, которые получают деньги под отчет, нужно проинформировать о необходимости при покупке чего-либо для компании получать чек в любом формате: на бумаге или электронно.

Правила работы с подотчетниками должны быть описаны в локальных нормативных актах компании, в том числе в учетной политике.

Во все документы, где говорится о подтверждении покупок за счет денег, полученных под отчет, нужно добавить электронные чеки.

Если у вас есть отдельная инструкция для подотчетников, проверьте, как в ней описаны обязанности работников по получению чеков и скорректируйте их при необходимости. Например, пропишите два таких требования по электронным чекам:

Для получения чека в электронной форме при покупке нужно сообщить продавцу номер телефона или e-mail.

Электронный чек должен быть распечатать и приложен к авансовому отчету. В отчете нужно сделать пометку, что чек электронный.

Распечатка нужна бухгалтерии, чтобы оперативно проверить подлинность и качество чека.