Дополнительные услуги в командировке: как учитывать, чтобы не сняли

21.02.2024 распечатать

Пристальнее всего налоговики изучают расходы на так называемые дополнительные услуги, которые командированный сотрудник может получать в гостинице. Чтобы расходы не сняли, нужно помнить и прямые нормы НК РФ о том, что запрещено учитывать в расходах, и не ошибиться в оценке обоснованности затрат.

Командировочные расходы относятся к прочим

Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Командированному работнику оплачивают:

суточные;
расходы по найму жилого помещения;
расходы по проезду к месту командировки и обратно;
другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.).

В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов на основании статьи 264 НК РФ.

Помимо перечисленных выше, работнику также возмещают расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов на дополнительные услуги, оказываемые в гостинице, возможно только при условии их соответствия требованиям статьи 252 НК РФ:

их производственной направленности;
документального подтверждения;
экономической обоснованности.

Запомним два главных правила.

Если спорные расходы работника не соответствуют целям, задачам командировки и подходят под определение личных нужд, не связанных с производственной деятельностью, такие расходы снимут.
Учесть в расходах можно суммы, которые включены в общую стоимость услуг проживания, не выделены отдельной строкой (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, в счете не должно быть оговорки о том, что общая сумма включает стоимость дополнительных услуг, даже без ее конкретного обозначения.

Исходя из этого, рассмотрим, как учитывать в налоговом учете затраты на дополнительные услуги, оказываемые в гостинице.

Нормальные условия проживания

Расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание, можно учитывать в расходах по прибыли, но с осторожностью. Такие расходы налоговики смотрят с особым пристрастием.

Перечень дополнительных услуг законодательно не определен.

Требования о том, чтобы расходы сотрудника на проживание были минимальными, НК РФ не содержит.

При налогообложении прибыли можно учесть стоимость дополнительных услуг гостиницы, связанных с нормальными условиями проживания: пользование прачечной, химчисткой и т. д. Поэтому фирма может ориентироваться на потребности сотрудника в удобстве и комфорте (постановление Шестнадцатого ААС от 1 февраля 2021 г. по делу № А15-1287/2019).

Но вот компенсация расходов на аренду автомобиля у гостиницы в нерабочее время будет явно не обоснованной.

Также НК РФ прямо запрещает включать в расходы услуги, выделенные в счете отдельно, которые связаны (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
с дополнительным обслуживанием в номере (мини-бар, платные каналы телевидения и др.);
с пользованием бассейном, тренажерным залом, сауной и т. д.

Но если стоимость этих услуг не указана в гостиничном счете отдельной строкой, а входит в общую сумму счета, эта сумма полностью пойдет в расходы на проживание.

Телефонные переговоры

Внимательно нужно отнестись к телефонным переговорам из гостиницы и оплате доступа к интернету. И в этом случае тоже действует норма подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ: если стоимость телефонных звонков или доступа к интернету входит в гостиничный счет, их стоимость можно отразить в общей сумме расходов на проживание.

Если же у сотрудника есть отдельные счета на звонки и интернет, их стоимость можно списать в расходы на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для подтверждения производственного характера расходов нужно попросить командированного сотрудника приложить к авансовому отчету расшифровку счета на услуги связи с указанием номеров вызываемых абонентов или, как минимум, указать номера абонентов с расшифровкой в заявлении о возмещении расходов на телефонные звонки.

Питание в счете за проживание

Аналогичный подход применяется к расходам на питание.

К примеру, если стоимость завтрака включена в общий счет за проживание и никак не обозначена, фирма вправе учесть всю сумму в составе командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Когда же стоимость завтрака выделена отдельной строкой, списать ее в налоговом учете нельзя. Ведь расходы на питание возмещаются за счет суточных, а дополнительную оплату завтрака налоговики сочтут необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Такой подход поддерживается и судами (см. Постановление АС Северо-Западного округа от 31 января 2019 г. № Ф07-16272/18).

Так, фирма учла командировочные расходы на основании авансовых отчетов сотрудников и счетов гостиницы, в которых указана только стоимость проживания, без выделения стоимости питания.

Инспекция при проверке не оспаривала достоверность первичной документации, но решила, что компания необоснованно учла в составе командировочных расходов стоимость питания в гостиницах. В защиту своей позиции налоговый орган предоставил полученные от гостиницы прайс-листы и прейскуранты на питание и проживание.

Судьи отклонили ссылки налогового органа на прайс-листы. Эти документы не являются первичными. Использовать их для исключения командировочных затрат из состава расходов по налогу на прибыль не следует.

А вот на такой тонкий момент обратите особое внимание. Как быть, когда стоимость завтрака включена в общий счет за проживание, но при этом в самом счете указано, что его сумма включает питание? Учитывать в расходах всю сумму за проживание опасно, поскольку стоимость завтрака упомянута, хоть и не выделена. Чтобы избежать споров, лучше запросить у гостиницы переоформленный счет. В нем или не делать запись о том, что стоимость питания включена, или выделить стоимость питания отдельной строкой.