Документы для подтверждения расходов на ГСМ

К ГСМ относятся любые виды топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей.

Изначально способ учета расходов на ГСМ должен быть описан в учетной политике компании, где нужно указать, будет ли компания нормировать эти расходы. Нормы списания могут быть разработаны самостоятельно или взяты из распоряжения Минтранса от 14.03.08 № АМ-23-р.

Независимо от выбранной формы учета ГСМ нужно, нормы расхода топлива нужно утвердить приказом руководителя об утверждении норм расхода ГСМ .

Если нормы расходов на ГСМ руководство компании утверждать не планирует, ГСМ можно списывать по фактическим затратам (письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875).

Как рассчитывать собственные нормативы по ГСМ

Проще всего взять за основу показатели, установленные Минтрансом в распоряжении № АМ-23-р.

Если используемой модели автомобиля в распоряжении Минтранса нет, можно рассчитать свои лимиты. Сделать это может либо начальник транспортного отдела, если такой есть в компании, либо сам водитель.

Подойдут данные из техпаспорта автомобиля или технические характеристики, указанные изготовителем. Если эти данные вам покажутся нереальными или автомобиль уже имеет большой срок службы, можно сделать контрольные замеры: в пустой банк заливается бензин и выверяется на какое количество километров его хватит. Полученные данные оформляют Актом контрольного замера расхода топлива, которые подписывают члены созданной для этой цели комиссии.

Можно сделать еще проще, утвердить стандартный норматив и повышающие коэффициенты для сезонности, степени загрузки, городским и магистральным маршрутам.

Когда перейти на летние нормативы расходов на ГСМ

Когда переходить зимние нормативы ГСМ

Условия, при которых можно списать ГСМ-расходы

Все расходы, которые бухгалтерия принимает к учету, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Условия учета в налоговой базе по прибыли расходов на ГСМ можно свести к трем пунктам:

1. ГСМ должны быть приобретены для ведения деятельности.
2. ГСМ должны быть оплачены.
3. Должны быть оформлены все первичные документы, подтверждающие расходы.

Документы, которые нужны для учета расходов на ГСМ

Экономическим обоснованием норм расхода ГСМ в компании являются: приказ об утверждении норм расхода ГСМ  и учетная политика фирмы.

Факт расходов подтверждается путевым листом, а факт оплаты – чеками АЗС.

Обратите внимание, авансовые отчеты, кассовые чеки, накладные и прочие документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ, не могут служить основанием для списания ГСМ в состав расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Основным документом для списания ГСМ является путевой лист.

Размеры штрафов за отсутствие путевого листа

Что учитывать при составлении путевых листов в 2023 году

Для вычета входного НДС

Вычет НДС по обычным правилам производится на основании счетов-фактур. И этого требуют налоговики.

Но, суды считают допустимым зачет НДС по расходам на ГСМ на основании, если они подтверждены путевыми листами и кассовыми чеками.

Такие выводы содержаться в решение АС Западно-Сибирского округа от 17.12. 2021 № Ф04-7669/2021 по делу А70-4528/2021, в постановлении АС Дальневосточного округа от 25.05.2023 № Ф03-1070/2023 по делу № А16-35/2021.

В постановлении № Ф03-1070/2023 по делу № А16-35/2021 судьи назвали еще несколько документов, которые подтверждают право компании и на вычет НДС по расходам на ГСМ. Это документы об оприходовании и списании топлива в производственную деятельность: заправочные ведомости, путевые листы и товарно-транспортные накладные с указанием автомобилей, маршрутов поездок и пунктов назначения, данные из системы «Платон».

Эти же документы могут служить подтверждением факта использования топлива в предпринимательской деятельности, что является одним из условий для учета затрат для целей налогообложения прибыли.

Список документов для оформления расходов на ГСМ

Обязательные:

1. Учетная политика компания, где есть пункт об учете ГСМ расходов (но нормативам или без них).
2. Приказ об утверждении норм расхода ГСМ.
3. Путевой лист.
4. Чеки об оплате ГСМ.

Дополнительные (их может не быть, но они могут иметь значение для принятия в расходы по прибыли и вычета по НДС):

• заправочные ведомости,
• товарно-транспортные накладные с указанием автомобилей, маршрутов поездок и пунктов назначения,
• данные из системы «Платон».

Расходы на ГСМ в компании на УСН

Компании, работающие на УСН с объектом «Доходы минус расходы» вправе учесть только документально подтвержденные и оплаченные расходы:

• в составе материальных расходов, если речь идет о транспортировке и доставке продукции;
• в составе прочих расходов, если учитываются расходы на ГСМ для служебного автомобиля.

На каких счетах отражать ГСМ

Приобретаемые горюче-смазочные материалы должны быть оприходованы по дебету счета 10 «Материалы», на субсчете 10-3 «Топливо».

Кроме того, ГСМ могут быть отражены на счетах: 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Принятие горюче-смазочных материалов на субсчете 10-3 осуществляется по учетной стоимости (в корреспонденции с кредитом счета 15), а фактические затраты, связанные с покупкой ГСМ, собирают по дебету счета 15 и по итогам каждого месяца выявляют отклонения между фактическими и учетными ценами.

Практические ситуации:

Сотрудник едет в командировку на личном авто: как учесть расходы

На работу на личном автомобиле: можно ли ГСМ принять в расходы, нужно ли платить НДФЛ и взносы

Как с работника удержать перерасход ГСМ?